Возврат излишне удержанного НДФЛ в 2025 году

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим

Подоходный налог, который удержан в размере большем, чем требуется, компания должна вернуть налогоплательщику. Чтобы избежать претензий налоговых органов и конфликтов с физлицами, нужно соблюсти все правила возврата. Как и в какие сроки перечислить налог гражданину, какие документы оформить, а также как отразить процедуры в бухгалтерском учете и в 6-НДФЛ, узнаете из нашей статьи.

Содержание

1. Возврат излишне удержанного НДФЛ: порядок, сроки
2. Заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ
3. Возврат излишне удержанного НДФЛ: проводки
4. 6-НДФЛ: возврат излишне удержанного НДФЛ

Возврат излишне удержанного НДФЛ: порядок, сроки

Завышение суммы НДФЛ может возникать по разным причинам. Например, когда сотрудник представил документы на налоговый вычет в середине года, иностранный работник в течение налогового периода приобрел статус налогового резидента или бухгалтер ошибся в расчетах, включив в базу необлагаемые доходы.

В любом случае, если налоговый агент удержал лишнюю сумму НДФЛ, ее требуется вернуть физлицу. По общим правилам возврат может быть произведен только налогоплательщику (письмо ФНС РФ от 08.12.2023 № БС-3-11/16117). Однако если суд вынесет решение о возврате переплаты наследникам, то налоговая инспекция обязана его исполнить (письма ФНС РФ от 23.03.2021 № БС-4-11/3768 и от 17.01.2018 № ГД-4-8/678).

Если организация самостоятельно обнаружила факт переплаты налога, об этом необходимо сообщить налогоплательщику в течение 10 рабочих дней. Такое сообщение можно составить в произвольной форме, поскольку НК РФ она не предусмотрена.

Излишне удержанный НДФЛ можно вернуть за счет предстоящих платежей в бюджет. В данном случае источником являются доходы того же человека, если он продолжает работать в организации, или доходы других физлиц, в отношении которых компания выступает налоговым агентом.

Не имеет значения, по какой ставке облагается доход. Налог, рассчитанный по ставке 13 процентов, можно вернуть за счет сумм НДФЛ, исчисленным по ставкам 9, 13, 15, 30 или 35 процентов. Тем не менее налоговые агенты должны вести раздельный учет доходов, которые облагаются по разным ставкам.

Если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата в течение установленного срока, за суммой переплаты налоговый агент должен обратиться в налоговую инспекцию по месту своего учета. До момента получения переплаты из бюджета компания вправе вернуть гражданину излишне удержанный налог за счет собственных средств.

Важно помнить, что возвращать НДФЛ можно только на расчетный счет гражданина (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Бывают случаи, когда сотрудник в течение года приобрел статус налогового резидента. Тогда НДФЛ, начисленный с начала периода, организация может пересчитать самостоятельно. С месяца, в котором работник сменил налоговый статус, подоходный налог, удержанный по ставке 30 процентов, будет засчитываться при определении базы по НДФЛ по ставке 13 процентов. Такую переплату можно зачитывать до конца календарного года.

Однако по итогам года излишне удержанная сумма налога по ставке 30 процентов может оказаться больше НДФЛ, начисленного по ставке 13 процентов. Тогда разницу гражданин вправе вернуть через налоговую инспекцию. Для этого необходимо представить декларацию по форме 3-НДФЛ, заявление на возврат налога, а также документы, подтверждающие статус резидента. К последним относится, например, копия паспорта с отметками о пересечении границы. При этом представлять в налоговый орган справку — подтверждение статуса физлица для возврата НДФЛ не требуется.

Чтобы получить излишне удержанную сумму налога, гражданин может обратиться в инспекцию в течение трех лет с момента возникновения переплаты.
Вернуть излишне удержанный НДФЛ иностранцу на патенте нужно в тот период, когда организация получила уведомление. Зачет можно применить ко всем доходам, которые получены в году оплаты патента (п. 6 ст. 227.1 НК РФ).
Излишне удержанную сумму налога организация должна перечислить физлицу в течение трех месяцев со дня получения заявления. Специально сообщать о возврате налоговикам не нужно.

