Возмещение расходов в иностранной валюте на загранкомандировку

Иностранная валюта для оплаты суточных и иных командировочных расходов работнику может быть выдана (п. 16 положения о служебных командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ):

• наличными из кассы (ч. 2 ст. 14 закона № 173-ФЗ);
• путем вручения корпоративной банковской карты в валюте (п. 2.5 Положения Банка России «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» от 24.12.2004 № 266-П);
• посредством перечисления валютных средств на личную банковскую карту сотрудника (п. 2.3 Положения № 266-П).

При этом датой выдачи аванса под отчет работнику считают дату:

• выдачи наличной валюты из кассы организации;
• перечисления валюты на личную банковскую карту сотрудника;
• платежа корпоративной банковской картой в валюте;
• снятия наличных с корпоративной банковской карты в валюте.

Размер суточных в иностранной валюте определяется по установленным в компании нормам за дни нахождения на территории иностранного государства, включая день выезда из РФ, но исключая день возвращения в РФ. Даты выезда из РФ и возвращения в РФ определяют по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы, а в случаях командировок в страны СНГ, при пересечении границы с которыми отметки не делаются, — по проездным документам (пп. 17, 18, 19 положения № 749).

При однодневных командировках за границу суточные выплачивают в размере 50 процентов от нормы для командировок за границу (п. 20 положения № 749).

До 09.03.2024 для оплаты расходов по зарубежным командировкам компании-резиденты могут получить наличные доллары США, японские иены, фунты стерлингов и евро исходя из установленных в соответствии с законодательством нормативов оплаты. На другие валюты ограничений нет (информация Банка России от 07.09.2023).

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчет о произведенных расходах. Траты работника в загранкомандировке, оплаченные в иностранной валюте, для отражения в авансовом отчете и проведения взаиморасчетов надо пересчитать в рубли. Если аванс был выдан в валюте, то расходы сотрудника в этой валюте следует пересчитать:

• по курсу Банка России на дату выдачи аванса в части расходов в пределах суммы выданного аванса (п. 9 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»);
• по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета в части расходов сверх суммы выданного аванса (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Если на командировочные расходы аванс был перечислен в рублях на банковскую карту сотрудника или ему была выдана рублевая корпоративная банковская карта, то произведенные работником расходы в валюте учитываются при расчетах с ним в суммах, фактически списанных банком по установленному им курсу (письма Минфина РФ от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318, от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Если работнику перед командировкой был выдан аванс в наличных рублях, а валюту он приобретал самостоятельно, то сумму расходов работника в валюте пересчитывают в рубли по курсу обмена, указанному в документе, подтверждающем покупку валюты, например, в справке о покупке иностранной валюты (письма Минфина РФ от 19.08.2022 № 07-01-09/81220, от 16.04.2021 № 03-03-07/28695, от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809).

В случае если по возвращении из командировки работник не представил документ, подтверждающий покупку валюты, для пересчета в рубли расходов применяют курс Банка России (письма Минфина РФ от 19.08.2022 № 07-01-09/81220, от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967):

• на дату выдачи аванса в отношении трат в валюте в пределах выданного рублевого аванса;
• на дату утверждения авансового отчета – в отношении расходов в валюте сверх выданного рублевого аванса.

Работнику, командированному с 2 по 6 октября в Германию, был выдан аванс в сумме 109 000 рублей. Курс Банка России на дату выдачи аванса – 103,1631 руб./евро.
За 105 000 рублей работник купил в банке 1 000 евро по курсу 105 руб./евро, о чем представил справку банка.

Согласно положению о командировках и приложенным к авансовому отчету первичным документам командировочные расходы работника составили 1 100 евро и 3 000 рублей, из них:
• расходы на оформление визы — 2 000 рублей;
• суточные за 4 дня нахождения в Германии — 400 евро, за день возвращения в РФ — 1 000 рублей;
• проживание в гостинице — 600 евро;
• такси в аэропорт в Германии — 100 евро.

Курс Банка России на дату утверждения авансового отчета – 104,3024 руб./евро.

В сумму приобретенной работником валюты (1 000 евро) укладываются (в хронологическом порядке) расходы на командировку в валюте — суточные (400 евро) и проживание в гостинице (600 евро). Пересчитываем эти расходы по курсу покупки валюты — 105 руб./евро:
• суточные — 42 000 рублей (400 евро x 105 руб./евро);
• проживание в гостинице – 63 000 рублей (600 евро x 105 руб./евро).

Суммы валюты, купленной работником за счет полученного им аванса, оказалось недостаточно для оплаты такси. Значит, этот расход работник оплатил в евро, не представив справку о покупке валюты.

Чтобы пересчитать стоимость проезда на такси в рубли для отражения в авансовом отчете и расчетов с работником, надо:

1) определить, в какой части этот расход был оплачен сотрудником за счет выданного в рублях аванса. Для этого из суммы рублевого аванса нужно вычесть расходы командированного работника (в хронологическом порядке): 109 000 руб. — 2 000 руб. — 1 000 руб. — 105 000 руб. = 1 000 рублей;
2) определить сумму в валюте, оплаченную в пределах выданного аванса (для пересчета применяем курс Банка России на дату выдачи аванса): 1 000 руб. / 103,1631 руб./евро = 9,69 евро;
3) посчитать сумму, уплаченную работником за счет собственных средств в валюте: 100 евро – 9,69 евро = 90,31 евро;
4) пересчитать сумму в валюте, уплаченную сотрудником за счет собственных средств, в рубли (по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета): 90,31 евро x 104,3024 руб./евро = 9 419,55 руб. Эту сумму (перерасход) надо возместить работнику после утверждения авансового отчета;
5) определить стоимость проезда на такси в рублях: 1 000 руб. + 9 419,55 руб. = 10 419,55 рубля.