Выплаты при увольнении в отчете 6-НДФЛ

Увольнение сотрудника сопровождается соответствующими выплатами, которые следует отображать в отчетности. Выплаты бывают нескольких видов, они имеют разный характер и особенности заполнения в 6-НДФЛ. В статье изложено о том, что положено работнику при увольнении и как это следует отразить. Приведены примеры заполнения формы и другие нюансы, связанные с отчетностью. 

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Гарантии трудового законодательства при увольнении
2. Как отразить увольнение в 6-НДФЛ
3. Компенсация
4. Отпуск перед увольнением в 6-НДФЛ
5. Выходное пособие в 6-НДФЛ
6. Заполнение 6-НДФЛ при увольнении (пример)

Гарантии трудового законодательства при увольнении

При прекращении трудовых отношений закон гарантирует, что работник имеет право на все причитающиеся ему суммы. Выплатить их работодатель обязан в день увольнения сотрудника. Исключением может быть случай, когда работник не трудился в день увольнения. В такой ситуации средства выплачиваются не позднее дня, следующего за предъявлением им требования о расчете. Указанные положения прописаны в статье 140 ТК РФ.

Под причитающимися выплатами, как правило, понимается заработная плата (ЗП) и компенсация за неиспользованный отпуск (КНО). При этом могут быть и другие суммы, например, выходное пособие.

Кроме того, работник имеет право вместо КНО израсходовать неиспользованный отпуск. Для этого специалист должен составить письменное заявление. При данных обстоятельствах днем увольнения будет указываться последний день отпуска. Это следует из положений статьи 127 ТК РФ.

При предоставлении отпуска с последующим увольнением действует особенный порядок расчета. Сначала нужно заплатить отпускные. Сделать это необходимо за три календарных дня до начала отпуска. Остальные причитающиеся суммы выплачиваются в последний день работы перед отпуском (ч. 5 ст. 80, ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).

Также следует выдать сотруднику определенные документы:
• трудовую книжку (если она ведется). Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) (если у сотрудника нет трудовой книжки);
• раздел 3 расчета по страховым взносам (РСВ);
• раздел 1 формы сведений для ведения индивидуального учета и сведения о начисленных взносах (ЕФС-1).

Остальные документы выдаются только по заявлению работника. Например, это могут быть:
• копия приказа об увольнении;
• справка о доходах;
• выписка из персонифицированных сведений;
• иное.

Если работодатель пренебрегает выплатами, положенных сотруднику, ему грозит ответственность. За задержку выплаты ЗП и других причитающихся сумм, предусмотрены следующие виды наказаний:

1. Административная ответственность в соответствии с ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ.
По данному виду нарушения возможно привлечение одновременно и компании, и должностного лица. При этом у организации есть возможность освободиться от ответственности при соблюдении определенных условий (ч. 3, 4 ст. 2.1 КоАП РФ). За первое нарушение должностное лицо могут наказать максимальной суммой до 20 тыс. рублей. Для предпринимателей штраф за первое нарушение доходит до 5 тыс., а для компаний до 50 тыс. рублей.  Административка применяется, если действия нарушителей не содержат уголовно наказуемого деяния;

2. Уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ.
Применение данной статьи возможно, если была частичная невыплата ЗП свыше трех месяцев и полная невыплата ЗП свыше двух месяцев. Также размер наказания зависит от МРОТ, корыстной (личной) заинтересованности руководителя и тяжких последствий. По статье существует несколько видов наказаний. Самое суровое из них — лишение свободы до 5 лет. При определенных условиях лицо может быть освобождено от ответственности по ч. 1 и 2 ст. 145.1 УК РФ;

3. Материальная ответственность согласно ст. 236 ТК РФ. Норма подразумевает выплату процентов в случае нарушения срока оплаты. Сделать это работодатель будет обязан даже в случае отсутствия его вины в задержке (ч. 2 ст. 236 ТК РФ);

4. Риски возмещения морального вреда и риски судебных издержек. Подобные последствия возникают, если сотрудник заявляет судебные требования (ч. 1 ст. 21, ст. 237 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Как отразить увольнение в 6-НДФЛ

На сегодняшний день к большинству перечислений применяется одинаковый регламент. Это значит, что порядок отражения в отчете ЗП, почти такой же как при получении работниками сумм в случае увольнения.

Однако конкретный порядок все-таки имеет некоторую зависимость от вида выплаты. Отражаем мы их в 6-НДФЛ следующим образом:
• заработная плата указывается в расчете в полном размере (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 217 НК РФ);
• компенсация неиспользованного отпуска (КНО) также указывается в 6-НДФЛ в полном размере (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 217 НК РФ);
• выходные пособия (включая увольнение по соглашению сторон) не отражаются, если они в пределах необлагаемых размеров (письма ФНС РФ от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@, от 23.03.2016 № БС-4-11/4901);
• выходные пособия (ВП) в случае сокращения штата не отражаются, если не превышают предела;
• если выплаты превышают необлагаемый предел (ст. 217 НК РФ), в расчете отражается только сумма превышения.

