Выплаты при увольнении в отчете 6-НДФЛ

Увольнение сотрудника сопровождается соответствующими выплатами. Как и в обычных случаях, эти суммы также нужно отображать в отчетности. Выплаты бывают нескольких видов, они имеют разный характер и особенности заполнения 6-НДФЛ. Сегодня мы расскажем о том, что положено работнику при увольнении и как это следует отразить. Приведем пример заполнения формы и коснемся других нюансов связанных с отчетностью. Все подробности представлены далее.

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Гарантии трудового законодательства при увольнении
2. Как отразить увольнение в 6-НДФЛ?
3. Компенсация
4. Отпуск перед увольнением в 6-НДФЛ
5. Выходное пособие в 6-НДФЛ
6. Заполнение 6-НДФЛ при увольнении (пример)

Гарантии трудового законодательства при увольнении

В случае прекращения трудовых отношений, закон гарантирует, что работник имеет право на все причитающиеся ему суммы. Выплатить их работодатель обязан в день увольнения сотрудника. Исключением может быть случай, когда работник не трудился в день увольнения. В такой ситуации средства выплачиваются не позднее дня, следующего за предъявлением им требования о расчете. Указанные положения прописаны в статье 140 ТК РФ.

Под причитающимися выплатами, как правило, понимается заработная плата (далее ЗП) и компенсация за неиспользованный отпуск (далее КНО). При этом могут быть и другие суммы, например выходное пособие. Подробнее об этом мы расскажем в отдельном разделе.

Кроме того работник имеет право вместо КНО, израсходовать неиспользованный отпуск. Для этого трудящийся должен составить письменное заявление. При данных обстоятельствах днем увольнения будет указываться последний день отпуска. Это следует из положений статьи 127 ТК РФ.

При предоставлении отпуска с последующим увольнением действует особенный порядок расчета. Сначала нужно заплатить отпускные. Сделать это необходимо за три календарных дня до начала отпуска. Остальные причитающиеся суммы выплачиваются в последний день работы перед отпуском. Нормы: ч. 5 ст. 80, ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1.

Также вы должны выдать сотруднику определенные документы. В частности:
• Трудовую книжку, если она ведется. Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), если у сотрудника нет трудовой книжки;
• Раздел 3 Расчета по страховым взносам (РСВ);
• Раздел 1 формы сведений для ведения индивидуального учета и сведения о начисленных взносах (ЕФС-1).

Остальные документы выдаются только по заявлению работника. Например, это могут быть:
• Копия приказа об увольнении;
• Справка о доходах;
• Выписка из персонифицированных сведений;
• Иное.

Если работодатель пренебрегает выплатами, которые положены сотруднику, ему грозит ответственность. За задержку выплаты ЗП и других причитающихся сумм, предусмотрены следующие виды наказаний:

• Административная ответственность в соответствии с ч.6 и 7 ст.5.27 КоАП РФ.
По данному виду нарушения возможно привлечение одновременно и компании и должностного лица. При этом у организации есть возможность освободиться от ответственности при соблюдении определенных условий (ч. 3, 4 ст. 2.1 КоАП РФ). За первое нарушение должностное лицо могут наказать максимальной суммой до 20 тысяч руб. Для предпринимателей штраф за первое нарушение доходит до 5 тыс., а для компаний до 50 тыс. Административка применяется если действия нарушителей не содержат уголовно наказуемого деяния;

• Уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ.
Применение данной статьи возможно, если была частичная невыплата ЗП свыше 3 мес. Также, если была полная невыплата ЗП свыше 2 мес. Также размер наказания зависит от МРОТ, корыстной (личной) заинтересованности руководителя и тяжких последствий. По статье существует несколько видов наказаний. Самое суровое из них лишение свободы до 5 лет. При определенных условиях лицо может быть освобождено от ответственности по ч.1 и 2 указанной статьи;

• Материальная ответственность согласно ст. 236 ТК РФ. Норма подразумевает выплату процентов в случае нарушения срока оплаты. Сделать это работодатель будет обязан даже в случае отсутствия его вины в задержке. Об этом говорит (ч. 2 ст. 236 ТК РФ);

• Риски возмещения морального вреда и риски судебных издержек. Подобные последствия возникают, если сотрудник заявляет судебные требования. Нормы: ч. 1 ст. 21, ст. 237 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2.

Как отразить увольнение в 6-НДФЛ?

На сегодняшний день к большинству перечислений применяется одинаковый регламент. Это значит, что порядок отражения в отчете ЗП, почти такой же как при получении работниками сумм в случае увольнения.

Однако конкретный порядок всё-таки имеет некоторую зависимость от вида выплаты. Отражаем мы их в 6-НДФЛ следующим образом:
• Заработная плата указывается в расчете в полном размере (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 217 НК РФ);
• Компенсация неиспользованного отпуска (далее НО) также указывается в 6-НДФЛ в полном размере (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 217 НК РФ);
• Выходные пособия (включая увольнение по соглашению сторон) не отражаются, если они в пределах необлагаемых размеров (Письма ФНС России от 11.04.2019 N БС-4-11/6839@, от 23.03.2016 N БС-4-11/4901). К пособиям мы еще вернемся немного позднее;
• Выходные пособия (далее ВП) в случае сокращения штата не отражаются, если не превышают предел;
• Если выплаты превышают необлагаемый предел (ст. 217 НК РФ), то в расчете отражается только сумма превышения.

