Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
В законодательстве нет запретов на использование сотрудником личных средств для оплаты покупок, в которых нуждается организация. Однако в данной ситуации существует налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов. Поэтому для организации важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.
В подобных ситуациях необходимо иметь в виду два обстоятельства.
1. Авансовый отчет составляется, когда денежные средства были выданы под отчет заранее (п. 6.3 Указаний Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Выдача аванса должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем. В заявлении должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет подается в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока, затем проверяется и утверждается руководителем.
Следовательно, если сотрудник (в данном случае директор) сначала купил товар, а затем требует возмещения расходов, то оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку его (директора) уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Соответственно, если из кассы не был выдан аванс, то и отчитываться не за что.
Однако сотрудник может использовать личные средства для оплаты покупок, в которых нуждается организация, и имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве нет ни запретов, ни каких-либо ограничений на подобные операции. При этом важно верно оформить документы.
2. Налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов.
Расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений гл. 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся.
Поскольку документ от февраля, то при методе начисления расходы должны быть отражены в том периоде, к которому они относятся, — в феврале. В бухгалтерию первичный документ попал с опозданием, и сумма, указанная в чеке, не была учтена в составе расходов I квартала, то есть расходы отражаются несвоевременно, что в конечном итоге приводит к искажению финансовых результатов и налоговой отчетности.
Избежать налоговых рисков в данной ситуации можно следующим образом:
- оформить общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками, например, приказ, в котором указаны лица, должности, которые могут совершать покупки от лица организации;
- можно включить пункт в учетную/кадровую политику или политику обращения денежных средств (ЛНА), в котором описать правила документооборота для подобной ситуации, которые организация устанавливает самостоятельно.
При оформлении операции возмещения расходов сотруднику без подотчета может помочь следующее.
Поскольку при покупке товара за собственные средства в рабочих целях сотрудник (генеральный директор) выступает от имени организации, то необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:
- заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем;
- отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т.д.);
- приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника .
Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Нередко спонтанные покупки для рабочих нужд делаются на небольшие суммы (канцтовары, расходные материалы, оплата мелких хозяйственных услуг). Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.
Однако самое действенное, что позволит избежать вопросов и придирок контролеров — это избежание подобных ситуаций и построение системы внутреннего контроля в организации таким образом, чтобы выдача под отчет денежных средств сотрудникам (в том числе и директору) производилась заранее.
Также под пристальное око проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник в данной ситуации, по сути, не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды.
Позиция Минфина РФ подтверждает, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для целей НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).
