Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
Законодательство не регламентирует порядок использования корпоративной связи в отпуске тем или иным работником, поэтому таких лиц и время, когда работник может пользоваться связью, работодатель определяет самостоятельно в локальном акте.
В общем случае для подтверждения расходов на корпоративную связь работодателю необходимо иметь:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использовать сотовую связь;
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- счета оператора связи. Данный вывод сделал Минфин в письме от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378.
Перечень сотрудников, которые вправе пользоваться корпоративной связью, может быть установлен положением о корпоративной связи. В нем не запрещено прописывать, могут ли ваши работники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время, например, как в вашем случае — в отпуске. Однако достаточно сложно будет обосновать производственную необходимость таких звонков, если человек находится именно в продолжительном декретном отдыхе. Есть большая вероятность, что налоговые органы не примут такие расходы (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.11.2006 № А82-7208/2005-37).
Таким образом, в общем случае подтверждающими документами могут являться:
- положение о корпоративной связи, в котором прописана должность и порядок использования корпоративной связи;
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- счета оператора связи;
- документ, подтверждающий производственную необходимость звонков в отпуске (например, служебная записка работника).
Однако такой перечень не может быть исчерпывающим. Нет никаких гарантий, что этого будет достаточно для контролирующих органов. Поэтому маловероятно, что расходы работника в декретном отпуске на корпоративную связь получится обосновать и принять.
