Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

В соответствии с пунктом 3.1 ст. 169 НК РФ журнал учета выданных и полученных счетов-фактур ведется при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах других лиц в рамках комиссионных, агентских договоров на продажу или покупку товаров, услуг или работ, а также договоров транспортной экспедиции и при выполнении функций застройщика.

Аналогичные нормы закреплены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, которым утверждена форма и правила заполнения журнала.

Таким образом, с учетом приведенных нормативных актов вести журнал учета должны:

• агенты и комиссионеры, от своего имени реализующие продукцию, выполняющие услуги или работы в интересах принципала и комиссионера;
• экспедиторы, привлекающие к перевозке третьих лиц и в связи с этим перевыставляющие счета-фактуры клиенту;
• застройщики, организующие строительство с привлечением третьих лиц и перевыставляющие счета-фактуры заказчику.

При этом в пункте 1 правил уточнено, что заполнять журнал должны как плательщики НДС, в том числе налоговые агенты, так и компании и ИП, от уплаты НДС освобожденные или не признающиеся налогоплательщиками НДС.

Сдавать журнал в налоговую должны не все. В соответствии с пунктом 5.2 ст. 174 НК РФ, если агент (комиссионер, экспедитор, застройщик) НДС не платит, не сдает декларацию и не является налоговым агентом, но в его документообороте счета-фактуры присутствуют, то он обязан представлять в свою ИФНС журнал учета в электронной форме.

Согласно пункту 3.1 ст. 169 НК РФ вести журнал не требуется налоговым агентам:

• продающим конфискат, бесхозные вещи, клады, скупленные ценности, ценности, унаследованные государством (п. 4 ст. 161 НК РФ);
• при реализации товаров (работ, услуг) иностранным лицам, на учете в России не состоящим (п. 5 ст. 161 НК РФ);
• оказывающим услуги по предоставлению ж/д состава или контейнеров (п. 5.1 ст. 161 НК РФ).

Одновременно в пункте 1 (3) правил указано, что вести журнал выданных и полученных счетов-фактур не нужно, если комиссионер или агент:

• продает товары лицам, не являющимся налогоплательщиками НДС или освобожденным от НДС, когда по письменному согласию сторон счета-фактуры не составляются.

Бланк журнала утвержден Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Этим же нормативным актом определены основные требования к заполнению журнала.

В частности, вести журнал за налоговый период можно на бумаге или в электронной форме и только при выставлении и получении счетов-фактур в рамках посреднической деятельности. Соответственно, вести журнал нужно только в тех кварталах, когда имелись счета-фактуры.

В оглавлении журнала нужно записать наименование компании (полное и сокращенное) согласно учредительной документации или Ф.И.О. ИП, ИНН, КПП, квартал, за который регистрируются данные.

В журнале две части.

1. Первая  — «Выставленные счета-фактуры», в которой регистрируются счета-фактуры, в том числе исправленный, корректировочный, по авансу, которые были выставлены:

— комиссионером (агентом) при продаже товаров от своего имени в интересах комитента (принципала);
— комиссионером (агентом) при покупке продукции для комитента (принципала);
— экспедитором, застройщиком при покупке товаров для своих клиентов, инвесторов.

2. Вторая — «Полученные счета-фактуры», в которой фиксируются сведения о счетах-фактурах (включая корректировочный, исправленный, авансовый), полученных:

— комиссионером (агентом) от комитента (принципала) в рамках продажи его продукции;
— от продавца при покупке посредником товаров для комитента (принципала);
— от продавца экспедитором, застройщиком, покупающим товары клиенту, инвестору от своего имени.

Регистрировать в журнале счета-фактуры, выставленные посреднику относительно его вознаграждения, не требуется (п. 1(2) правил).

Бумажный журнал должен быть подписан главой организации или уполномоченным им лицом до 20-го числа месяца, следующего за окончившимся кварталом.

Электронный журнал заверяется УКЭП руководителя фирмы, уполномоченного сотрудника, ИП при направлении журнала в свою инспекцию в тех случаях, когда это требуется.

Контролировать корректность оформления журнала тоже должен глава организации или уполномоченное им лицо (ИП).
Обеспечивать хранение учетного документа необходимо в течение 4 лет со дня последней записи. Это касается как электронных журналов, так и бумажных.

С первого июля 2021 года в форму журнала и правила его заполнения вносятся изменения. Они предусмотрены Постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 № 534 и связаны с запуском с июля системы прослеживаемости товаров. В журнале нужно будет указывать регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии прослеживаемого товара, его количество и стоимость.

Как было сказано выше, в соответствии с пунктом 5.2 ст. 174 НК РФ в свою ИФНС журнал должны сдавать неплательщики НДС из числа посредников, которые не сдают декларации и не выполняют функции налогового агента.

Журнал сдается исключительно в электронной форме. Временный формат журнала, учитывающий изменения в части введения новых граф для прослеживаемых товаров, рекомендован письмом ФНС РФ от 05.05.2021 № ЕА-4-15/6251@. В этом же письме рекомендованы форматы и для других документов, участвующих в налогообложении НДС: книги покупок, книги продаж, дополнительных листов к ним.

Срок сдачи журнала – до 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, то есть кварталом.

Таким образом, в 2021 году сроки сдачи журнала учета выданных и полученных счетов-фактур следующие:

• за I квартал – до 20 апреля 2021 года;
• за II квартал – до 20 июля 2021 года;
• за III квартал – до 20 октября 2021 года;
• за IV квартал – до 20 января 2022 года.

За неподачу в свою инспекцию журнала могут оштрафовать по пункту 2 ст. 126 НК РФ. Данная норма устанавливает ответственность за непредставление в срок сведений о налогоплательщике. Размер финансовой санкции для компаний и ИП составляет 10 тыс. рублей.

Кроме того, главу организации могут также оштрафовать по части 1 ст. 15.6 КоАП. В этом случае штраф за неподачу в инспекцию документов, необходимых для осуществления налогового контроля, составит от 300 до 500 рублей.

Также есть риск попасть на штраф по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Если нарушение совершено в одном квартале, то оштрафуют на 10 тыс. рублей, а если в нескольких – на 30 тыс. рублей. На то, что отсутствие журналов образует состав правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК РФ, указал Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в Постановлении от 12.03.2015 № Ф04-16685/2015 по делу № А27-15466/2014.