Замена расчетного периода для оплаты больничных

Закон предусматривает случаи, когда сотрудники могут выбирать годы расчетного периода для расчета больничных и иных социальных пособий. При этом важно учитывать все требования, чтобы избежать претензий от персонала и СФР. Когда следует заменить годы расчетного периода, каков порядок данной процедуры и как составить заявление, изложено в данном материале.

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Право на замену расчетного периода
2. Расчет больничного: замена расчетного периода
3. Заявление о замене расчетного периода: образец

Право на замену расчетного периода

Временной промежуток, за который исчисляют средний заработок застрахованного лица, называется расчетным периодом. Его продолжительность составляет два года, которые предшествуют наступлению болезни или другого страхового случая.

Определение расчетного периода – первый шаг для расчета больничного пособия. Это правило применяется и к работнику, который заболел в первый день трудоустройства.
Если заработок за два прошлых года отсутствует или меньше минимального, пособия считают из МРОТ.

На практике возникают случаи, когда сотрудники в расчетном периоде находились в отпусках по беременности и родам и уходу за ребенком до полутора или трех лет. Тогда такое время можно полностью или частично заменить на предшествующие один или два года. Главное, чтобы это привело к повышению размера выплаты (ст. 14 закона № 255-ФЗ).
При этом не имеет значения, приходятся декретные отпуска на весь год или только на его часть.

Чтобы воспользоваться таким правом, застрахованное лицо пишет заявление по форме, утвержденной СФР. По своей инициативе работодатель не вправе выбирать расчетный период.
Составить документ можно как на конкретный страховой случай, так и на весь календарный год. В нем указывают, какие годы периода расчета заменить, а какие использовать. Также отражают основания замены – отпуск по беременности и родам или уходу за ребенком.

До написания заявления страхователю следует самостоятельно оценить, какие годы расчета приведут к увеличению размера пособия. Для этого определяют средний заработок с учетом замены и без нее. Предельную величину базы по страховым взносам учитывают за тот временной промежуток, который взят на замену. Так, если в расчете вместо 2022 и 2023 годов используют 2020-й и 2021-й, фактический заработок сравнивают с лимитом этих календарных лет.

При этом если исчисляют выплату по временной нетрудоспособности в связи с болезнью, сравнивают только базу по заработку. Когда определяют размер материнских пособий, в расчете учитывают также исключаемые периоды. Речь идет о днях болезни, беременности, ухода за малышами до полутора или трех лет.

При этом важно помнить, что если сотрудник после 1 января 2024 года работает полный или неполный день и получает пособие по уходу, такой период не учитывается в исключаемых днях и не дает право на замену лет при наступлении страховых случаев в будущем (Закон от 19.12.2023 № 620-ФЗ).

Менять период расчета можно только на те годы, которые непосредственно предшествуют наступлению страхового случая. Например, сотрудница заболела в 2025 году, а в 2022–2023 годах находилась в материнских и детских отпусках. В таком случае для расчета пособия можно использовать 2021 и 2022 годы. Брать более ранние периоды недопустимо.
Социальный фонд учитывает расчетный период только на основании заявления. Поэтому такие сведения требуется передать в СФР не позднее пяти рабочих дней с момента получения.

Также возможны замена лет и перерасчет пособия после его выплаты, но не более чем за три года до дня обращения застрахованного лица (ч. 1 ст. 14 закона № 255-ФЗ). В таком случае сотрудник составляет заявление по форме СФР, а работодатель после получения документа сообщением 109 уведомляет фонд о необходимости перерасчета. В ответ страховщик закрывает текущий процесс и открывает новый подпроцесс с кодом 100. В данном сообщении страхователь заменяет годы расчетного периода и передает информацию в социальный фонд для оплаты.

Расчет больничного: замена расчетного периода

Порядок исчисления социальных пособий определен законом № 255-ФЗ, и право выбора календарных лет на него не влияет.
В общем случае сначала определяют облагаемую взносами базу за расчетный период и сравнивают ее с МРОТ и максимальной предельной величиной. Заработок за два календарных года суммируют.

