Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
В качестве превентивных мер, чтобы не попадать в подобные неприятные ситуации, работодателю при получении от работника больничного листа, прежде чем произвести выплату пособия по временной нетрудоспособности, следует проверить его подлинность. Так, проверить номер листка нетрудоспособности, не числится ли он в базе похищенных и утраченных бланков ФСС РФ, можно, например, по ссылке.
Иначе в случае проверки (как это произошло в данной ситуации) ФСС РФ может выявить, что листок нетрудоспособности фальшивый, следовательно, расходы на выплату пособия работодателю не возместят. Больничный лист подтверждает расходы работодателя на соцстрахование. ФСС РФ имеет полное право отказать в возмещении расходов по фальшивому бланку, поскольку под сомнение ставится наличие самого страхового случая (заболевания) (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.08.2012 № А40-27693/12-119-263).
Первые три дня больничного оплачивает компания, а остальные — ФСС РФ (п. 1 ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ).
Поскольку организация уже возместила затраты на оплату такого больничного, то ФСС РФ возместит свои убытки за счет средств организации (п. 2 ст. 1102 ГК РФ предусматривает ответственность за неосновательное обогащение независимо от вины).
Работник обязан возмещать работодателю только прямой действительный ущерб (ч. 1 ст. 238 ТК РФ). Представив липовый больничный лист и незаконно получив по нему денежные средства, работник наносит организации прямой действительный ущерб в виде суммы выплаченного пособия по временной нетрудоспособности.
Организация возвращает ФСС РФ только фактически полученную от него сумму. Организация, оплатившая поддельный больничный за счет своих средств, получает право требовать возмещения своих убытков с виновного лица (работника). При этом она может потребовать не только возврата пособия по временной нетрудоспособности, но и возмещения иных расходов (на экспертизу и т.п.). Работник же возвращает сумму, выплаченную ему по фальшивому листу в добровольном порядке либо в принудительном (через суд).
В данной ситуации работник согласился возместить работодателю сумму фальшивого больничного через удержание выплаченной суммы из зарплаты. Руководитель компании должен издать приказ не позднее одного месяца с того дня, когда установлен факт причинения материального ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В случае отказа от ознакомления с приказом составляется соответствующий акт. Однако получение письменного согласия работника на удержание из зарплаты будет гарантией от возможной судебной тяжбы с работником.
При получении информации о том, что больничный — подделка, бухгалтер составляет бухгалтерскую справку и определяет размер причиненного ущерба (пп. 1 и 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) – то есть ущерб в данной ситуации эквивалентен сумме пособия, выданного на руки работнику.
В учете надо сторнировать начисленное пособие и отразить возврат денежных сумм. Задолженность сотрудника отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Также сторнируются записи по удержанному НДФЛ.
Бухгалтерские записи при этом будут следующие:
- сторно: Дт 20 (26, 44 и др.) — Кт 70 — сторнирована часть пособия, начисленная за счет работодателя;
- сторно: Дт 69, субсчет «Расчеты по социальному страхованию» — Кт 70 — сторнирована часть пособия, начисленная за счет ФСС;
- сторно: Дт 70 — Кт 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» — сторнирован НДФЛ с суммы пособия;
- Дт 73 — Кт 70 — отражена задолженность работника в сумме ошибочно выплаченного пособия;
- Дт 70 — Кт 73 – отражено удержание задолженности из зарплаты работника.
Если размер материального ущерба, причиненного виновными действиями работника, не покрывается его среднемесячным заработком, он может обратиться к работодателю с заявлением об удержании суммы ущерба из заработной платы несколькими суммами. При этом нужно оформить добровольное письменное обязательство о полном погашении долга.
Если налоговый агент обнаружил в поданном им расчете факт неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению/завышению суммы налога, подлежащей перечислению, он обязан внести необходимые изменения и представить уточненный расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ).
Неверное отражение больничного листа в 6-НДФЛ за III квартал 2016 года может быть расценено как представление недостоверных сведений (санкции по п. 1 ст. 126.1 НК РФ – 500 рублей за каждый документ, содержащий недостоверные сведения). Налоговый агент освобождается от ответственности, если он самостоятельно выявил ошибки и подал в ИФНС уточненные документы до того момента, когда узнал о том, что налоговики обнаружили недостоверные сведения в представленных им документах (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).
В общем случае пособия по больничным отражаются в 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены. При этом:
- В разделе 1 указываются: в строке 020 — все пособия, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ; в строках 040 и 070 — НДФЛ с выплаченных пособий.
- В разделе 2 отражаются пособия, выплаченные в последнем квартале отчетного периода, и заполняются отдельные блоки строк 100-140 для всех пособий: в строках 100 и 110 — дата выплаты; в строке 120 — последний день месяца, в котором выплачены пособия. Если это выходной, указывается первый рабочий день следующего месяца (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@); в строке 130 — пособия вместе с НДФЛ; в строке 140 — удержанный с пособий налог.
То есть в данной ситуации для целей уплаты НДФЛ и заполнения расчета 6-НДФЛ выплата по больничному листу уже не может быть квалифицирована как пособие. Таким образом, расчет 6-НДФЛ за III квартал 2016 года, в котором была отражена данная выплата, заполнен неверно. Из указанных строк разделов 1 и 2 данную выплату требуется удалить и сдать скорректированный 6-НДФЛ.
В справке 2-НДФЛ пособия по временной нетрудоспособности указываются с кодом дохода 2300. В данной ситуации также необходимо подать скорректированную форму 2-НДФЛ, поскольку выплата по фальшивому листу нетрудоспособности уже не будет являться таковой. Так как работник возвращает организации только фактически полученные деньги, то есть за минусом НДФЛ, то возникает переплата по НДФЛ. Следовательно, на эту сумму организация может уменьшить будущий платеж.
Страховыми взносами пособие по временной нетрудоспособности не облагается (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ), следовательно, данный случай не влияет на отчетность по форме РСВ-1.
