Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
При расчете наличными подтвердить факт оплаты услуг гостиницы счетом без отметки об уплате и подписи нельзя. Услуги такси можно учесть в расходах при наличии чека ККТ или квитанции в форме бланка строгой отчетности, заявления работника с обоснованием использования такси и с указанием маршрута поездки. Командировочные расходы на проживание в гостинице и проезд на такси экономически обоснованные и документально подтвержденные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией относятся расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту работы, на наем жилого помещения (пп.12 п.1 ст. 264, пп.13 п.1 ст. 346.16 НК РФ). Расходами в целях налогового учета признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемым в иностранном государстве и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (например: приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п.1 ст. 252 НК РФ).
Согласно разъяснениям налогового органа «зарубежный» счет, подтверждающий расходы на проживание, должен содержать реквизиты, аналогичные реквизитам в форме №3-Г «Счет» (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.11.2004 № 26-12/71411). Как правило, зарубежные гостиницы выдают инвойс (в переводе с английского – счет, фактура). Иностранные счета желательно переводить на русский язык во избежание претензий проверяющих (Письмо Минфина РФ от 16.02.2009 № 03-03-05/23).
В счете должно быть указанно время проживания, стоимость проживания, а также стоять отметка об оплате услуг гостиницы и подпись уполномоченного лица. В данной ситуации при расчете наличными подтвердить факт оплаты услуг гостиницы счетом без отметки об уплате и подписи, при отсутствии чеков и квитанций, нельзя.
Расходы на услуги такси можно учесть, если они экономически обоснованы и документально подтверждены. Подтверждающими документами могут служить чек ККТ или квитанция в виде бланка строгой отчетности (п. п. 93, 111 Постановления Правительства РФ от 14.02.2009 № 112). Обоснованность расходов на такси будет обеспечиваться наличием условия возмещения в локальном нормативном акте или в коллективном договоре и распоряжением руководителя. Можно для этих целей использовать заявление работника с обоснованием использования такси и с указанием маршрута поездки (п.11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Командировочные расходы на проживание в гостинице и проезд на такси экономически обоснованные и документально подтвержденные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п.3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). При отсутствии подтверждающих документов указанные расходы не уменьшают налог на прибыль и не учитываются в составе расходов при применении УСН, а компенсация сотруднику облагается НДФЛ и страховыми взносами.
