Заполнение отчета 6-НДФЛ онлайн

Все больше процессов нашей жизни переходят в электронный формат. Не исключением является и заполнение отчетности. Существует масса сервисов, позволяющих удобно и быстро заполнить, проверить, скорректировать и отправить отчет (декларацию). При этом есть способы, которые позволяют сделать это бесплатно. Такой подход не обошел стороной и расчет 6-НДФЛ. Но несмотря на это, порядок заполнения документа может вызывать ряд вопросов. Ведь важно не только заполнение, но и отправка документа, а также иные нюансы, возникающие при работе с отчетом. 

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Заполнение 6-НДФЛ: как сделать это онлайн бесплатно
2. Как отправить в налоговую 6-НДФЛ онлайн
3. Сдача 6-НДФЛ: определяемся с адресом
4. Куда сдавать 6-НДФЛ на спецрежимах и крупнейшим налогоплательщикам

Заполнение 6-НДФЛ: как сделать это онлайн бесплатно

В каком-то смысле учреждения (ИП) несут издержки, даже если формально оплаты не происходит. И вот почему.

Шаблоны налоговой отчетности находятся в открытом доступе, в том числе на разных интернет-ресурсах. То есть найти форму документа вы легко можете онлайн и не из одного источника. В частности, расчет 6-НДФЛ содержится в Приказе ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (ред. от 09.01.2024).

Например, можно зайти на сайт налоговой службы и скачать там форму. Далее останется ее распечатать, заполнить реквизиты и отправить. Сделать это можно и без распечатки. То есть заполнить отчет онлайн на ресурсе налоговой и сразу отправить в ФНС. Но для этого существуют определенные условия.

В другом случае можно воспользоваться специальными ресурсами,  сервисами, которые помогают сформировать отчетность в реальном времени. Это может быть всем известная программа «1С» или другие площадки — «Контур», СБИС и прочие. При их использовании сведения вносятся сразу в электронную форму отчета.

Какие есть способы заполнения отчета онлайн, мы разобрались, но насколько это бесплатно? Действительно шаблоны для заполнения легко можно найти в Интернете. Но этого недостаточно. Расчет нужно еще заполнить и более того, это нужно сделать максимально правильно, чтобы не платить штрафы, пени и не вносить корректировки. Соответственно, сделать это может человек, обладающий специальными знаниями. Если это штатный бухгалтер, вы платите ему заработную плату, если сторонний, то оплачиваете его услуги. Исключение может быть, например, если вы обладаете необходимыми знаниями. Но это все-таки больше исключение, чем правило.

При использовании специальных сервисов для заполнения электронного расчета тоже придется заплатить. Во-первых, потому что такие сервисы небесплатные. Во-вторых, к отправке расчета через такие площадки есть дополнительные требования, которые требуют некоторых вложений. То же самое требуется и в случае отправки электронного отчета через сайт ФНС.

Таким образом, налоговые агенты имеют все инструменты для отправки отчетности онлайн. Однако вопрос о бесплатном характере таких процедур довольно условный.

Стоит обратить внимание, что при заполнении вы также можете использовать образцы. Иногда этого может быть достаточно для того, чтобы правильно заполнить документ. Их можно брать из открытых источников или, например, из справочных правовых систем, таких как «КонсультантПлюс». Там можно найти образцы расчета 6-НДФЛ как за квартал, так и за год.

Кроме того, подобные сервисы имеют и другие полезные функции, например, калькулятор налогов (в том числе НДФЛ). Также сервис содержит информативные материалы разъяснительного характера. Они могут значительно упростить порядок заполнения формы.

Помимо этого, «КонсультантПлюс» тоже можно использовать бесплатно. Такая возможность доступна тем, кто захочет получить пробный доступ к системе.

Как отправить в налоговую 6-НДФЛ онлайн

Для отправки документа в электронной форме есть возможность воспользоваться одним из следующих методов:
• обратиться к оператору электронного документооборота (ЭДО);
• использовать официальный сайт Федеральной налоговой службы.

