Замена отпуска компенсацией

Замена отпуска компенсацией, то есть денежной выплатой вместо отдыха, полагается сотруднику только при увольнении. Однако иногда компенсировать отпуск деньгами можно работнику, который продолжает работать. Разберемся, когда эта замена возможна и какими документами ее оформить.

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия

Содержание

1. Замена отпуска денежной компенсацией: ТК РФ
2. Условия замены отпуска денежной компенсацией
3. Заявление на замену отпуска
4. Приказ о замене отпуска компенсацией

Замена отпуска денежной компенсацией: ТК РФ

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в двух случаях: взамен отпуска, превышающего 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ), и при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ).

Основной и дополнительный отпуска нельзя заменять деньгами:
• беременным женщинам;
• сотрудникам в возрасте до 18 лет.

Дополнительный отпуск минимальной продолжительности 7 календарных дней нельзя заменять тем, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда (письмо Минтруда РФ от 18.06.2020 № 15-1/ООГ-1710).

Нельзя заменять деньгами неиспользованный дополнительный отпуск чернобыльцам. Дополнительное время отдыха — это социальная гарантия для них (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1, абз. 7 письма Минтруда РФ от 26.03.2014 № 13-7/В-234). Такие ограничения установлены в абз. 3 ст. 126 ТК РФ.

Отдельные ограничения предусмотрены в отношении сотрудников:
• таможенных органов (п. 2 ст. 35 Закона от 21.07.1997 № 114-ФЗ);
• органов внутренних дел (ч. 3 ст. 45 положения, утвержденного Постановлением Верховного Совета РФ от 23.12.1992 № 4202-1);
• других госорганов, если это прямо установлено внутренними приказами или законодательством.

В зависимости от стажа работы сотрудника компенсация за неиспользованный отпуск может быть полной или пропорциональной.

Полную компенсацию выплачивают за все 28 календарных дней отпуска, если увольняемый сотрудник в рабочем году трудился в организации:
– не менее пяти месяцев и 15 дней, при условии, что причиной увольнения стали: ликвидация организации или ее отдельных частей, сокращение численности или штата, призыв на военную службу, признание сотрудника полностью неспособным к труду согласно медицинскому заключению;
– не менее 11 месяцев, включаемых в стаж работы, дающий право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска, при увольнении по другим причинам.

Правила расчета компенсации аналогичны тем, которые применяются при исчислении отпускных. То есть дни отдыха, за которые работнику полагается компенсация, оплачиваются исходя из среднего заработка. И главный документ, на который тут надо ориентироваться, – положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

То есть в итоге, определив среднедневной заработок, бухгалтер умножит его на то количество дней, за которые уволенному работнику полагается компенсация. Полученный результат и будет компенсацией за не использованный работником отпуск.

Но есть одна тонкость. По общему правилу, если работник увольняется, деньги ему надо выдать в день увольнения. На практике такая дата может выпасть на последний день месяца. Если у вас сложилась именно такая ситуация, не забудьте включить этот месяц в расчетный период. Ведь день увольнения является последним рабочим днем (ст. 84.1 ТК РФ). И получается, что весь месяц сотрудник ходил на работу и исключать его из расчета оснований нет.

К расчету выплаты за неотгулянный отпуск следует отнестись внимательно, особенно если это расчет при увольнении работника. Компенсировать нужно все положенные дни отдыха, в том числе дополнительного, за все рабочие годы. На практике нередко забывают об этом.

Кроме того, важно помнить, что для исчисления размера компенсации используется средний дневной заработок, который имеет особый порядок расчета (п. 10 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 922). Неправильный подсчет количества дней неиспользованного отпуска может привести к занижению или завышению сумм, причитающихся сотруднику.

В случае недоплаты работодателя могут привлечь:
– к материальной ответственности в виде выплаты компенсации за задержку зарплаты (ст. 236 ТК РФ);
– административной ответственности в виде штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).

В ситуации когда сотрудник уволился, излишне выплаченная ему сумма может быть возмещена только в добровольном порядке либо путем обращения организации в суд (ст. 137 ТК РФ, Определение Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013).

При расчете количества дней неиспользованного отпуска зачастую получается дробное число. Некоторые работодатели округляют его по арифметическим правилам, например, число 7,3 до 7, тем самым ущемляя права работников.

В Трудовом кодексе не сказано, как округлять дробное количество неиспользованных дней отпуска. Однако если в организации принимается решение об округлении, это надо делать в пользу работника (например, число 7,3 нужно округлить до 8).

Если работодатель будет округлять число дней неиспользованного отпуска по арифметическим правилам, размер положенной выплаты окажется меньше, чем положено. Работник, узнав о нарушении, сможет обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд с требованием осуществить перерасчет и выплатить компенсацию за задержку этой выплаты.

Учтите, теперь работодатели обязаны компенсировать при увольнении не только неиспользованный отпуск, но и отгулы за труд в нерабочее время (Постановление Конституционного Суда РФ от 06.12.2023 № 56-П). Изменение действует с 6 декабря 2023 года.

Условия замены отпуска денежной компенсацией

Замена отпуска денежной компенсацией возможна как при увольнении сотрудника, так и в случае, когда он остается работать в компании, но вместо отдыха хочет получить деньги. Разберемся, как действовать в зависимости от причины замены.

Компенсация, связанная с увольнением
Бухгалтеру придется рассчитать и начислить данную выплату, если работник увольняется на одном из оснований, предусмотренных ТК РФ. В том числе и при увольнении в порядке перевода в другую компанию.