Несвоевременная выплата повлечет за собой необходимость начисления процентов на сумму возврата за каждый день просрочки. Проценты рассчитываются по ключевым ставкам, которые действовали в дни нарушения срока. Однако величина такой компенсации от НДФЛ не освобождается. Поэтому при выплате данных доходов нужно удержать налог (письмо Минфина РФ от 22.08.2013 № 03-04-05/34450).

Заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ

Для возврата излишне удержанного НДФЛ следует получить основание для возврата — заявление от гражданина.  Форма документа законом не установлена. Как правило, в правом верхнем углу бланка указывают лицо, которому адресовано заявление, и лицо, которое обращается за возвратом.

Ниже по центру прописывают наименование документа, дату и место составления.
В основной части обычно отражают основание для возврата налога, его сумму и период удержания. Поскольку налог можно вернуть только в безналичном порядке, далее налогоплательщик приводит реквизиты банковского счета, на который налоговый агент должен перечислить НДФЛ. В конце документа указывают должность сотрудника, а также проставляют подпись с расшифровкой.

Заявление нужно подать в течение трех лет со дня истечения установленного срока переплаты по налогу (п. 7 ст. 11.3 НК РФ). Право на обращение за возвратом не зависит от наличия трудовых или гражданско-правовых отношений между гражданином и компанией. Например, физлицо может подать заявление и после увольнения, но до истечения трехлетнего периода.

Образец заявления на возврат сотруднику излишне удержанного НДФЛ.

Возврат излишне удержанного НДФЛ: проводки

Для отражения излишне удержанного НДФЛ в бухгалтерском учете необходимо сделать исправительную проводку. В таком случае отражается запись: Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» — сторно излишне удержанной суммы НДФЛ из доходов работника в связи с документальным подтверждением расходов.
Если большую сумму налога удержали из доходов подрядчика, арендодателя-физлица или иного гражданина, проводка будет следующей: Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» — сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ из доходов физлица.

Возврат налога в учете фиксируется так: Дебет 70, 76 Кредит 51 — излишне удержанный НДФЛ перечислен сотруднику или подрядчику.
Если налог исчислен в большей сумме по ошибке, корректировку нужно проводить с учетом правил ПБУ 22/2010.

В случае обращения организации за возвратом к налоговикам сумму НДФЛ в доходы не включают, поскольку это не приводит к увеличению экономических выгод компании.

6-НДФЛ: возврат излишне удержанного НДФЛ

Сумму возвращенного налога необходимо также зафиксировать в расчете 6-НДФЛ. В отчете за 2024 год возврат излишне удержанного НДФЛ нужно отразить в полях 030–032 раздела 1, а также в поле 190 раздела 2, если за предшествующий год деньги были перечислены физлицу по заявлению.
В разделе 1 указывают сумму налога за последние три месяца. В поле 031 заполняют дату перечисления налога гражданину, а в поле 032 – сумму возврата. Так, в графах 031 и 032 6-НДФЛ за 2024 год вносятся дата и сумма НДФЛ, возвращенная за период с 01.10.2023 по 31.12.2023. В поле 030 отражается сумма всех заполненных полей 032 отдельно для каждого КБК.

Если одного листа раздела 1 не хватило для отражения показателей, добавляют дополнительный лист. При этом итоговая величина в графе 030 проставляется только на первой странице. Неудержанный налог в разделе 1 не отражается.

В полях 020–024 раздела 1 сумма подоходного налога фиксируется полностью без уменьшения на величину возврата.

С 2024 года порядок заполнения формы 6-НДФЛ изменился. Теперь в разделе 1 суммы возвращенного подоходного налога детализируются по соответствующим срокам перечисления в строках 031–034, а поле 030 включает общую величину показателя с начала налогового периода. Например, строка 030 расчета 6-НДФЛ за I полугодие 2025 года будет равна сумме значений граф 031–034 за период с 01.01.2025 по 30.06.2025.

Поле 190 раздела 2 заполняют нарастающим итогом с начала года. В нем отражают налог, который возвращен физлицам на любых основаниях. При этом период удержания НДФЛ значения не имеет.

На сумму возврата корректируется поле 180, а графа 160 не изменяется. Она включает величину удержанного НДФЛ без учета возвращенного физлицу налога.

В 2025 году поле 190 заполняется по старым правилам. Однако в новой форме к нему введены дополнительные строки, в которые нужно внести суммы подоходного налога отдельно по каждому периоду возврата.