Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
Директор не обязан проходить медицинские осмотры. Расходы на приобретение ГСМ для служебного автомобиля учитываются как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для подтверждения расходов компании нужно оформить путевой лист, в котором следует проставить отметку о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния ТС. К авансовому отчету сотруднику нужно приложить квитанцию электронного терминала.
Объясним подробнее.
Согласно части 1 статьи 213 Трудового кодекса РФ лица, занятые на работах, связанных с движением транспорта, обязаны проходить предварительные и периодические медицинские осмотры.
В части 3 статьи 213 ТК РФ сказано, что для отдельных категорий работников ТК РФ федеральными законами и иными нормативными правовыми актами могут устанавливаться обязательные медицинские осмотры в начале, в течение или в конце рабочего дня.
Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» установлено, что все юридические лица обязаны организовать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях (абз. 7 п. 1 ст. 20, п. 1 ст. 23 закона № 196-ФЗ).
Постановлением Правительства РФ от 29.12.2020 № 2349 утвержден перечень работ, профессий, должностей, связанных с управлением ТС или управлением движением транспортных средств, содержащий профессию водителя автомобиля.
В соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым профессиям рабочих, утвержденными Постановлением Минтруда РФ от 10.11.1992 № 31, профессия водителя автомобиля предполагает выполнение следующих трудовых функций: управление легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями, заправка автомобилей топливом, смазочными материалами и охлаждающей жидкостью, проверка технического состояния и прием автомобиля перед выездом на линию, сдача его и постановка на отведенное место по возвращении в автохозяйство.
Таким образом, проходить медосмотры должны лица, которые работают в должности водителя (абз. 3 п. 3 ст. 23 закона № 196-ФЗ). Данная позиция находит подтверждение в судебной практике (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 № Ф10-863/2015, Апелляционное определение Московского городского суда от 24.05.2019 по делу № 33а-2857/2019). То, что директор (или его заместитель) управляет автомобилем, не создает ему новую трудовую функцию, так как (ст. 15, 17, 56, ч. 2 ст. 57 ТК РФ):
• работа в должности водителя предполагает перевозку грузов, пассажиров, а в данном случае директор возит только себя;
• директор (заместитель) вправе, но не обязан ездить на автомобиле;
• предоставление автомобиля можно рассматривать как вид социальной гарантии для отдельных категорий работников.
Следовательно, проходить предрейсовые (послерейсовые) медосмотры директор не обязан.
Расходы на приобретение ГСМ для служебного автомобиля учитываются как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии соответствия этих расходов критериям, указанным в ст. 252 НК РФ.
Для документального подтверждения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, необходимы путевые листы (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Оформление путевых листов является обязательным. Исключение — ситуация, когда автотранспортное средство оснащено электронной системой контроля пробега. Если же электронная система контроля в ТС предусматривает только систему контроля расхода топлива, путевой лист также будет необходим.
В путевом листе перед рейсом обязательно ставится отметка о техническом осмотре автомобиля путем проставления даты и времени проверки машины, которая заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов, в частности, контролера технического состояния автотранспортных средств (п. 16.1 порядка заполнения). Это может быть водитель или механик, за которым закреплена обязанность по выпуску ТС на линию и проведению предрейсового техосмотра. Если такой сотрудник отсутствует, то отметка может быть проставлена в сервисном центре за плату.
В приказе не уточняется, распространяется ли новое требование на все компании или только на транспортные. Вместе с тем следует учитывать, что за отсутствие предрейсовых осмотров транспортных средств организация может быть оштрафована на 30 тыс. рублей и ей грозит отказ в выплате страхового возмещения, если автомобиль попадет в ДТП (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Таким образом, полагаем, что отметка о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства обязательна в путевом листе всех организаций, в том числе не являющихся транспортными.
Также отметим, что, когда работник будет отчитываться о расходовании денег по корпоративной карте, к авансовому отчету, помимо обычных подтверждающих расходы документов (товарных накладных, чеков и т.д.), он должен приложить (п. 3.1 «Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденного Банком России 24.12.2004 № 266-П):
- квитанции банкоматов — если снимал с корпоративной карты наличные деньги;
- квитанции электронных терминалов (слипы) — если расплачивался картой через электронные терминалы.
Расходование подотчетным лицом денег с корпоративной карты вы также можете подтвердить банковской выпиской.