Днем получения дохода (ЗП или иных сумм) является день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Общий порядок отражения в расчете будет следующим.

Раздел 1.
Заполняется в стандартном порядке (включая суммы при увольнении). То есть отражается налог, удержанный в отчетном периоде, и налог, возвращенный в этом периоде. Подробнее см. п. 25 Порядка заполнения 6-НДФЛ утв. Приказом ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@ (далее Порядок).

Раздел 2.
Налог с соответствующих сумм отражается в составе общих показателей (п.28 Порядка). В частности:
• Стр.110. Кол-во физлиц (далее ФЛ), которые получили облагаемый доход в течение налогового периода;
• Стр.120. Общая сумма средств выплаченных ФЛ в периоде;
• 140. НДФЛ исчисленный с 1 января по последнее число периода;
• 160. НДФЛ удержанный с 1 января по последнее число;
• 161-166. Удержанный налог за последние 3 месяца отчетного периода, в разбивке по периодам удержания

Каждая из перечисленных выше строк включает в себя, в том числе и выплаты при увольнении.
В расчете за год, данные суммы также нужно отразить в справке о доходах и суммах налога (разд. V Порядка). В приложении к справке указываются, например такие коды:
• Компенсация за неиспользованный отпуск – код 2013;
• Заработная плата – код 2000.
Перечень кодов видов доходов содержится в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.

Компенсация

Под компенсацией в данном разделе мы будем понимать именно неиспользованный отпуск. Что касается выходных пособий, о них у нас будет отдельный раздел далее.

КНО одна из выплат, которые в обязательном порядке должны быть выданы сотруднику (ст.127 ТК РФ). Если конечно он сам не подаст заявление на предоставление отпуска перед увольнением. Но об этом позже.

Компенсация не подлежит освобождению от налогообложения (ст. 217 НК). Она должна быть отражена в расчете 6-НДФЛ в полном размере. Сумма должна быть выдана трудящемуся, в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ). Датой фактического получения дохода для КНО также является день выплаты средств (п.1 ст.223 НК).

Общий регламент отражения в расчете, мы упоминали в предыдущем разделе. Он распространяется и на данный случай. При этом можно добавить следующее:
• Сумма компенсации отражается в строке 120 Раздела 2, в том периоде, в котором происходит фактическая выплата;
• Исчисление и удержание НДФЛ осуществляются при фактическом получении дохода. Это в частности строки 140 и 160 Раздела 2;
• В строках 021-026 налог отражается в соответствии со сроком перечисления (п.25 Порядка):
— 28 число каждого месяца, если суммы выданы с 1 по 22 текущего месяца;
— 5 число следующего месяца, при выплатах с 23 по последнее число месяца;
• Общая сумма налога должна быть отображена в стр.020 (п.25 Порядка).

Отпуск перед увольнением в 6-НДФЛ

Статья 127 ТК РФ дает сотруднику право выбора, в отношении того, как поступить со своим отпуском. В частности он может:
• получить КНО;
• получить отпуск с последующим увольнением по его заявлению.

Однако стоит учесть, что предоставление отпуска перед расторжением трудового договора, это право работодателя. То есть он не обязан этого делать. Такой вывод подтверждается Письмом Роструда от 30.04.2008 N 1025-6. Отпуск в данном случае предоставляется вне графика. Поэтому работодатель может отказать и выплатить соответствующую компенсацию.

В случае согласия работодателя, ему нужно сделать следующее:
• сообщить сотруднику о количестве положенного отпуска. Для этого необходимо сделать конкретный расчет положенных лицу дней;
• получить от него заявление. В нем трудящийся должен указать, что просит предоставить отпуск именно с последующим увольнением;
• издать соответствующий Приказ. В нем следует прописать:
— что непосредственно предоставляется отпуск;
— причину расторжения договора со ссылкой на Трудовой кодекс РФ;
— распоряжение о выдаче лицу необходимых документов;
• после издания Приказа вам нужно будет сдать подраздел 1.1 ЕФС-1. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня, после того как Приказ был издан.

Далее следует рассчитать отпускные и выплатить их за три календарных дня до начала отпуска. Остальные суммы (ЗП и прочее) выдайте в последний рабочий день перед отпуском. Это следует из следующих положений:
• ч. 9 ст. 136, ч. 1 ст. 140 ТК РФ;
• Письмо Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1;
• Письмо Минтруда от 06.07.2021 N 14-2/ООГ-6377.

Также необходимо будет выдать положенные лицу документы. Если у него не было трудовой книжки предоставьте ему СТД-Р (Письмо Минтруда от 06.07.2021 N 14-2/ООГ-6377).

У трудящегося остается право на отзыв своего заявления об отпуске с увольнением. Однако он ограничен во времени. Отозвать свое заявление он имеет право только до начала отпуска.

