Вопрос: Об НДФЛ и страховых взносах при выплате компенсации работнику за использование как личного транспорта, так и управляемого по доверенности; о документальном оформлении использования личного транспорта в служебных целях.
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@
Федеральная налоговая служба, рассмотрев обращение от 16.10.2018, по вопросу обложения страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц компенсации, выплачиваемой работнику за использование в служебных целях транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, сообщает следующее.
1. Налог на доходы физических лиц
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса.
Согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено.
Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
(Данная позиция согласована Минфином России письмом от 02.10.2012 N 03-04-08/9-327).
2. Страховые взносы
В соответствии с пунктом 1 статьи 420 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Налоговый кодекс) объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 Налогового кодекса), в частности в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
Положениями пункта 1 статьи 421 Налогового кодекса предусмотрено, что база для исчисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Налогового кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса.
Исходя из подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Исходя из положений статьи 188 Трудового кодекса предусмотрена выплата компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.
Статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации определено, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Следует отметить, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица.
Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено, то суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
3. В случае компенсации организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества (транспорта), такие выплаты не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц с учетом особенностей, изложенных выше, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства.
Так, в частности, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы, можно отнести: акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ), путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции и другие.
Действительный
государственный советник
Российской Федерации
2 класса
С.Л.БОНДАРЧУК
13.11.2018