Число дней в периоде расчета зависит от вида социальной выплаты. Если начисляют больничное пособие по болезни, травме, уходу за больным членом семьи и иным аналогичным основаниям, фактический заработок всегда делят на 730. Когда же рассчитывают оплату декретных отпусков, учитывают фактическое количество дней в календарных годах. Так, при использовании 2024 года берут 366 дней. Также из полученной суммы вычитают исключаемые периоды.

Формулы для расчета среднего заработка следующие: средний заработок для расчета больничных = фактический заработок за два предыдущих календарных года / 730;

Средний заработок для расчета пособий по беременности и родам и уходу за ребенком = фактический заработок за два предыдущих календарных года / 730 (731) – число исключаемых дней.

После этого полученное среднее значение умножают на количество дней нетрудоспособности.

Для исчисления оплаты детского отпуска предусмотрена специальная формула: пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет = средний заработок х 30,4 х 40 %.

Пример 1

Экономист Смирнова О.Л. ООО «Альфа» болела с 2 по 6 октября 2024 года. В 2022–2023 годах сотрудница находилась в материнском и детском отпусках и зарплату не получала. Смирнова О.Л. написала заявление о замене лет расчетного периода.
В 2020 году ее заработок составил 900 тыс. рублей, а в 2021-м – 1 млн рублей. В последнем году база превышает предельную величину, поэтому в расчет можно взять только 966 тыс. рублей.

Тогда пособие по листу нетрудоспособности исчисляется так: средний заработок = (900 000 + 966 000) / 730 = 2 556,16 рубля.

Выплата по больничному листу за счет работодателя = 2 556,16 х 3 дня = 7 668,48 рубля.

Выплата по больничному листу за счет в СФР = 2 556,16 х 2 дня = 5 112,32 рубля.

Данные о заработке работодатель направит в фонд.
На практике наиболее выгодной может быть замена одного года из расчетного периода. Это касается материнских и детских пособий. Рассмотрим такую ситуацию.

Пример 2

Ведущий инженер Волкова А.А. ООО «Эдельвейс» с 1 сентября 2022 года находится в декретных отпусках. С 2 октября 2024 года она прервала отпуск по уходу за ребенком до полутора лет и оформила больничный по беременности и родам.
В 2023 году дохода у сотрудницы не было. Заработок в 2020 году равен 850 тыс. рублей, в 2021 – 950 тыс. рублей, в 2022 году – 560 тыс. рублей. В 2020, 2021 годах исключаемые периоды отсутствуют, в 2022 году Волкова А.А. 122 календарных дня находилась в отпуске по БиР, а 2023 год полностью состоит их декретных отпусков.
Чтобы работница получила максимальное пособие, следует рассмотреть допустимые варианты выбора расчетного периода.

В данном случае выгодно поменять только 2022-й и использовать вместо него 2021 год. Для этого Волкова А.А. должна написать заявление, а работодатель передать информацию в СФР для расчета и выплаты.
Тогда пособие по беременности и родам за 140 календарных дней составит: 364 383, 60 рубля (2 602,74 х 140).

Заявление о замене расчетного периода: образец

Новый бланк утвержден приказом Социального фонда России от 22.04.2024 № 643  и действует с 07.07.2024.

Унифицированная форма состоит из трех разделов.

В первом приводят наименование компании или ИП, Ф.И.О. застрахованного лица и СНИЛС.

Во второй части указывают сведения о замене лет. Здесь прописывают, какие годы сотрудник выбрал для расчета и в отношении какого случая. Возможны два варианта: по всем страховым случаям в году или по конкретному периоду нетрудоспособности, беременности и родам или детского отпуска до полутора или до трех лет.

Третий раздел содержит подписи работника, а также руководителя или иного лица, которое отвечает за оформление заявления.
Блок с отметками фонда работодатель не заполняет. Информацию в него вносят, если физлицо обращается за пособием напрямую в СФР, к примеру, при ликвидации организации.

По ссылке можно скачать образец заявления о замене расчетного периода.