Журнал ознакомления с локальными нормативными актами: образец и порядок заполнения

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин

Любой работодатель при приеме на работу сотрудников должен ознакомить их с определенными ЛНА — таково требование законодательства. В связи с этим возникают закономерные вопросы: как это сделать и что для этого нужно? В сегодняшней теме мы дадим ответы на эти и другие вопросы, связанные с таким ознакомлением. Также приведем образец документа, в котором нужно фиксировать указанные действия. 

Содержание

1. Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами
2. Для чего нужен журнал учета ознакомления с ЛНА
3. Как составить журнал ознакомления с локальными нормативными актами
4. Структура журнала
5. Штраф за отсутствие журнала ознакомления с локальными нормативными актами
6. Сколько хранить журнал ознакомления с локальными нормативными актами
7. Альтернативы журналу ознакомления с локальными нормативными актами

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

По сcылке приведен образец документа, который фиксирует ознакомление. Как правило, это специальный журнал ознакомления (ЖО). О предназначении журнала и его особенностях расскажем далее в отдельных разделах.

Для чего нужен журнал учета ознакомления с ЛНА

При приеме на работу наниматель обязуется ознакомить сотрудника с определенными актами (ч. 3 ст. 68 и ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Причем сделать это он должен до подписания трудового договора. Также уведомлять нужно в случае изменения соответствующих документов. Кроме того, обязанность уведомления установлена в пункте 8 статьи 86 ТК РФ. В ней говорится об обязательном ознакомлении с документами по порядку обработки персональных данных.

В частности, осведомить работника под подпись нужно:
— с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
— иными локальными нормативными актами (ЛНА), связанными с его трудовой деятельностью.

Под иными ЛНА, как правило, понимается следующее:
— правила хранения (использования) персональных данных;
— положение об оплате труда, если его нет в ПВТР;
— правила и инструкция по охране труда (ОТ);
— должностная инструкция (при наличии). Документ разрабатывается, если в трудовом договоре нет указания на трудовые обязанности сотрудника;
— коллективный договор (при наличии);
— положение о социальном обеспечении (при наличии);
— положение об информационной безопасности;
— о коммерческой тайне;
— о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
— о документообороте;
— об инвентаризации товарно-материальных ценностей;
— договор о полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности работника;
— иные документы, которые есть в организации, если они связаны с трудовой деятельностью.

Локальные акты – это внутренние акты организации, которые она разрабатывает самостоятельно. При этом акты должны быть созданы в соответствии с действующим законодательством.

По некоторым ЛНА могут возникать дополнительные вопросы.

1. Нужно ли знакомить со штатным расписанием? Нет. Дело в том, что штатное расписание не является документом, связанным с трудовой деятельностью. Об этом высказался Роструд в своем письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1. Однако такая обязанность может быть предусмотрена:
• соглашением;
• коллективным договором;
• локальным актом.

В таком случае трудящихся нужно будет уведомить.

2. Является ли должностная инструкция (ДИ) обязательным документом? Прямо ТК РФ такой обязанности на текущий день не предусматривает. Более того, ГИТ высказывалась по этому поводу и указала, что данный документ необязательный (письмо от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299).

Однако должностная инструкция имеет серьезное значение. Она определяет трудовую функцию сотрудника, его обязанности и ответственность. Также иные требования связанные с его деятельностью (письма Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1 и от 31.10.2007 № 4412-6).

Должностная инструкция может быть довольно емким документом. Прописать все обязанности в трудовом договоре будет не очень хорошим и удобным решением. Поэтому проще сослаться на ДИ в договоре, указав, что этот документ неотъемлемая его часть.

Определенной унифицированной формы ДИ законодательство также не устанавливает. Ее не нужно создавать вовсе, если вы прописали функции работника в ТД. Если же вам нужно ее создать, сделать это можно в качестве приложения к ТД или оформить как отдельный документ. Во втором случае ДИ будет являться локальным актом организации. То есть это не будет соглашением между сотрудником и работодателем. Поэтому доказать что-либо будет сложнее. Вариант с приложением более надежный. Потому что факт ознакомления с ТД и его неотъемлемой частью будет неоспорим.

Если же создавать ее как отдельный документ, есть риски. Они часто касаются трудовой функции сотрудника. Потому что отличие описания в ТД от отдельного документа может рассматриваться как ее изменение. Это может быть расценено как изменение условий договора. А такое изменение должно быть оформлено допсоглашением и соответствующим приказом. Если этого нет, возникают споры.

