Журнал путевых листов

Независимо от того, занимается профессионально организация перевозками или нет, журналы учета движения путевых листов вести необязательно. Однако пренебрегать этим документом все же не надо, он станет отличным помощником в экономическом обосновании и документальном подтверждении расходов. Это особенно важно для организаций, рассчитывающих свою налоговую базу исходя из произведенных расходов.

Данные, отражаемые в путевых листах и журнале по их учету, подтверждают:

• расходы на ГСМ;
• заработную плату водителям;
• выплаты исполнителям по договорам перевозок или транспортной экспедиции.

Период ведения одного журнала законодательством не установлен, руководитель организации может установить период любой продолжительности, который будет удобен для работы компании. Вести журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде. Для упрощения работы можно купить журнал, отпечатанный в типографии, или бесплатно скачать его из открытых источников.

Поручить вести журнал логичнее всего работнику, который занимается выдачей и приемом путевых листов. Не забудьте выдать доверенность на право подписания первичного документа. После окончания установленного периода журнал необходимо распечатать, прошить и отправить на хранение, срок которого не может составлять менее пяти лет.

Для введения журнала в документообороте компании нужно:

• разработать и утвердить форму журнала путевых листов, издав приказ по организации;
• издать приказ о назначении ответственного работника за ведение журнала или включение этой обязанности сразу в текст трудового договора и должностной инструкции (при ее наличии);
• установить контроль за правильным оформлением журнала по истечении периода его ведения и передачи на хранение. 

Форма журнала (типовая межотраслевая форма № 8) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, однако в работе можно использовать свою. Начиная с 2013 года утвержденные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению. Руководитель может самостоятельно разработать и утвердить формы,  включив их в учетную политику компании  (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На практике учреждения оставляют уже имеющие столбцы и строки документов, добавляя необходимую им информацию.

Форма журнала движения путевых листов состоит из двух страниц, первая является обложкой. Вторая страница заполняется в течение времени, определенного как период ведения журнала, а в конце журнал выглядит как многостраничная книга.

На обложке отображают такие сведения, как:

• наименование организации;
• форма по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) и название утвердившего форму документа;
• код ОКПО организации;
• период ведения.

На второй странице в отдельных столбцах указывают данные, относящиеся к движению автотранспорта:

• номер путевого листа – присваивается путем сквозной нумерации (следуют подряд);
• дата выдачи путевого листа;
• Ф.И.О. водителя;
• табельный номер – присваивается каждому работнику при приеме на работу к работодателю или при заключении договора гражданско-правого характера;
• гаражный номер автомобиля (не является номером госрегистрации);
• подпись водителя в получении путевого листа;
• подпись диспетчера и дата приемки путевого листа и документов от водителя;
• подпись бухгалтера и дата приемки путевого листа;
• примечание — указывают важную информацию, например, конечную точку маршрута.

Если работник путевой лист выдал, а в журнале учета движения путевых листов зарегистрировать забыл, то принимать к учету такой документ нельзя. Расходы документально подтвержденными не являются. 

Образец журнала учета движения путевых листов