Для того чтобы отправлять расчет онлайн, понадобится электронная подпись. Она понадобится при применении любого из двух способов. Однако процедура получения предусматривает наличие определенных затрат. В частности, покупка электронной цифровой подписи (ЭЦП) состоит из следующих расходов:

• услуг по созданию ключа подписи, ключа ее проверки и сертификата. Включает в себя разработку программной части главного продукта (ключа). То есть это уникальная последовательность символов и факт подтверждения того, что ключ принадлежит именно вам;
• покупки материального носителя (токена). Это физический носитель, часто выглядит как обычная флешка;
• покупки лицензии для криптографической защиты информации. Это специальное программное обеспечение, которое устанавливается на ваш компьютер. Без него невозможна работа с ЭЦП. Программа передается по неисключительной лицензии.

Еще один важный момент. Некоторые компании и ИП обязаны сдавать отчетность в электронном виде. Это касается крупнейших налогоплательщиков и учреждений (предпринимателей), у которых среднесписочная численность за прошлый год составляет более 100 человек.

При несоблюдении электронной формы (если это обязательно), предусмотрена ответственность. В отношении расчета 6-НДФЛ она установлена статьей 119.1 НК РФ. Санкция установлена в виде штрафа в размере 200 рублей за каждый документ, который был сдан на бумаге вместо электронной формы.

В остальных случаях переход на электронную отчетность — дело добровольное.

Теперь, что касается самих способов подачи отчетности.

Обращение к оператору ЭДО. Оператором является российская организация, зарегистрированная в РФ в соответствующем порядке. Она занимается деятельностью по обеспечению электронного документооборота. То есть у такой компании должны быть все технические средства для осуществления данного вида деятельности. Кроме того, она должна иметь лицензию и соответствовать иным требованиям, установленным для операторов ЭДО. Более подробно такие требования прописаны в Приказе ФНС РФ от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@. Также операторы попадают в специальный реестр, который ведет налоговое ведомство (Приказ ФНС РФ от 29.10.2021 № ЕД-7-26/936@).

Алгоритм обращения следующий:
• Оформление КЭП. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр ФНС. Ранее ведомство в своем разъяснении сообщало, что получить в данном центре сертификат юрлица и ИП могут бесплатно. При обращении следует заполнить заявление установленной формы. После этого вы получите все необходимое для работы онлайн.
• Выбор оператора ЭДО. Сделать это несложно, все есть в открытом доступе. На сайте ФНС есть специальный сервис для этого, в котором содержится список операторов и информация о них.
• Оформление договора с оператором и определение с ним порядка работы. Все нюансы договоренностей будут зависеть от того, с кем вы заключите соответствующее соглашение.
• Оплата услуги. В данном случае нужно предварительно оплатить пакет исходящих документов за год. Конечная цена зависит от количества таких документов. Могут быть и другие платные услуги в зависимости от того, что будет необходимо. Но эти вопросы вы уже обсудите непосредственно с оператором.

Использование официального сайта ФНС. В отличие от прежней процедуры через сайт инспекции отчетность можно сдавать бесплатно. Однако и в этом случае необходимо соблюдать определенные требования:
• Получите электронную подпись. Порядок был описан ранее.
• Выполните все технические условия, которые указаны на сайте ФНС https://www.nalog.gov.ru/rn77/service/pred_elv/. В частности, нужно ознакомиться с разделами о порядке представления отчетности и руководством пользователя сервиса.
Следует учесть, что при применении данного способа разобраться будет сложнее. Технических требований к установке достаточно много. В случае же с оператором ЭДО этот процесс значительно упрощается.
В заключение можно сказать, что электронный документооборот сильно упрощает работу. Поэтому если вы еще на него не перешли, то однозначно это стоит сделать. В таком случае вы существенно сэкономите время и трудозатраты. Кроме того, вы не пропустите все необходимые обновления законодательства и снизите риски возможных ошибок в расчете.

