Выдача займа работнику

Выдавать кредиты и займы могут только кредитные и некредитные финансовые организации (ст. 4 Закона «О потребительском кредите (займе)» от 21.12.2013 № 353-ФЗ). Исключение из этого правила сделано для займов, которые компании предоставляют своим работникам, физлицам-учредителям (участникам) или аффилированным лицам (п. 5 ч. 1 ст. 3 закона № 353-ФЗ).

Какие-либо специальные условия для выдачи займов сотрудникам законом не установлены. Компании могут их самостоятельно разработать и закрепить в локальном нормативном акте. Примером может служить:

• достижение определенных результатов;

• стаж работы в компании;

• кредитная нагрузка (часто безвозмездные займы выдают на погашение имеющихся банковских кредитов) и так далее.

Договор денежного займа с работником нужно заключить в письменной форме (п. 1 ст. 808 ГК РФ). Если этого не сделать, то уже не получится сослаться в подтверждение займа и его условий на свидетельские показания (п. 1 ст. 162 ГК РФ). Однако подтвердить заключение договора займа и его условий можно распиской или другим документом, удостоверяющим передачу заемщику определенной денежной суммы (п. 2 ст. 808 ГК РФ).

Документы о передаче денежных средств нужно оформить в любом случае, иначе заемщик может оспорить заем по безденежности (п. 1 ст. 812 ГК РФ).

Обязательное условие договора займа – его сумма. Без этого договор считается незаключенным (п. 1 ст. 432, п. 1 ст. 807 ГК РФ). Сумма займа может быть выражена в рублях или, например, в эквиваленте определенной суммы иностранной валюты. При этом заем выдается непосредственно в рублях (п. 2 ст. 317 ГК РФ).

В договоре необходимо указать, является займ процентным или беспроцентным. При выдаче процентного займа следует прописать размер процентов (процентную ставку). Если в договоре процентная ставка не установлена, то по умолчанию она считается равной ключевой ставке, установленной Банком России, действовавшей в соответствующие периоды (п. 1 ст. 809 ГК РФ). То есть если не будет прямого указания на то, что заем является беспроцентным, то он таковым и не будет. Поэтому потребуется отдельно прописать условие о неначислении процентов, например: «Проценты за пользование заемными денежными средствами по настоящему договору не начисляются».

Необходимо помнить, что по общему правилу при предоставлении займа без процентов работодатель должен как налоговый агент рассчитать, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 212, пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде материальной выгоды, полученные в 2021–2023 годах, не облагаются НДФЛ (п. 90 ст. 217 НК РФ). Однако не факт, что действие этого правила будет продлено.

Если установить проценты, которые будут в два и более раза превышать обычно взимаемые в подобных случаях с заемщика-гражданина, суд может уменьшить их размер, посчитав ростовщическими, то есть чрезмерно обременительными (п. 5 ст. 809 ГК РФ).

Также стороны вправе закрепить в договоре порядок уплаты процентов: наличными средствами в кассу или безналично — путем перечисления на расчетный счет, ежемесячно или в конце срока займа и так далее. Если такое условие не оговорено, то сотрудник обязан уплачивать проценты ежемесячно до дня возврата суммы займа включительно (пп. 2, 3 ст. 809 ГК РФ).

Помимо рассмотренных условий, в договоре необходимо прописать срок, на который выдается заем, способ передачи денежных средств работнику (из кассы организации, перечислением на счет сотрудника), а также порядок его возврата, в том числе досрочного, ответственность работника за несвоевременный возврат суммы займа и процентов.

По ссылке можно скачать образец договора о беспроцентном займе работнику.

По ссылке можно посмотреть образец договора о процентном займе работнику.

Срок и порядок возврата займа устанавливают в договоре. Если стороны не указали срок возврата или определили его моментом востребования, заем по общему правилу должен быть возвращен в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем требования об этом (п. 1 ст. 810 ГК РФ).

В договоре можно предусмотреть условие о единовременном или поэтапном возврате денежных средств. Срок возврата можно установить совпадающим со сроками выдачи заработной платы.

Что касается возможности возврата займа путем удержания его суммы работодателем из зарплаты сотрудника, необходимо иметь в виду следующее. Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных законами, — 50 процентов выплаты, причитающейся работнику. Перечень оснований для удержания является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (ст. 137, 138 ТК РФ).

Однако, по мнению Роструда, в названных нормах речь идет об удержаниях, которые производятся независимо от волеизъявления работника с целью погашения его задолженности перед работодателем или другими лицами. Сотрудник может распорядиться заработком по своему усмотрению, в том числе путем погашения займа, представив соответствующее заявление в бухгалтерию. При этом положения статьи 138 ТК РФ в данном случае не применяются (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Зарплата должна выплачиваться непосредственно сотруднику. Другой способ выплаты может быть предусмотрен законом или трудовым договором (ч. 5 ст. 136 ТК РФ). Поэтому если в трудовом договоре отсутствует условие о том, что часть заработка сотрудника удерживается работодателем в счет погашения займа, то его необходимо закрепить в дополнительном соглашении (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Важно, чтобы сотрудник написал заявление об удержании суммы займа и процентов по нему из заработка.

В договоре можно предусмотреть ответственность работника в случае пропуска срока возврата, а также условия возврата денежных средств при увольнении сотрудника ранее погашения суммы займа.

Заемщик, который взял деньги не в предпринимательских целях, вправе вернуть заем досрочно. Сделать это он может полностью или частично без согласия работодателя. Единственное требование – сотрудник должен заранее уведомить о досрочном возврате денег. Заранее – это значит не менее чем за 30 дней до дня возврата. В договоре можно указать более короткий срок для такого уведомления, лишить заемщика права досрочно вернуть заем нельзя (п. 2 ст. 810 ГК РФ). Беспроцентный займ сотрудник также может вернуть досрочно полностью или частично, однако другое правило можно предусмотреть в договоре, требование уведомлять о возврате не установлено (п. 2 ст. 810 ГК РФ).