А вот ситуации, когда выдавать компенсацию не нужно:
– внешнего совместителя перевели на основное место работы в компании (имеется в виду именно случай перевода. Если же совместитель сначала написал заявление на увольнение, а потом заявление о приеме на работу, то выплатить компенсацию необходимо);
– работник трудился в компании менее половины месяца (бухгалтеру надо посчитать, сколько календарных дней приходится на отработанное время, и если это составляет менее половины от общего количества календарных дней в данном месяце, компенсацию выплачивать не нужно).

Нет оснований для выплаты в случаях, когда работника переводят из одного подразделения в другое. Ну и конечно, никакой компенсации за отпуск не полагается тем, кто работал по гражданско-правовым договорам. Ведь отпуск предоставляют только работникам, с которыми заключены трудовые соглашения. Исключением являются случаи, когда ГПД содержит положения об отпусках и их компенсациях. Но такое на практике встречается нечасто.

Организация обязана предоставлять работникам отпуска каждый год. Соответственно, надо посмотреть, за какие годы работник не использовал отпуск. При этом нужно ориентироваться не на календарные годы, а на рабочие годы увольняемого. Так, если первый день работы 20 мая 2023 года, то первый рабочий год, за который работнику полагается отпуск, закончится 19 мая 2024 года.

Если работник не использовал отпуск за полный рабочий год, тогда надо выплатить компенсацию за 28 календарных дней (при условии, что в году не было периодов, которые права на отпуск не дают). В таком же размере компенсация полагается и в случае, если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно.

При увольнении нужно выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска, положенные работнику в данной организации, – как основной, так и дополнительные.

Также отметим, что если работник не брал отпуска несколько лет, организация обязана выплатить ему компенсацию за все неотгулянные дни, накопившиеся с момента поступления работника в компанию (ст. 127 ТК РФ).
Деньги работнику надо выдать в его последний рабочий день, то есть в день увольнения.

Бывает, что работники берут отпуск перед тем, как уйти из организации. Тогда выдать компенсацию придется в последний рабочий день, предшествующий отдыху. Такой вывод следует из статьи 80 ТК РФ. Ведь именно в последний день работы организация должна произвести окончательный расчет с работником, выдать ему трудовую книжку и другие документы, связанные с работой.

Если не выплатите работнику компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, он вправе взыскать ее через суд. Неважно, сколько времени прошло со дня окончания того рабочего года, за который полагается отдых. Значение имеет лишь время, прошедшее с момента увольнения. Чтобы обратиться в суд, у сотрудника есть один год. Отсчет пойдет со дня увольнения (ч. 1 ст. 140, ч. 2 ст. 392 ТК РФ). Если он пропустит этот срок, в выплате ему откажут (Определение Конституционного Суда РФ от 30.06.2020 № 1428-О).

Компенсация, не связанная с увольнением
Выплачивать компенсацию за отпуск, не связанную с увольнением, это право, а не обязанность работодателя. То есть в принципе руководство может и отказать работнику в компенсации, и отправить его на отдых. Это следует из статьи 126 ТК РФ.

При этом какого-то ограничения на количество дней, которые можно компенсировать, законом не установлено. Заменить деньгами можно дополнительные дни отдыха, положенные сотруднику за любое время.

Заменить деньгами можно только ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней за год. То есть если у работника накопилось неиспользованных отпусков за два года, то выплачивать компенсацию можно только за те дни, которые полагаются сверх 56 календарных дней (28 дн. × 2 г.). Такие ограничения установлены статьей 126 ТК РФ. Фактически это означает, что работники могут получить деньги вместо отдыха только по дополнительным отпускам.

Если бухгалтер все же заменит денежной компенсацией часть неотгулянного отпуска, которая не превышает 28 календарных дней, компанию и директора могут оштрафовать. Штраф на организацию — до 50 тыс. рублей, на директора — до 5 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Четких сроков для выплаты денег вместо отпуска трудовое законодательство не устанавливает. Это связано с тем, что работодатель не обязан выплачивать компенсацию за неиспользованные отпуска. Поэтому сроки согласовываются индивидуально между работником и руководством организации. Обычно компенсацию выдают вместе с очередной заработной платой.

Заявление на замену отпуска

Если работник хочет получить компенсацию, он должен написать заявление, а руководитель — его согласовать. Выплатить деньги вместо отпуска без обоюдного согласия нельзя. Утвержденной формы заявления нет, его можно составить в произвольной форме.

Заявление на замену отпуска можно скачать по ссылке.

На заявлении работника проверьте разрешительную визу директора. Ведь по закону работодатель вправе отказать работнику, причем даже если отпуск работника больше 28 календарных дней за рабочий год и он хочет заменить дни превышения денежной компенсацией (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 19.03.2018 по делу № 33-3610/2018).

При этом, если в трудовом договоре с сотрудником или локальном акте компании есть условие о выплате денежной компенсации, отказ работодателя может повлечь за собой судебные споры.

Приказ о замене отпуска компенсацией

Руководитель рассматривает заявление работника. В случае одобрения он издает приказ о выплате компенсации вместо части отпуска. Унифицированной формы приказа нет.

По мнению Роструда, работодатель вправе издать всего один приказ о выплате компенсации, причем как разбивая, так и не разбивая в нем количество дней неиспользованного отдыха на основной и дополнительный (ответ на вопрос от 11.06.2024 № 200783).

А что делать, если сотрудник передумал? Просто отмените приказ о компенсации. Главное, чтобы ни работник, ни работодатель не возражали против этого. У сотрудника есть право передумать.

При ошибке в расчете компенсации ее надо пересчитать и доплатить (абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Иначе могут возникнуть споры с работником. Причем чаще всего сотрудники спорят из-за неправильно посчитанных дней неиспользованного отпуска или указывают, что им не предоставляли дополнительный отпуск, на который они на самом деле не имели права (Определение Второго кассационного суда от 09.11.2023 № 88-24440/2023).