Журнал регистрации трудовых договоров

Законодательство нашей страны не устанавливает форму и порядок заполнения журнала учета трудовых договоров. Поэтому работодатель составляет его в произвольной форме, внося необходимые графы. По общему правилу в документ включают следующие сведения:
— о работнике — Ф.И.О. (его должность, а также структурное подразделение);
— о трудовом договоре (его номер, дата заключения, срок действия и вид (основное место работы или по совместительству). Если работника приняли на дистанционную работу, информацию об этом также следует внести в документ;
— о расторжении ТД. Достаточно будет указать дату и основание прекращения трудовых отношений.

В журнале желательно предусмотреть дополнительную графу «Примечание». Она позволит фиксировать иную важную информацию, связанную с трудовым соглашением.
Регистрировать следует не только договоры с работниками, но и дополнительные соглашения к ним. Причем сделать это можно несколькими способами:
— в журнале, где фиксируются сведения о ТД. Для этого следует предусмотреть отдельную графу для указания реквизитов ДС или проставлять отметку в графе «Примечания»;
— в отдельном журнале учета. Его целесообразно вести, если в организации часто заключаются допсоглашения к трудовым договорам.

В отдельный журнал включают следующие графы:
— порядковый номер;
— Ф.И.О. работника;
— номер трудового договора;
— дату заключения ТД;
— должность работника;
— наименование места работы с указанием структурного подразделения;
— реквизиты приказа, на основании которого заключено ДС к трудовому договору;
— дату заключения допсоглашения;
— номер ДС;
— реквизиты приказа, которым прекращено действие дополнительного соглашения;
— подпись лица, ответственного за заполнение журнала;
— расписка работника в получении экземпляра ДС.

Журнал регистрации ТД и дополнительных соглашений можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Цифровой формат имеет некоторые преимущества перед бумажным, например:
— более быстрый поиск необходимых сведений;
— больше места для внесения объемной информации.

Если работодатель ведет журнал регистрации в электронном виде, следует учитывать некоторые нюансы (пп. 132, 141, 143 правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77):

1. Цифровые документы должны храниться с применением системы хранения электронных документов (СХЭД) или на физически обособленном носителе;

2. Электронный архивный документ, передаваемый на хранение, должен состоять из определенных элементов, например, файла основной части документа, файла описания. Последний, в свою очередь, должен содержать сведения о документе: дату и регистрационный номер, вид, заголовок к тексту или аннотацию, сведения о режиме доступа.

3. Электронные документы должны передаваться на архивное хранение через информационно-телекоммуникационные сети по защищенным каналам связи или на физически обособленных носителях.

Ведение журнала учета на бумаге также имеет свои особенности, например (п. 50 правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77):
— страницы документа должны быть пронумерованы и прошиты;
— из журнала следует изъять файлы-вкладыши, скрепки, металлические скобы или стикеры;
— обложка документа должна быть правильно оформлена. Рекомендуемый образец представлен в правилах.
Срок хранения журнала учета отличается в зависимости от того, когда документ закончен делопроизводством (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 22.1 закона об архивном деле, пп. «б» ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237):
— до первого января 2003 года – 75 лет;
— после указанной даты – 50 лет.

Срок хранения следует исчислять с 1 января года, следующего после года окончания делопроизводства. На это указано в статье 21.1 закона № 125-ФЗ, п. 4.1 инструкции (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).

Зачастую кадровиков интересует вопрос, нужен ли журнал учета трудовых договоров и что грозит организации за его отсутствие.

Нормами действующего законодательства обязанность работодателя регистрировать трудовые договоры с работниками и вести соответствующий журнал не установлена. Поэтому и ответственность за отсутствие такого документа не предусмотрена. При этом в отдельных случаях его ведение может помочь работодателю. Так, например, если в организации числятся сотрудники по срочным договорам, кадровый работник может с легкостью отследить дату окончания трудовых отношений с такими лицами. Это, в частности, поможет избежать риска признания срочного договора бессрочным.

Наличие журнала также позволит оперативно определить дату изменения условий трудового договора или основание для его расторжения. Кроме того, при приеме на работу дистанционного работника в журнале можно зафиксировать направление ему экземпляра трудового договора почтой, а также дату отправки.

Несмотря на то что журнал регистрации трудовых договоров не является обязательным, работодатель своим локальным нормативным актом может установить порядок его ведения. Поэтому при наличии такого документа в организации следует правильно организовать его хранение. О некоторых особенностях данной процедуры мы писали выше. Если нарушить правила хранения архивных документов, контролирующие органы могут привлечь работодателя к ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ. Размер штрафа в данном случае составит:
— от 3 до 5 тыс. рублей – на должностных лиц;
— от 5 до 10 тыс. рублей – на юрлиц.

Ниже представлен образец регистрации трудовых договоров.