В некоторых случаях работодатель может пойти навстречу сотруднику и простить ему долг, например, в связи с тяжелым материальным положением. Это решение можно оформить письменным соглашением сторон о прощении долга либо договором дарения. В этом случае у работника возникает доход, подлежащий обложению НДФЛ (п. 1 ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ).

При неисполнении сотрудником обязанности по возврату займа работодатель вправе потребовать его возврата, уплаты процентов, если они были предусмотрены договором, штрафных процентов по ст. 395 ГК РФ или взыскания неустойки, если стороны ее согласовали (п. 1 ст. 811 ГК РФ). Нормы трудового законодательства об ограничении материальной ответственности сотрудника перед работодателем в этом случае не применяются.

Материальная выгода от экономии на процентах по займам возникает, если заемщик платит небольшие проценты за пользование денежными средствами или не платит вообще.

По общему правилу материальная выгода в виде экономии на процентах, полученная работником по выданному ему работодателем займу, облагается НДФЛ (пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Такая экономия возникает при установлении ставки:

• по рублевому займу – меньше 2/3 ключевой ставки Банка России (пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ, Указание Банка России от 11.12.2015 № 3894-У);

• по займу в валюте – меньше 9 процентов (пп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ).
Размер налоговой ставки по НДФЛ, которая применяется к материальной выгоде от экономии на процентах, зависит от налогового статуса физического лица — получателя такого дохода (пп. 2, 3 ст. 224 НК РФ):

• для налогового резидента РФ – 35 процентов;

• для налогового нерезидента РФ – 30 процентов.

Доходы в виде материальной выгоды, полученные с 01.01.2021 по 31.12.2023, освобождены от налогообложения (п. 90 ст. 217 НК РФ). Это касается доходов физлиц, полученных начиная с налогового периода 2021 года (ч. 5 ст. 5 Закона от 26.03.2022 № 67-ФЗ).

Если НДФЛ удержан с материальной выгоды, полученной в период с 01.01.2021 по 31.12.2023, то его необходимо вернуть в общем порядке.

Компания — налоговый агент должна сообщить сотруднику, что с его доходов был излишне удержан НДФЛ, в течение 10 рабочих дней после обнаружения этого факта (п. 6 ст. 6.1, п. 1 ст. 231 НК РФ). Сообщение можно составить в произвольной форме, каких-то специальных требований на этот счет не установлено. В документе необходимо указать период излишнего удержания налога, размер НДФЛ к возврату. Кроме того, в сообщение нужно включить просьбу предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.

Направить документ можно любым способом — в бумажной или электронной форме. Но лучше предварительно согласовать это с сотрудником (п. 1 письма Минфина РФ от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).

Для возврата излишне удержанного НДФЛ необходимо получить соответствующее письменное заявление от работника (п. 1 ст. 231 НК РФ). Способы подачи заявления не определены, поэтому можно установить любой, не противоречащий законодательству, порядок его представления: на бумажном носителе или в электронной форме (письма Минфина РФ от 08.07.2019 № 03-04-06/51172, ФНС РФ от 09.09.2021 № БС-4-11/12811@).

Утвержденной формы для такого заявления нет. Однако в него должны быть включены следующие сведения (п. 1 ст. 231 НК РФ):

• Ф.И.О. сотрудника, обращающегося за возвратом;

• наименование компании — налогового агента, которой подается заявление;

• размер излишне удержанного НДФЛ;

• номер счета и другие банковские реквизиты для перечисления налога;

• подпись заявителя.

Такое заявление работник должен представить в течение трех лет с даты перечисления излишне удержанного налога (п. 7 ст. 78 НК РФ, письмо Минфина РФ от 01.03.2017 № 03-04-05/11548). Если этот срок пропущен, то компания не обязана возвращать ему налог.

Работодатель должен вернуть излишне удержанный налог в течение трех месяцев после получения заявления на возврат.

Если нарушить этот срок, то налог нужно будет вернуть с процентами. Они начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ключевой ставки Банка России, которая действовала в эти дни (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Вернуть сотруднику сумму излишне удержанного НДФЛ необходимо в безналичной форме.

Средства для возврата компания получит за счет уменьшения предстоящих платежей по этому же налогу. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога сотруднику. Причем неважно, с чьих доходов удержан этот налог: с доходов работника, которому необходимо его вернуть, или с доходов других лиц (п. 1 ст. 231 НК РФ). Для возврата также не имеет значения, какие именно доходы выплачивает компания и по какой ставке они облагаются налогом (письма ФНС РФ от 13.08.2021 № СД-4-11/11455@, Минфина РФ от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342).

Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше трехмесячной суммы исчисленного и удержанного налога по всей компании. В таком случае фирма должна обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате переплаты по форме КНД 1150058. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ). К заявлению необходимо приложить выписку из регистра налогового учета по НДФЛ за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие переплату. В течение месяца ИФНС должна перечислить деньги на расчетный счет компании (п. 6 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ).

Работодатель вправе перечислить деньги сотруднику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ), а затем уже обратиться в налоговую инспекцию.

Заем, выданный работнику, отражается на счете 73, субсчет 73-1. Процентный займ можно учитывать также на счете 58, субсчет 58-3 (пп. 2, 3 ПБУ 19/02).

Выбранный вариант учета необходимо закрепить в рабочем плане счетов при утверждении учетной политики компании (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Для отражения операций по выдаче и возврату займа используют следующие проводки.