Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
В данной ситуации в трудовом договоре или допсоглашении к нему необходимо вместо фиксированной суммы компенсации предусмотреть условие о компенсации фактически произведенных и подтвержденных затрат, а также можно предусмотреть уплату процента от суммы произведенных расходов на покрытие износа, технического обслуживания и текущего ремонта. Конкретные суммы будут отражаться в отчетах или заявлениях работника с приложением всех необходимых документов («расходники», путевые листы и т.п.) и приказах руководителя.
За использование работником личного транспорта в служебных целях работодателем выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с таким использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Все виды компенсационных выплат связанных с исполнением трудовых обязанностей в пределах норм, установленных законодательством РФ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
В соответствии с трудовым законодательством размер и порядок предоставления компенсации определяется соглашением сторон, поэтому в трудовом договоре или в допсоглашении к нему необходимо предусмотреть расчет компенсации и размер, а также перечень документов, подтверждающих экономическую обоснованность расходов. Кроме этого у работодателя должен иметься документ (копия), подтверждающий право собственности работника на используемое имущества (письмо Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, Минтруда РФ от 27.07.2016 № 17-3/В-291). Размер компенсации учитывает возмещение затрат по эксплуатации транспорта: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).
Так как в данной ситуации разъездной характер работы сотрудника возникает по мере необходимости, то в соглашении вместо фиксированной суммы компенсации будет содержаться условие о компенсации фактически произведенных и подтвержденных затрат, а также можно зафиксировать процент от суммы произведенных расходов на покрытие износа, технического обслуживания и текущего ремонта. Конкретные суммы будут отражаться в отчетах или заявлениях работника с приложением всех необходимых документов («расходники», путевые листы и т.п.). Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя организации.