Днем получения дохода (ЗП или иных сумм) является день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Общий порядок отражения в расчете будет следующим.

Раздел 1
Заполняется в стандартном порядке (включая суммы при увольнении). То есть отражается налог, удержанный в отчетном периоде, и налог, возвращенный в этом периоде (п. 25 порядка заполнения 6-НДФЛ утвержденного Приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (порядок).

Раздел 2
Налог с соответствующих сумм отражается в составе общих показателей (п. 28 порядка). В частности:
• стр. 110. Количество физлиц, которые получили облагаемый доход в течение налогового периода;
• стр.120. Общая сумма средств, выплаченных физлицам в периоде;
• стр. 140. НДФЛ, исчисленный с 1 января по последнее число периода;
• стр. 160. НДФЛ, удержанный с 1 января по последнее число;
• 161 — 166. Удержанный налог за последние три месяца отчетного периода, в разбивке по периодам удержания

Каждая из перечисленных выше строк включает в себя и выплаты при увольнении.
В расчете за год данные суммы также нужно отразить в справке о доходах и суммах налога (раздел V порядка). В приложении к справке указывают, например, такие коды:
• компенсация за неиспользованный отпуск – код 2013;
• заработная плата – код 2000.
Перечень кодов видов доходов содержится в Приказе ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Компенсация

Под компенсацией в данном разделе мы будем понимать именно неиспользованный отпуск.

Компенсация за неиспользованный отпуск (КНО) — одна из выплат, которые в обязательном порядке должны быть выданы сотруднику (ст. 127 ТК РФ). Если, конечно, он не подаст заявление на предоставление отпуска перед увольнением.

Компенсация не подлежит освобождению от налогообложения (ст. 217 НК РФ). Она должна быть отражена в расчете 6-НДФЛ в полном размере. Сумму следует выдать работнику в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ). Датой фактического получения дохода для КНО также является день выплаты средств (п. 1 ст. 223 НК РФ).

Общий регламент отражения в расчете:
• cумма компенсации отражается в строке 120 раздела 2 в том периоде, в котором происходит фактическая выплата;
• исчисление и удержание НДФЛ осуществляются при фактическом получении дохода. Это строки 140 и 160 раздела 2;
• в строках 02 1—026 налог отражается в соответствии со сроком перечисления (п. 25 порядка):
— 28-е число каждого месяца, если суммы выданы с 1-го по 22-е числа текущего месяца;
— 5-е число следующего месяца, при выплатах с 23-го по последнее число месяца;
• общая сумма налога должна быть отображена в стр. 020 (п. 25 порядка).

Отпуск перед увольнением в 6-НДФЛ

Статья 127 ТК РФ дает сотруднику право выбора в отношении того, как поступить со своим отпуском. В частности, он может получить:
• КНО;
• отпуск с последующим увольнением по его заявлению.

Однако стоит учесть, что предоставление отпуска перед расторжением трудового договора — это право работодателя, то есть он не обязан этого делать. Такой вывод подтверждается письмом Роструда от 30.04.2008 № 1025-6. Отпуск в данном случае предоставляется вне графика. Поэтому работодатель может отказать и выплатить соответствующую компенсацию.

В случае согласия работодателя ему нужно сделать следующее:
• сообщить сотруднику о количестве дней положенного отпуска. Для этого необходимо сделать конкретный расчет положенных лицу дней;
• получить от него заявление. В нем специалист должен указать, что просит предоставить отпуск именно с последующим увольнением;
• издать соответствующий приказ. В нем следует прописать:
— о предоставлении отпуска;
— причину расторжения договора со ссылкой на Трудовой кодекс РФ;
— распоряжение о выдаче лицу необходимых документов;
• после издания приказа надо сдать подраздел 1.1 ЕФС-1. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня, после издания приказа.

Далее следует рассчитать отпускные и выплатить их за три календарных дня до начала отпуска. Остальные суммы (ЗП и прочее) выдайте в последний рабочий день перед отпуском (ч. 9 ст. 136, ч. 1 ст. 140 ТК РФ, письма Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Минтруда от 06.07.2021 № 14-2/ООГ-6377.

Необходимо будет выдать положенные лицу документы. Если у него не было трудовой книжки, предоставьте ему СТД-Р (письмо Минтруда РФ от 06.07.2021 № 14-2/ООГ-6377).

У работника остается право на отзыв своего заявления об отпуске с увольнением. Однако он ограничен во времени: отозвать свое заявление он вправе лишь до начала отпуска.

Что касается 6-НДФЛ, то датой получения дохода здесь также будет день выплаты. В этот же день нужно удержать налог. Перечисляется же НДФЛ в общем порядке: не позднее 28-го числа текущего месяца или 5-го числа следующего месяца, если удержан в конце месяца после 23-го числа. В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в разделах 1 и 2 в периоде выплаты.

