Вопрос: Организация является производителем хлебобулочной продукции. Ее продукция реализуется розничным сетям по договорам поставки, согласно которым обязанности по доставке продукции лежат на поставщике. В целях исполнения обязательств по договорам поставки она осуществляет доставку продукции в розничные сети как собственным транспортом, так и с привлечением сторонних автотранспортных предприятий (далее — АТП).
Для целей документального подтверждения расходов по доставке продукции АТП формируются транспортные накладные на бумажном носителе.
В целях оптимизации документооборота организация планирует перейти на электронный обмен транспортными накладными в формате PDF, подписанными квалифицированной электронной подписью.
Являются ли документальным подтверждением расходов по доставке продукции АТП в целях налога на прибыль транспортные накладные в формате PDF, подписанные квалифицированной электронной подписью?
Правомерно ли восстанавливать транспортные накладные в электронном виде (в формате PDF с подписанием квалифицированной электронной подписью), в случае если утраченные транспортные накладные были сформированы в момент совершения хозяйственной операции в бумажном виде?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 10 сентября 2018 г. N 03-03-06/1/64480
Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке учета для целей налогообложения прибыли организаций расходов на основании первичных учетных документов, оформленных в электронном виде, и сообщает следующее.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
На основании статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Пунктом 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).
Согласно статье 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона N 63-ФЗ.
Таким образом, хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ.
Заместитель директора Департамента
А.А.СМИРНОВ
10.09.2018
