Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
Учесть данные расходы в целях исчисления налога на прибыль можно, но в данном случае особенности налогового учета будут зависеть от того, является ли передача данной продукции рекламой или нет. Этим будет обусловлено и начисление НДС.
Если вы распространяете сувенирную продукцию неопределенному кругу лиц, тогда это действие будет подпадать под рекламу (например, клиентам). Если сувениры вы распространяете в ходе переговоров, то данном случае они не будут подпадать под понятие рекламы, так как получающий их круг лиц заранее определен. В обоих случаях очень важно, чтобы на данных сувенирах был нанесен логотип вашей компании.
В случае рекламы, когда вы распространяете сувенирную продукцию среди клиентов (в том числе потенциальных), расходы на их изготовление при расчете налога на прибыль учитываются в составе прочих так же, как и другие нормируемые расходы на рекламу. Чтобы их можно было учесть, расходы должны быть в размере, не превышающем одного процента выручки от реализации за отчетный (налоговый) период (пп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 23.09.2004 № 03-03-01-04/2/15).
Что касается НДС, то его необходимо начислять по правилам, которые применяются при раздаче рекламной продукции (письмо ФНС РФ от 25.04.2007 № ШТ-6-03/348@):
— если стоимость единицы 100 рублей и меньше, вы сами решаете, облагать НДС раздачу сувенирной продукции или воспользоваться освобождением;
— если стоимость единицы свыше 100 рублей, то при ее раздаче вы должны начислить НДС. «Входной» НДС со стоимости такой продукции можно принять к вычету в полном объеме.
Если вы передаете сувенирную продукцию контрагентам, то специалисты финансового ведомства считают, что такие расходы не уменьшают налог на прибыль (письмо Минфина РФ от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). Однако если на сувениры нанесена символика принимающей стороны, то такие расходы можно учесть как представительские (письмо УФНС России по г. Москве от 30.30.2008 № 20-12/041966.2).
Потому необходимо убедиться, чтобы символика вашей организации была на них обязательно нанесена. В данном случае стоимость сувенирной продукции будет учитываться в составе представительских расходах. Соответственно, помимо документов от поставщика на приобретение ТМС, вам необходимо подготовить отчет о мероприятии. Укажите в нем программу, участников, время и место проведения встречи, состав, перечень расходов. К отчету обязательно приложите первичные документы на расходы — накладные, акты, чеки. Кроме отчета, можно составить приказ и смету расходов (письмо Минфина РФ от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).
НДС начислить также придется, так как здесь речь идет о бесплатной раздаче товаров (работ, услуг) заранее определенному кругу лиц. Независимо от стоимости безвозмездно раздаваемых товаров (работ, услуг) их рыночную цену придется включать в налоговую базу по НДС. Положения подпункта 25 п. 3 ст. 149 НК РФ на такие ситуации не распространяются.