Что касается 6-НДФЛ, то датой получения дохода здесь также будет день выплаты. В этот же день нужно удержать налог. Перечисляется же НДФЛ в общем порядке: не позднее 28-го числа текущего месяца или 5-го числа следующего месяца, если удержан в конце месяца после 23го числа. В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в разделах 1 и 2 в периоде выплаты.

В целом же напомню, что в соответствии с новыми правилами все суммы при увольнении отражаются в 6-НДФЛ в общем порядке. Изменения связаны с тем, что для основной массы доходов датой получения теперь является день выплаты (п.1 ст.223 НК РФ).

Выходное пособие в 6-НДФЛ

Пару слов о самих пособиях. Они представляют собой сумму средней заработной платы (среднего заработка), которую компания должна выплатить при увольнении. Их выплачивают, если есть основания, установленные Трудовым кодексом, или если это предусмотрено локальными актами компании.

Случаи, установленные законом, содержатся в статье 178 ТК РФ. Сюда входят:
• Ликвидация компании;
• Сокращение численности или штата;
• Отказ от перевода на другую работу (при наличии мед заключения);
• Призыв на военную службу;
• Восстановление на работе на основании решения суда или трудовой инспекции работника, ранее выполнявшего эту работу;
• Отказ от перевода в другую местность вместе с работодателем;
• Невозможность вести трудовую деятельность в соответствии с медицинским заключением;
• Отказ от продолжения работы при изменении условий трудового договора.

Другие случаи могут быть установлены трудовым (коллективным) договором организации (ч. 8 ст. 178 ТК РФ).

Как уже говорилось, отражение в 6-НДФЛ ВП зависит от его размера. В частности от того, не превышает ли оно необлагаемый лимит. Таким лимитом является трехкратный размер среднего месячного заработка (ст. 217 НК).

Таким образом, если предел не достигнут, ВП не нужно указывать в 6-НДФЛ. Если же он превышен, то нужно указать только в сумме такого превышения.

Пособие в данном случае также отражается в общем порядке. То есть заполняются строки первого и второго раздела, о которых мы говорили ранее. Отражение происходит в периоде выплаты. НДФЛ удержите в день выдачи дохода. Перечисление налога производится в общем порядке (28го или 5го числа).

Заполнение 6-НДФЛ при увольнении (пример)

В первом случае приведем общий пример, когда сотрудник при расторжении ТД получает зарплату и КНО.
Дата увольнения сотрудника Алексеева В.В. 20 января 2024 года. В указанную дату он получил зарплату в размере 30 000 рублей и КНО 5 000 руб. Все суммы выданы в период с 1 по 22 января 2024 года. Заполняется расчет следующим образом.

Раздел 1:
— Строка 020 – (30 000 руб. + 5 000 руб.) x 13% = 4550 руб. В строке отражается общая сумма налога, которую нужно перечислить с начала периода;
— Стр.021 – 4550 рублей. НДФЛ уплаченный по первому сроку перечисления (с 1 по 22 января 2024).
Раздел 2:
— Стр.120 – (30 000 + 5 000) = 35 000 рублей. Общая сумма средств, полученная Алексеевым В.В.;
— Стр.131 – 35 000 р. Доходы начисленные по ТД;
— Стр.140 – 4550 р. Указывается исчисленная сумма налога при увольнении;
— Стр.160 — 4550 р. Указывается удержанная сумма налога;
— Стр.161 — 4550 р. Сумма НДФЛ удержанная с 1 по 22 число.

Второй случай рассмотрим на примере выходного пособия.

Сотрудник Семенов О.С. получил ВП 06.02.2024 года, в день своего освобождения от работы. Размер превышения составит 50 000 рублей. Соответственно сумма налога составила 6500 р.
Другому работнику Володину В.Г. 18.03.2024 также было выдано ВП при увольнении. Превышение в его случае было в размере 30 000 р. Сумма НДФЛ составила 3 900 р.
Предположим, что другим доходов в первом квартале к физлицам не поступало.
Рассмотрим, как будет заполняться 6-НДФЛ за 1 кв. 2024 г в данном случае.
Раздел 1:
— Строка 020. Общая сумма налога в данной ситуации составит 10 400 р.;
— Стр. 023. Пропишите размер по третьему сроку перечисления – 6500 р.;
— Стр. 025. По пятому сроку перечисления – 3 900 руб.
Раздел 2.
Кроме ставки налога и КБК, укажите также количество ФЛ получивших деньги (стр.110). В данном случае их двое. Далее сведения нужно прописать в следующих строках:
— Стр.120. Общая сумма дохода на обоих работников — 80 000 р.;
— Стр.131. Размер налоговой базы — 80 000 р.;
— Стр.140. Сумма налога на обоих лиц 10 400 р.;
— Стр.160. Удержанная сумма НДФЛ, размер которой также составляет 10 400 руб.;
— Стр.163. Удержанный НДФЛ с 1 по 22 число второго месяца квартала — 6500 р.;
— Стр.165. Удержанный НДФЛ с 1 по 22, третьего месяца квартала – 3900 р.