Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
Счет-фактура (СФ) может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. СФ составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих СФ в соответствии с установленными форматами и порядком (п. 1 ст. 169 НК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).
Первый экземпляр счета-фактуры, составленного на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца.
Поскольку положения п. 6 ст. 169 НК РФ не содержат запрета на формирование счета-фактуры на разных носителях (как в электронной форме, так и на бумажном носителе), в целях сокращения документооборота контролирующие органы считают возможным подписывать второй экземпляр счета-фактуры, выставленного на бумажном носителе, усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя и главного бухгалтера организации либо иных уполномоченных лиц.
Электронный счет-фактура (ЭСФ) — это файл, формат XML которого утвержден ФНС РФ приказами от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Необходимо отметить, что скан-копии оформленных в бумажном виде СФ, даже заверенные УКЭП и переданные через специализированного оператора электронного документооборота (ЭДО), в данное понятие не входят.
Порядок выставления и получения СФ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением УКЭП установлен Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н.
При необходимости распечатывания вторых экземпляров СФ, выставленных на бумажном носителе и подписанных УКЭП, достоверность УКЭП руководителя и главбуха организации либо иных уполномоченных лиц заверяется в установленном порядке руководителем организации (письмо ФНС РФ от 06.09.2017 № СД-4-3/17731@).
То есть даже если СФ покупателю был выставлен на бумаге, продавец может хранить второй экземпляр счета-фактуры в электронном виде. Главное, чтобы СФ был подписан УКЭП руководителя и главбуха.
Из пункта 1 ст. 169 НК РФ следует, что технически для использования электронных СФ (ЭСФ) необходимо:
1. Приобрести сертификат ключа УКЭП для руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать СФ (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904). Электронная подпись главного бухгалтера для выставления ЭСФ не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ) (перечень удостоверяющих центров, где приобретается КЭП – см. http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/).
2. Заключить договор с одним из доверенных операторов ЭДО. Реестр операторов есть на сайте ФНС РФ www.nalog.ru (Налогообложение в РФ — Представление налоговой и бухгалтерской отчетности — Электронные счета-фактуры — Перечень операторов ЭДО).
На практике возможны ситуации, когда организация и ее контрагенты обслуживаются как у одного, так и у разных операторов ЭДО. Такие операторы должны иметь совместимые технические средства для передачи СФ (п. 1.3 Порядка).
Документы, подписанные УКЭП, должны храниться совместно с квалифицированным сертификатом ключа проверки ЭП (п. 1.13 Порядка).
3. Договориться об использовании ЭСФ со своими контрагентами. Согласие на использование ЭСФ выражается сторонами в любой форме (письмом либо включением организации в список контрагентов в самой системе ЭДО (письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26).
ЭСФ, составленный по утвержденному ФНС РФ формату и подписанный УКЭП, является оригиналом документа. Его не нужно распечатывать ни для представления по требованию ИФНС (в этом случае документы передаются по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика согласно п. 2 ст. 93 НК РФ), ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письма Минфина РФ от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259, ФНС РФ от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@).
Также необходимо отметить, что по сделке можно оформить либо электронный, либо бумажный СФ (если нет возможности передать счет-фактуру по ТКС), дублировать СФ нельзя.
Обязанность продавцов и покупателей хранить счета-фактуры (включая корректировочные и исправленные) в хронологическом порядке по мере их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период установлена в п. 14 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Причем норма действует одинаково в отношении бумажных и электронных СФ.
ЭСФ должны храниться:
— вместе с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка);
— вместе с подтверждениями оператора ЭДО и извещениями покупателей о получении СФ (п. 14 Правил ведения журнала учета). Извещение о получении СФ формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки (п. 2.9 Порядка).
Ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137 конкретный срок хранения счетов-фактур (бумажных и электронных) не установлен. Журнал учета полученных и выставленных СФ, книги покупок и продаж вместе с доплистами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи.
Также общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Следовательно, и бумажные, и электронные СФ необходимо хранить как минимум в течение 4 лет.
Для хранения электронных СФ у организации должна быть соответствующая техническая база (например, наличие серверов с достаточным количеством памяти на дисках (исходя из величины документооборота ЭСФ в организации) для хранения информации в электронном виде, наличие контроля доступа к серверам. Система на сервере должна позволять хранить электронные документы таким образом, чтобы они не были уничтожены или на них не исказилась информация и др.).
