Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
Организация должна вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ. Средства для возврата организация получает за счет уменьшения предстоящих платежей по НДФЛ. Если средств для возврата излишне удержанного НДФЛ у организации недостаточно, то необходимую сумму вернет налоговый орган.
Если организация – налоговый агент излишне удержала налог у работника, который больше не работает (в данном случае увольняется), то прекращение трудовых отношений не является основанием для невозврата ему НДФЛ.
Организации необходимо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить эту сумму НДФЛ в общем порядке (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Форма такого заявления законодательно не утверждена. При этом организация может принять заявление от физлица, составленное им как в свободной форме, так и предложить заполнить по ее образцу. В любом случае в заявлении должны быть следующие сведения (п. 1 ст. 231 НК РФ):
- Ф.И.О. лица, которое обращается за возвратом;
- наименование налогового агента, которому подается заявление;
- размер излишне удержанного НДФЛ;
- номер счета и другие банковские реквизиты для перечисления налога;
- подпись заявителя.
Физлицо должно представить заявление в течение 3 лет с даты перечисления излишне удержанного налога (п. 7 ст. 78 НК РФ, письмо Минфина РФ от 01.03.2017 № 03-04-05/11548). Если этот срок пропущен, организация не обязана возвращать ему деньги.
Также в данной ситуации необходимо иметь в виду следующее:
- возврат осуществляется физлицу на сумму излишне удержанного НДФЛ в безналичной форме – для этого деньги перечисляются на его счет в банке по реквизитам, которые указаны в заявлении на возврат (п. 1 ст. 231 НК РФ);
- вернуть НДФЛ можно только тому физлицу, из доходов которого было излишнее удержание. Возврат другим лицам, включая его наследников, в НК РФ не предусмотрен (письмо Минфина РФ от 07.03.2013 № 03-04-06/7028);
- средства для возврата организация получает за счет уменьшения предстоящих платежей по НДФЛ, то есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного НДФЛ бывшему работнику. Не имеет значения, из каких доходов удержан НДФЛ: с доходов физлица, которому необходимо его вернуть, или с доходов других лиц (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Для возврата также не имеет значения, какие именно доходы выплачивает агент и по какой ставке они облагаются налогом (письмо Минфина РФ от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342).
Организации – налоговому агенту необходимо вернуть НДФЛ в течение 3 месяцев со дня подачи заявления, иначе придется уплатить проценты на просрочку. Они начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ, которая действовала в эти дни (п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом сумма процентов вам компенсирована не будет.
Если средств для возврата излишне удержанного НДФЛ у организации недостаточно, то необходимую сумму организации вернет налоговый орган.
Об этом факте необходимо сообщить ИФНС. В течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от физлица организация направляет в ИФНС по месту своего учета (п. 6 ст. 6.1, п. 1 ст. 231 НК РФ):
- заявление на возврат излишне удержанной суммы налога;
- выписку из регистра налогового учета за год, в котором произошло излишнее удержание налога;
- документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет (в частности, копии платежных поручений).
ИФНС вернет НДФЛ организации — налоговому агенту в течение месяца со дня получения от него указанных документов (п. 6 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ). Затем организация должна перечислить полученную из бюджета сумму налога на счет физлица в обычном порядке.
Организация в этом случае может вернуть налог и за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета (п. 1 ст. 231 НК РФ).