В целом в соответствии с новыми правилами все суммы при увольнении отражаются в 6-НДФЛ в общем порядке. Изменения связаны с тем, что для основной массы доходов датой получения теперь является день выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ).

Выходное пособие в 6-НДФЛ

Пособия представляют собой сумму средней заработной платы (среднего заработка), которую компания должна выплатить при увольнении. Их выплачивают, если есть основания, установленные Трудовым кодексом, или если это предусмотрено локальными актами компании.

Случаи, установленные законом, содержатся в статье 178 ТК РФ. Сюда входят:
• ликвидация компании;
• сокращение численности или штата;
• отказ от перевода на другую работу (при наличии медицинского заключения);
• призыв на военную службу;
• восстановление на работе на основании решения суда или трудовой инспекции специалиста, ранее выполнявшего этот функционал;
• отказ от перевода в другую местность вместе с работодателем;
• невозможность вести трудовую деятельность в соответствии с медицинским заключением;
• отказ от продолжения работы при изменении условий трудового договора.

Другие случаи могут быть установлены трудовым (коллективным) договором организации (ч. 8 ст. 178 ТК РФ).

Как уже говорилось, отражение в 6-НДФЛ ВП зависит от его размера. В частности от того, не превышает ли оно необлагаемый лимит. Таким лимитом является трехкратный размер среднего месячного заработка (ст. 217 НК РФ).

Таким образом, если предел не достигнут, не нужно указывать ВП в 6-НДФЛ. Если же он превышен, надо указать только в сумме такого превышения.

Пособие в данном случае также отражается в общем порядке. То есть заполняются строки разделов 1 и 2, о которых мы говорили ранее. Отражение происходит в периоде выплаты. НДФЛ удержите в день выдачи дохода. Перечисление налога производится в общем порядке (28-го или 5-го числа).

Заполнение 6-НДФЛ при увольнении (пример)

В первом случае приведем общий пример, когда сотрудник при расторжении ТД получает зарплату и КНО.
Дата увольнения сотрудника Алексеева В.В. — 20 января 2024 года. В указанную дату он получил зарплату в размере 30 тыс. рублей и КНО — 5 тыс. рублей. Все суммы выданы в период с 1 по 22 января 2024 года. Заполняется расчет следующим образом.

Раздел 1:
— строка 020 – (30 000 руб. + 5 000 руб.) x 13 % = 4 550 рублей. В строке отражается общая сумма налога, которую нужно перечислить с начала периода;
— строка 021 – 4 550 рублей. НДФЛ, уплаченный по первому сроку, перечисления (с 1 по 22 января 2024 года).
Раздел 2:
— строка 120 – (30 000 + 5 000) = 35 000 рублей. Общая сумма средств, полученная Алексеевым В.В.;
— строка 131 – 35 000 рублей. Доходы, начисленные по ТД;
— строка 140 – 4 550 р. Указывается исчисленная сумма налога при увольнении;
— строка 160 — 4 550 р. Указывается удержанная сумма налога;
— строка 161 — 4 550 р. Сумма НДФЛ, удержанная с 1-е по 22-е число.

Второй случай рассмотрим на примере выходного пособия.

Сотрудник Семенов О.С. получил ВП 06.02.2024, в день своего увольнения. Размер превышения составит 50 тыс. рублей. Соответственно, сумма налога составила 6 500 рублей.
Другому работнику Володину В.Г. 18.03.2024 также было выдано ВП при увольнении. Превышение в его случае было в размере 30 000 рублей. Сумма НДФЛ составила 3 900 рублей.
Предположим, что другим доходов в I квартале у физлиц не было.
Рассмотрим, как будет заполняться 6-НДФЛ за I квартал 2024 года в данном случае.
Раздел 1:
— строка 020. Общая сумма налога в данной ситуации составит 10 400 рублей;
— строка 023. Пропишите размер по третьему сроку перечисления – 6 500 рублей;
— строка 025. По пятому сроку перечисления – 3 900 рублей.
Раздел 2:
Кроме ставки налога и КБК, укажите также количество физлиц, получивших деньги (стр. 110). В данном случае их двое. Далее сведения нужно прописать в следующих строках:
— строка 120. Общая сумма дохода на обоих работников — 80 тыс. рублей.;
— строка 131. Размер налоговой базы — 80 тыс. рублей;
— строка 140. Сумма налога на обоих лиц — 10 400 рублей;
— строка 160. Удержанная сумма НДФЛ, размер которой также составляет 10 400 рублей;
— строка 163. Удержанный НДФЛ с 1-е по 22-е число второго месяца квартала — 6 500 рублей;
— строка 165. Удержанный НДФЛ с 1-го по 22-е число третьего месяца квартала – 3 900 рублей.