Закон не предусматривает порядка ознакомления с ДИ. Делается это, как правило, с помощью листа ознакомления или же журнала. В случае когда лицо отказывается от подписания, составьте акт, потому что работник обязан это сделать (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Факт отсутствия ДИ не является основанием для привлечения к ответственности.

3. Порядок уведомления.

ТК РФ хоть и предусматривает обязанность работодателя осведомить работника, но не говорит, как это сделать. То есть порядок ознакомления нормативно не определен.

Поэтому работодатель должен решить, какой способ ему использовать. Для этих целей и нужен журнал, в котором вы регистрируете факт ознакомления. Такой способ является одним из вариантов, который используют на практике. ЖО не является обязательным к применению документом. Однако именно его использует чаще всего, потому что он более удобный. Заполняется документ по мере знакомства работников с локальными актами.

Журнал позволяет работодателю удостовериться, что тот или иной работник был ознакомлен. Особенно это может пригодиться при конфликтных ситуациях, несчастных случаях и нарушениях. С помощью этого документа наниматель сможет себя защитить. В частности, указав, что работник был уведомлен об опасности.

Работодатель не сможет наказать человека за нарушение, если выяснится, что второй не был уведомлен. Причем трудящийся может намеренно совершать нарушение, например, опаздывать на работу. Но формально, по документам, этого видно не будет. Он может просто сделать вид, что не знал. А ваше решение при этом признают незаконным, если дело дойдет до суда.

Журнал ознакомления часто рассматривается в судебных спорах. Подпись сотрудника в таком документе обязательно будет браться во внимание. Данный факт подтверждается судебной практикой (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 20.01.2022 № 88-1239/2022).

Проверяющие также могут убедиться в соблюдении обязанностей работодателя с помощью этого журнала. При проведении проверки ГИТ вам будет что показать в качестве подтверждения. При отсутствии факта ознакомления контролирующие органы могут привлечь вас к ответственности. О ней мы еще расскажем подробнее,немного позже.

Как составить журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Во-первых, стоит отметить, что закон не содержит унифицированной формы такого документа. Поэтому наниматель разрабатывает его самостоятельно. Тем не менее на практике сложилось примерное представление о том, как должен выглядеть журнал.

Требования к физическому виду журнала обычно следующие:
— плотная картонная обложка;
— наличие сквозных отверстий. Они понадобятся при подшивке листов перед отправкой в архив;
— листы с информацией об ознакомлении;
— обычно используется книжная или альбомная ориентация. Зависит от того, как удобнее будет работодателю.

Количество локальных актов, с которыми знакомят сотрудника, работодатель определяет самостоятельно. Все зависит от того, сколько и каких актов у него принято. Если актов много, добавьте дополнительные графы. Если так неудобно, то можно разделить журнал на две половины. В одной половине ознакомьте с первой частью ЛНА, в другой со второй частью. Или же сделайте несколько журналов.

Наполнение ЖО у разных работодателей может иметь отличия. Но главное, чтобы документ содержал минимум необходимой информации, который мы опишем ниже. Также вести данный журнал можно и в электронном виде. Это возможно, если ваша организация использует электронный документооборот.

Структура журнала

ЖО состоит из следующих элементов:

— титульный лист. Содержит наименование документа и работодателя. Также указывают даты начала и окончания его ведения. Кроме того, он может содержать том (если не первый журнал), количество листов и срок хранения;

— первая страница после титульного листа. Как правило, на ней указываются ответственные лица, в частности, их фамилии и должности.

Также прописывают:
• период ответственности этих лиц;
• структурное подразделение;
• ссылку на документ-основание, которым возлагается обязанность на ответственных. В частности, указывают наименование, дата и номер документа. Обычно это приказ руководителя;
• подпись ответственных лиц.

Некоторые работодатели не оформляют такую страницу, другие делают ее в конце. Каждый решает, как будет лучше, никаких обязательных требований нет. По общему правилу страница составляется в табличном виде;

— последующие страницы — это журнал. Данные страницы также составляют в форме таблицы, которая должна содержать как минимум следующую информацию:
• порядковый номер записи;
• Ф.И.О. работника;
• должность, профессия или специальность работника;
• структурное подразделение этого лица;
• наименование (дата, номер) ЛНА, с которыми знакомят трудящийся;
• личная подпись уведомленного лица;
• дата такого ознакомления.

Журнал должен быть утвержден директором организации.

