Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
Первичный документ, составленный в электронном виде, можно принять к учету, только если он подписан электронной подписью ответственных лиц с соблюдением условий ст. 6 Закона № 63-ФЗ.
Так, согласно ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись практически во всех случаях будет равнозначна собственноручной подписи. То есть электронный документ, содержащий квалифицированную подпись, принимается к исполнению (к сведению) наравне с документом на бумажном носителе. Исключение составляют ситуации, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено прямое требование о составлении документов только на бумаге. На это указывает и Минфин РФ (письма от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).
Также финансовое ведомство отметило, что налоговое законодательство требует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись только в отношении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (письмо Минфина РФ от 21.09.2016 № 03-03-06/1/55073).
Подобные разъяснения представлены и в письме ФНС РФ от 17.01.2014 № ПА-4-6/489.
В силу п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры могут выставляться в электронной форме в соответствии с установленными форматами и порядком при согласии сторон сделки и наличии у них совместимых технических средств и возможностей.
Способ выражения согласия сторон на выставление счетов-фактур в электронной форме НК РФ не установлен. Иногда организации составляют для этого отдельный документ (соглашение об электронном документообороте), который подписывает каждая из сторон. Также допустимы и другие способы выражения согласия в соответствии с обычаями делового оборота — путем обмена документами, выполнения действий, свидетельствующих о таком согласии, и т.д. (письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26).
Таким образом, можно сделать вывод, что если электронный УПД используется как и счет-фактура, и отгрузочный документ, то он:
— должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью;
— контрагент должен получить согласие от организации на электронный оборот.
Если УПД применяется только как отгрузочный документ, то он может быть принят к учету при подтверждении простой электронной подписью ответственных лиц и с соблюдением условий ст. 6 Закона № 63-ФЗ.
