Государственными органами могут проводиться проверки в разных сферах деятельности компании или индивидуального предпринимателя. Объектом контроля оказывается уплата налогов, соблюдение трудового законодательства или санитарных правил, обеспечение противопожарной безопасности. Чтобы руководству быть в курсе всех проводимых контролирующими структурами мероприятий и иметь под рукой список выявленных нарушений, организации и частные коммерсанты могут вести журнал учета проверок. В нашем материале расскажем, чем может быть полезен такой журнал. Поговорим о том, признается ли данный документ обязательным. Разберем, по какой форме и как вести компании журнал учета проверок.
Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Бурцева Алла
Содержание
- Обязательно ли вести журнал учета проверок
- Как вести журнал учета проверок
- Образец журнала учета проверок
Обязательно ли вести журнал учета проверок
В прежние времена ведение журнала учета проверок вменялось всем компаниям и частным коммерсантам. На настоящий момент этот документ не является обязательным. Упоминание о том, что компании и частные предприниматели могут его оформлять, встречается в ч. 8 ст. 16 Закона о государственном и муниципальном контроле от 26.12.2008 № 294-ФЗ.
В ситуации когда журнал учета проверок в компании отсутствует, об этом делают отметку в акте проверки (ч. 11 ст. 16 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Вместе с тем ответственность за отсутствие журнала отечественным законодательством не предусмотрена.
Ведение такого журнала соответствует интересам компании, поскольку зафиксированные в документе записи могут служить доказательством в суде при оспаривании результатов проверки. Кроме того, он удобен, чтобы систематизировать информацию о ранее проведенных на предприятии проверках. Не придется вспоминать, когда последнее надзорное мероприятие проводилось ГИТ, прокуратурой или Роспотребнадзором. Можно сразу получить сведения о том, чем оно закончилась: какие были выявлены нарушения и даны указания органами контроля. Заполнение журнала позволит быстро установить факт повторной проверки в том случае, когда она не допускается на протяжении определенного времени с момента проведения предыдущего мероприятия.
Как вести журнал учета проверок
При ведении журнала учета проверок компанией может быть использована типовая форма, которая утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141. Внесение записей в этот журнал может быть возложено на любого работника организации. Так, заполнять документ может быть поручено, к примеру, юридическому отделу или секретариату компании.
Заполнение рассматриваемого журнала начинают с титульного листа. Туда вносят дату начала ведения журнала. Она может совпадать с датой проведения первой проверки, которая будет отражена в документе. После этого прописывают полное и сокращенное название компании. Также фиксируют адрес нахождения фирмы и ее ОГРН.
После этого обязательно указывают Ф.И.О. и должность сотрудника, на которого возложена ответственность за ведение журнала. Также отражают сведения о руководителе предприятия: его Ф.И.О. и должность. В этой же части документа руководитель юрлица ставит свою подпись и скрепляет ее печатью, если она имеется у компании.
Если титульный лист заполняет уполномоченный сотрудник компании, то в основной раздел журнала, представленный в виде таблицы, данные будет вносить и представитель контролирующего ведомства. На каждую проверку в документе должна быть отведена отдельная страница.
В основном разделе журнала указывают:
• даты начала и завершения проверки;
• общее время проведения мероприятия. В отношении субъектов малого бизнеса и микропредприятий оно указывается в часах;
• название проверяющего органа;
• реквизиты распорядительного документа о проведении проверки;
• цель, задачи и предмет мероприятия;
• вид проверки: плановая или внеплановая. При этом относительно плановой проверки приводят ссылку на ежегодный план проверок, а в отношении внеплановой выездной проверки указывают на дату и номер решения прокурора о согласовании проведения мероприятия, если оно необходимо;
• информация об акте, составленном по результатам проверки;
• выявленные нарушения. Их указывают со ссылкой на положение нормативного правового акта, которым установлено нарушенное требование. Кроме того, отражают допустившее нарушение лицо;
• информацию о выданном предписании;
• Ф.И.О. и должность проверяющего лица;
• Ф.И.О. и должность экспертов, привлеченных к проведению мероприятия;
• подпись проводившего проверку лица.
Вместе с журналом рекомендуется хранить копии решений проверяющих органов с отметкой о подразделении, в котором хранится подлинник, и указанием должности ответственного лица. В этом случае поднять сведения о проведенных проверках и проконтролировать выполнение предписаний руководству компании будет значительно проще.
Поскольку ведение данного журнала необязательно, то и нормативные требования к его оформлению не предъявляются, за исключением отдельных моментов.
Как и все журналы подобного рода, его нужно пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью, если она используется компанией (ч. 10 ст. 16 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).
Однако в Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ не содержится правило, которое определяло бы место хранения журнала. Но при этом перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, определен срок хранения. Журналы учета проверок должны находиться в компании или у коммерсанта на протяжении 10 лет.
Образец журнала учета проверок
В этом разделе приведен образец журнала учета проверок, который можно скачать и использовать в работе.
При подготовке примера была использована типовая форма документа, которая утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141.
Составлен журнал от лица частной компании, образованной в форме общества с ограниченной ответственностью. Ответственным за ведение документа лицом в образце указан начальник секретариата. Руководителем компании в данном случае является генеральный директор. В представленную форму внесены его Ф.И.О. и должность.
Вы можете оставить первый комментарий