Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
С первого июля 2018 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В результате с указанной даты работодателям нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам.
В настоящее время при заверении копий документов, в том числе трудовых книжек, применяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003).
Заверение трудовой книжки выглядит так.
Ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения.
Таким образом, взамен ГОСТ Р 6.30-2003 на заверение копий трудовых книжек с 01.07.2018 будут распространяться положения нового ГОСТ Р 7.0.97-2016
Новый порядок заверения копий документов действует для случаев, когда копии предоставляются в другие организации. И это в том числе относится к копиям трудовых книжек работников, которые им требуются как раз для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж в сторонних учреждениях.
Отличие состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), которая заверяется печатью организации.
Пример.
Верно
Инспектор службы кадров ______ Иванов _____ И.И. Иванов
03.07.2018
Подлинник документа находится в ООО «Актив» в деле № 2314 за 2014 год.
Вместе с тем по общему правилу стандартизация в РФ основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее – Закон № 162-ФЗ).
Документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции (товаров, работ, услуг), если иное не установлено законодательством Российской Федерации (ч. 1 ст. 26 Закона № 162-ФЗ).
Однако статья 62 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя по письменному заявлению сотрудника предоставлять ему копии документов, связанных с работой. При этом в данной норме отдельно оговорено, что копии документов должны быть заверены надлежащим образом.
Специальной ответственности за то, что работодатель неправильно заверил копию «кадрового» документа, с одной стороны, не предусмотрено. С другой — ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной — у сотрудника ее не примут.
Также, согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Поэтому, если работодатель неверно заверит копию трудовой книжки, такое деяние можно квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК. Соответственно, компания может быть привлечена к ответственности по ст. 5.27 КоАП.