Штраф за отсутствие журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Ответственность установлена не за отсутствие журнала, а за невыполнение обязанности работодателя по ознакомлению, предусмотренной ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
За данное нарушение, предусматривается наказание по ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в частности:
1. Часть 1 статьи 5.27 КоАП:

• предупреждение или штраф — от 1 до 5 тыс. рублей, в отношении должностных лиц;

• штраф от 1 до 5 тыс. рублей — в отношении предпринимателей;

• штраф от 30 до 50 тыс. рублей — для юридических лиц;

2. Часть 2 статьи 5.27 КоАП (за повторное нарушение):

• от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация от 1 года до 3 лет — для должностных лиц;

• от 10 до 20 тыс. рублей в отношении ИП;

• от 50 до 70 тыс. рублей для юрлиц.

Кроме ответственности, предусмотренной административным кодексом, существуют и другие последствия. Например, есть риск, что вы не сможете доказать нарушение со стороны работника, даже если оно было. Имеется в виду случай, когда такое лицо не было ознакомлено с ЛНА. В этой ситуации дисциплинарное взыскание может быть признано незаконным.

Сколько хранить журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Законодательство не содержит однозначного ответа на данный вопрос. С одной стороны, журналы учета хранятся 5 лет. Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом, завершения делопроизводства. Данные требования регулируются приказами Росархива от 20.12.2019 № 236, 237. Однако эти приказы прямо не указывают, что срок касается именно журнала ознакомления с ЛНА.

С другой стороны, ЖО касается разных актов, которые имеют разный срок хранения. Некоторые из этих актов вообще надо хранить постоянно, например, положение об оплате труда. Поэтому видится нецелесообразным избавляться от журнала, когда ЛНА остается действующим.

Полагаем, что срок хранения должен быть равен сроку ЛНА. Поэтому для некоторых локальных актов может быть создан отдельный журнал. Например, если срок хранения акта 10 лет, от журнала можно избавиться после истечения соответствующего срока.

Однако журналы, которые содержат ознакомление с постоянными актами, нужно оставить. Также если вы аннулируете ЖО раньше времени, вы можете уничтожить доказательство ознакомления. Касается тех работников, которые на момент уничтожения продолжают трудиться в этой же компании.

Альтернативы журналу ознакомления с локальными нормативными актами

Кроме журнала можно использовать следующие способы:

1. Лист ознакомления. Он крепится (подшивается) к конкретному ЛНА. Важно, чтобы из этого листа было понятно, к какому именно акту он относится. Это нужно на случай, если данный лист перемешается с другими документами. Ведь если это произойдет, сложно будет доказать, что работник ознакомлен именно с тем документом, с которым нужно. Он, в свою очередь, этой неточностью может воспользоваться.

Документ включает в себя:
• личную подпись сотрудника;
• дату ее проставления (можно указать даже время, если нужно);
• расшифровку подписи;
• печать и подпись должностного лица.

2. Условие в трудовом договоре. Данный способ используется довольно часто. В трудовом договоре делается ссылка, что сотрудник ознакомлен с необходимыми документами. Приводятся также точные реквизиты этих документов. Но в такой ситуации нужно учитывать, что акты могут часто меняться. Поэтому каждый раз придется знакомить сотрудника снова. В случае с трудовым договором это может быть не очень удобно.

3. Отдельная расписка. Наверное, самый неудобный из всех вариантов. Ведь локальных актов в компании может быть достаточно много. Сотрудников при этом тоже может быть немало. Поэтому составлять расписку на каждый акт и на каждого работника весьма непрактично. Также нужно учитывать, что акты могут часто меняться. Поэтому с изменениями нужно будет всех знакомить заново. И повторяться такое может неоднократно.

Однако такой способ тоже имеет место быть. Подойдет он, скорее всего, для небольших компаний, с маленьким количеством работников. И то не факт, что он будет удобен и для них.

Если вы все-таки решили использовать данный метод, то лучше сократить количество макулатуры. В частности, в листке на каждого сотрудника делайте перечень актов. При этом оставьте пустые графы для новых записей. Не заводите отдельный лист на каждый ЛНА.

На практике обычно используют либо журнал, либо листы ознакомления. Если это крупная организация, больше подойдет первый вариант. Возможно, даже придется сделать несколько таких документов. Отметку об ознакомлении целесообразно указать также в трудовом договоре.

Если упросить весь порядок, работодателю нужно сделать несколько последовательных шагов:

1. Составить перечень документов, с которыми нужно ознакомить сотрудников.

В нашем случае такой перечень будет содержаться в журнале ознакомления. Не забывайте учитывать, что:
• работники должны быть ознакомлены до заключения ТД;
• документы должны касаться их трудовой деятельности;

2. Предусмотреть в таком перечне (журнале) место для даты и подписи работников. Также учитывайте остальные поля, про которые мы говорили ранее;

3. Сделать перечень приложением к трудовому договору.

4. Сделать соответствующую пометку в трудовом договоре, ссылаясь на приложение.