Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору — ст. 188 ТК РФ).
Расходы на компенсацию относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность и документальное подтверждение — пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нормы расходов на выплату компенсаций за использование личных автомобилей составляют:
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 тыс. куб. см включительно — 1 200 рублей в месяц;
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 тыс. куб. см — 1 500 рублей в месяц.
Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость ГСМ и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (письмо Минфина РФ от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).
Следовательно, в сумме компенсации уже содержится возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации личного транспорта (износ, ГСМ, ремонт). В связи с этим возмещаемую работнику стоимость использования им в служебных целях личного автомобиля (ГСМ, ремонт) учесть в расходах повторно (то есть помимо сумм компенсации) нельзя. Расходы можно учесть в пределах вышеуказанных норм. Все, что свыше, подлежит обложению налогом на прибыль.
Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении. Там же необходимо определить и условия выплаты компенсации. Например, компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (письмо Минфина РФ от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326).
При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
НДФЛ и страховыми взносами (на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ) компенсация и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником, не облагаются (письмо Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-05/3235). То есть нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, предназначены для целей налогообложения прибыли, поэтому они не применяются по аналогии к другим налогам.
