Выплата аванса в 2023 году: как не обидеть сотрудника

В трудовом кодексе нет понятия аванса. По сути, речь идет о зарплате за первую половину месяца. ТК РФ четко не определяет  порядок ее исчисления, который поменялся с начала 2023 года.

Основные положения начисления и выплаты зарплаты за первую половину месяца работодатель устанавливает самостоятельно в локальных нормативных актах. Важно лишь соблюдать ряд базовых правил.

При исчислении аванса необходимо учитывать установленную тарифную ставку или оклад, а также фактически отработанное в первой половине месяца время.

Заработная плата – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества и качества выполняемой работы (ст. 129 ТК РФ). Поэтому при расчете аванса необходимо учитывать те же составляющие, что и при исчислении зарплаты за месяц. Иной подход может быть признан дискриминацией труда (письмо Минтруда РФ от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660).

При этом если сотруднику установлены доплаты, надбавки, иные стимулирующие выплаты, определение которых не зависит от итоговой оценки за месяц, их необходимо учитывать при расчете аванса. К ним относятся, например, доплата за работу в ночное время, бригадирство и прочие. Когда же стимулирующие выплаты рассчитывают по итогам месяца, то их включают только в окончательный расчет за месяц.

Выплачивать зарплату надо не реже чем каждые полмесяца. Конкретные сроки выплаты зарплаты за первую и вторую половину месяца работодатель устанавливает самостоятельно.

Отказаться от выплаты аванса нельзя, поскольку выплачивать зарплату следует не реже чем дважды в месяц (ст. 136 ТК РФ). За нарушение этого правила предусмотрена административная ответственность в виде штрафов:
— для организации – 30–50 тыс. рублей;
— для ИП и должностных лиц организации – 1–5 тыс. рублей.

За повторное нарушение наказание более строгое:
— для организации – 50–70 тыс. рублей;
— для ИП и должностных лиц организации – 10–20 тыс. рублей.

При этом руководителю за повторное нарушение может грозить дисквалификация на срок от одного до трех лет (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП).

За задержку потребуется выплатить компенсацию (ст. 136, 236 ТК РФ).

Согласно рекомендации Минтруда, крайний срок выплаты аванса – 30-е или 31-е число текущего месяца, в феврале – 27-е или 28-е (письмо Минтруда РФ от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663).

В текущем году аванс можно рассчитывать в процентах от оклада или фиксированном размере. Однако если ранее работодатель платил зарплату за первую половину месяца в размере 40 процентов, то в 2023 году такой вариант рискованный. Дело в том, что сейчас с аванса нужно удерживать НДФЛ, поэтому работник получит на руки слишком маленький аванс. В данном случае рекомендуется увеличить размер аванса хотя бы до 50 процентов. При этом необходимо учитывать отработанные дни.

Если же руководствоваться нормами ТК РФ, то аванс безопаснее исчислять расчетным путем с учетом фактически отработанного времени. К тому же некоторые бухгалтерские программы предусматривают только такой вариант. Поэтому многие предприятия перешли на расчетный способ.

При этом возникает закономерный вопрос: а что считать первой половиной месяца? Традиционно – это 15-е число месяца. Аналогично настроены и бухгалтерские программы. Поскольку данная позиция закону не противоречит, многие работодатели придерживаются именно этого принципа, тем самым упрощая себе работу.

Такое правило необходимо закрепить в положении об оплате труда. Тогда зарплата за первую половину месяца рассчитывается из фактически отработанных дней с 1-го по 15-е число текущего месяца.

Пример.

Водитель Петров В.Г. работает в ООО «Альфа» по пятидневной рабочей неделе с двумя выходными в субботу и воскресенье. Его оклад составляет 30 тыс. рублей. Другие доплаты не установлены. Первую половину июня он отработал полностью с 1-е по 15-е число, то есть 10 рабочих дней. Всего в июне 21 рабочий день. Рассчитанная за первую половину месяца зарплата Петрова В.Г. составит 14 285,71 рублей (30 000 / 21) х 10).

Но при таком подходе проблема возникает из-за месяцев, в которых много праздничных дней в первой половине, например, января и мая. Тогда работники получат слишком маленький аванс по сравнению с предыдущими месяцами и объективно будут недовольны.

Чтобы избежать неприятной ситуации, в коротких месяцах можно установить увеличенный период для расчета аванса. Допустим, не 15, а 16–18 календарных дней, что не противоречит нормам ТК РФ.

Пример.

Менеджер Волкова Е.А. работает в ООО «Успех». Ей установлена пятидневная рабочая неделя с выходными в субботу и воскресенье. Оклад Волковой Е.А. – 32 тыс. рублей. Доплаты и надбавки отсутствуют. По производственному календарю в мае 20 рабочих дней. Поскольку на первую половину месяца выпадает два праздничных дня (1 и 9 мая), с 1-е по 15-е число получается 9 рабочих дней. Поэтому ООО «Успех» приняло решение рассчитать аванс с 1-е по 16-е число, то есть за 10 рабочих дней. В этом случае менеджеру будет начислен аванс в сумме 16 тыс. рублей (32 000 / 20) х 10).
Если количество рабочих дней в месяце кратно двум, то аванс допустимо рассчитать за первую половину рабочего месяца.

Пример.

Бухгалтеру ООО «Вереск» Зотовой В.О. установлен оклад в размере 50 тыс. рублей. Другие доплаты не предусмотрены. Зотова В.О. работает по графику 40-часовой рабочей неделе с двумя выходными в субботу и воскресенье. Первую половину марта она отработала полностью. Всего в марте 22 рабочих дня. Чтобы выплатить аванс и зарплату равными частями, организация рассчитывает аванс за март с 1-е по 16-е число, то есть за 11 рабочих дней. Начисленный бухгалтеру аванс составит 25 тыс. рублей (50 000 / 22) х 11).

Все выбранные способы следует закрепить в положении об оплате труда, трудовом или коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Нелишним будет прописать порядок расчета аванса за каждый месяц. Такой подход обеспечит соблюдение правила, что части заработной платы должны быть примерно равны.

Возможно, многим работодателям для этого придется изменить сроки выплаты аванса и зарплаты. Так, если до 2023 года аванс в фиксированном размере выплачивали 16-го числа месяца, то в текущем году в коротких месяцах из-за необходимости удерживать НДФЛ сумма аванса может получиться слишком маленькой. В таком случае рекомендуется установить более поздний срок выплаты аванса. Например, 20-е–25-е число текущего месяца.

Конечно, это дополнительная работа для организации. Но она позволит избежать споров с трудовой инспекцией и вероятных судебных разбирательств с персоналом.