Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 3 ст. 9 закона о бухучете). В отношении счетов-фактур аналогичная норма закреплена в ст. 169 НК РФ.
Важно, чтобы указанные электронные документы отвечали требованиям первичных учетных документов, перечисленных в ст. 9 закона о бухгалтерском учете, и требованиям, предъявляемым к счетам-фактурам (п. 5 ст. 169 НК РФ), а также соответствовали форматам электронных документов, утвержденным налоговой службой. В статье 6 закона об электронной цифровой подписи перечислены условия, при соблюдении которых электронные документы признаются равнозначными документам, составленным на бумаге. При этом в законе не говорится, что переход на электронный документооборот делает невозможным направление документов на бумажном носителе.
Порядок электронного документооборота между сторонами сделки регулируется заключенным ими соглашением об ЭДО. Как правило, в нем стороны прописывают технические вопросы применения ЭДО, права и обязанности сторон, принципы электронного документооборота.
Обязательным условием для применения ЭДО является наличие у контрагентов совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных документов. В случае если по техническим причинам подписание и направление документов по ЭДО невозможно, документы могут быть направлены на бумажном носителе.
Во избежание конфликтных ситуаций с контрагентами рекомендуем включить в соглашение об ЭДО положения, предусматривающие направление документов на бумаге при возникновении технических проблем, препятствующих ЭДО (сбои в работе интернет-связи, замена сертификата ЭЦП и т.д.).
Что касается опасений относительно обоснованности подтверждения расходов и вычетов НДС бумажными документами при соглашении о применении ЭДО, сообщаем следующее.
Еще в 2013 году ФНС разъяснила, что наличие заключенного между сторонами сделки соглашения об ЭДО не препятствует выставлению счета-фактуры на бумажном носителе. В этом случае повторное выставление счета-фактуры в электронном виде не требуется (письмо ФНС РФ от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769).
В пункте 2.20 порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, утвержденного Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н, также говорится, что при невозможности направить файл счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через оператора электронного документооборота продавец выставляет покупателю счет-фактуру на бумажном носителе.
Полагаем, что налогоплательщики могут применять указанную позицию и в отношении УПД и первичных документов.
