Для целей налогообложения прибыли предусмотрено нормирование расходов в виде компенсаций, выплачиваемых работникам за использование в служебных целях их личных легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нормы в отношении легковых автомобилей и мотоциклов установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»:
- при выплате компенсаций за использование личного транспорта работника — автомобиля с объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 рублей в месяц;
- при выплате компенсаций за использование личного транспорта работника — автомобиля с объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 рублей в месяц;
- при выплате компенсаций за использование личного транспорта работника — мотоцикла — 600 рублей в месяц.
Сумма превышения выплаты над нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается.
При выплате компенсации за использование личных автомобилей помимо письменного соглашения с работником необходимо иметь копию свидетельства о регистрации транспортного средства. Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то и копию доверенности. Эти документы будут подтверждать, что работник использует автомобиль на законных основаниях и с согласия работодателя.
Выплата компенсации может считаться обоснованной только в тех случаях, когда производственная (служебная) деятельность работника связана с постоянными служебными разъездами и это подтверждается его должностными обязанностями.
Выплата компенсации в полном объеме предполагает, что работник весь месяц использовал автомобиль в служебных целях. Если работник болел или, например, был в командировке или в отпуске, то выплата компенсации за дни отсутствия на работе будет признана не обоснованной.
Обратите внимание!
В установленных предельных размерах компенсации уже учтены все возможные затраты по эксплуатации автомобиля: и сумма износа, и затраты на горюче-смазочные материалы, на техническое обслуживание и текущий ремонт. Поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций (например, в возмещение стоимости ГСМ) считается сверхнормативной, которая не учитывается в расходах.