Сдача 6-НДФЛ: определяемся с адресом

Правильное направление расчета — это отдельный вопрос. Более того, при подаче документа не тому адресату может грозить штраф. Рассмотрим подробнее тонкости, которые нужно учитывать при отправке расчета.
Общее правило следующее: расчет 6-НДФЛ сдают в ФНС по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если конкретнее, то для учреждений — это местонахождение, а для предпринимателей — местожительство (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Ситуация усложняется, если у компании есть обособленные подразделения (ОП).
При наличии ОП расчет подается в налоговый орган по месту учета подразделения. Это касается доходов:
• сотрудников ОП;
• физических лиц, занятых по ГПД в ОП.

Если у вас несколько ОП, расчет можно представить за сотрудников следующим образом:
• По месту нахождения выбранного вами подразделения. Касается случая, когда ОП расположены в одном муниципальном образовании, но основная компания в другом.
• По месту нахождения головного учреждения либо выбранного вами ОП. Основная компания и подразделения при этом должны находиться в одном муниципальном образовании.

Также нужно сообщить ФНС о своем выборе. Делается это путем подачи уведомления. Его форма установлена Приказом ФНС РФ от 06.12.2019 № ММВ-7-11/622@. Документ нужно предоставить в ту инспекцию, через которую будет подаваться расчет. Инспекции по адресу других подразделений узнают об этом автоматически. Срок подачи – не позднее первого рабочего дня налогового периода. При нарушении срока подачи в выборе ФНС будет отказано.

Если расчет был подан не в ту инспекцию, ФНС может посчитать, что он не сдан, в связи с чем возможна ответственность. В частности, оштрафовать могут в соответствии с п. 1.2 ст. 126 НК РФ за несвоевременное представление расчета. Сумма штрафа составляет 1 тыс. рублей. Он считается за каждый месяц со дня, установленного для представления расчета, и до дня, когда он был представлен.

Также если расчет не представлен в течение 20 дней после установленного срока, ФНС вправе приостановить операции по счетам (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Есть также административные санкции для ответственного за сдачу отчета сотрудника. Они также предусмотрены в случае нарушения срока представления отчетности. Сумма штрафа составляет от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Куда сдавать 6-НДФЛ на спецрежимах и крупнейшим налогоплательщикам

Кроме всего перечисленного в прошлом разделе, есть и другие особенности, связанные с определением адреса при сдаче отчета. Они касаются отдельных категорий налогоплательщиков.

Предприниматели на патентной системе налогообложения (ПСН)
По сотрудникам, связанным с патентной деятельностью, расчет подается в ФНС по месту учета в качестве плательщика ПСН. Как правило, это инспекция, в которую вы подавали заявление на получение патента (п. 2 ст. 230, п. 2 ст. 346.45, п. 1 ст. 346.46 НК РФ).
Если плательщик ПСН состоит на учете в нескольких ФНС, то в каждую из них подается отдельный отчет. А именно по тем сотрудникам, которые заняты в патентной деятельности, по каждому субъекту (письмо ФНС РФ от 22.06.2021 № БС-4-11/8725@).
В поле «Код ОКТМО» указывается код по местонахождению инспекции, где вы стоите как плательщик патента (пп. 10 п. 21 порядка заполнения 6-НДФЛ).
При совмещении режимов, например, с УСН, действуйте следующим образом:
• По патентным работникам отчитывайтесь в ту ФНС, где состоите как плательщик ПСН;
• По сотрудникам на другом режиме отчитывайтесь по вашему месту жительства.
Из последнего правила есть исключения. При совпадении инспекции, где вы стоите как плательщик ПСН и по месту жительства, можно подать один расчет. То есть за работников на обоих режимах. При этом нужно проставить код 120 в поле «По месту нахождения» (письмо ФНС РФ от 22.06.2021 № БС-4-11/8725@).

Крупнейшие налогоплательщики
Обычно данные категории лиц сдают отчетность в свою межрегиональную (межрайонную) инспекцию. Однако есть исключения для отчетности по НДФЛ и взносам.
В частности, расчет 6-НДФЛ нужно подавать по месту своего нахождения (п. 3 ст. 80, п. 2 ст. 230, п. 7 ст. 431 НК РФ, письма Минфина РФ от 28.02.2017 № 03-15-06/11252, ФНС РФ от 09.02.2017 № БС-3-11/822@).