Ведомость выдачи подарков

Выдача подарков сотрудникам или иным лицам (например, представителям контрагентов) требует документальной фиксации. Для этого компании обычно используют ведомость выдачи подарков. Из статьи вы узнаете, обязательно ли ее составлять и как это сделать. Также вы сможете скачать образец ведомости.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Обязательна ли ведомость при выдаче подарков работникам
2. Форма ведомости на выдачу подарков
3. Образец ведомости на подарки

Обязательна ли ведомость при выдаче подарков работникам

При определенных обстоятельствах со стоимости выданных подарков придется заплатить налоги. Поэтому для оформления выдачи следует издать соответствующий приказ. А вручение проводится по ведомости под подпись сотрудников. Это заменит договор дарения. Если же сотрудникам нужно вручить денежные подарки, то на каждый из них придется оформлять договор дарения. Все эти документы подтвердят стоимость для целей налогообложения.

Страховые взносы с праздничных подарков уплачивать не нужно. Это подтверждается письмами Минфина РФ от 31.10.2022 № 03-04-06/10519 и Минтруда РФ от 24.10.2023 № 17-4/ООГ-818.

Что касается НДФЛ, его придется начислять и уплачивать, если стоимость подарков на протяжении года одному сотруднику превысит 4 тыс. рублей с учетом НДС (п. 28 ст. 217 НК РФ). Налог исчисляется с суммы превышения и удерживается в ближайшую денежную выплату. Если дарите деньги, НДФЛ с суммы, превышающей указанный лимит, удерживайте при каждой выплате (ст. 226 НК РФ).

Рассмотрим пример для наглядности. К празднику 23 февраля сотрудник получил подарочный сертификат на 3 тыс. рублей. Осенью у него был юбилей, к которому компания выплатила денежный подарок в сумме 4 тыс. рублей. А накануне новогодних праздников был вручен подарок детям стоимостью 1 500 рублей. В такой ситуации НДФЛ уплачивается так:

• с денежного подарка налог рассчитывается с суммы 3 тыс. рублей (с превышения лимита);
• с декабрьской зарплаты НДФЛ удерживается с суммы 1 500 рублей (всего НДФЛ за год следует уплатить с суммы 4 500 рублей, но при выплате денежного подарка он уже частично удержан).

Если же подарок был сделан контрагенту и с него невозможно удержать налог, то об этом нужно сообщить в ФНС до 25 февраля года, следующего за годом выдачи подарка (п. 5 ст. 226 НК РФ). В сообщении укажите стоимость подарка и сумму неудержанного НДФЛ.

Если компания является плательщиком НДС, налог придется уплатить с рыночной стоимости подарка либо подарочного сертификата. При передаче в дар продукции собственного производства НДС начисляется на ее себестоимость. Уплачивается налог в день выдачи подарка (пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).

Как правило, подарки принимаются к учету без входного НДС. В этом случае сумма налога к уплате рассчитывается так:

НДС с подарка сотруднику = рыночная цена подарка (без НДС) х ставка НДС.

Если же к учету принята стоимость подарка с входным НДС, то формула для расчета налога будет такой:

НДС с подарка сотруднику = (рыночная цена подарка с НДС – покупная цена подарка) х ставка НДС.

Но, как правило, стоимость покупки подарка соответствует рыночной цене, по которой он передается сотруднику. Следовательно, НДС к уплате равняется нулю.

Входной НДС принимается к вычету по обычным правилам, если налог исчисляется по обычным ставкам (письмо Минфина РФ от 18.08.2017 № 03-07-11/53088). Компании, применяющие льготные ставки 5 или 7 процентов, принять налог к вычету не смогут (пп. 8 п. 2 ст. 170, пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Передачу подарка подтверждайте счетом-фактурой, бухгалтерской справкой-расчетом или иным сводным документом с суммарными показателями. Любой из этих документов необходимо зарегистрировать в книге продаж.

Достаточно оформить один счет-фактуру в единственном экземпляре на все подарки по ведомости, сделанные в квартале. Для каждого из получателей дара создавать документ не нужно. В строках 6-6б проставьте прочерки.

В целях исчисления налогов на прибыль и на УСН стоимость подарков не учитывается в составе расходов (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Форма ведомости на выдачу подарков

Форму ведомости на получение подарков компании разрабатывают самостоятельно, так как на законодательном уровне она не определена. Но чтобы ведомость стала одним из первичных документов для целей налогообложения, в ней укажите следующее:

• полное наименование компании или фамилию, имя, отчество ИП;
• название документа «Ведомость выдачи подарков»;
• дату и номер документа;
• фамилию, имя, отчество получателей, наименование, стоимость подарка, дату его выдачи (для отражения данной информации можно разработать таблицу, в последней графе которой получатель будет расписываться в получении дара);
• итоговые показатели выдачи подарков (сколько выдано штук и на какую сумму);
• дату составления ведомости;
• должность, фамилию, имя, отчество, подпись руководителя и ответственного лица.

Чтобы не создавать собственную форму, можете скачать бланк, разработанный нашими специалистами.

Образец ведомости на подарки

«Утверждаю»

Генеральный директор

общества с ограниченной

ответственностью «Лига успеха»

17 февраля 2025 года

______________/ Акавитов В.С.

ВЕДОМОСТЬ

выдачи подарков сотрудникам от ­­­17 февраля 2025 года № 2

Итого выдано подарков: 5 штук на сумму 20 300 (двадцать тысяч триста) рублей.

Ответственное лицо: __бухгалтер____________   _________________/ __Мурашова Е.В. _________

(должность)                            (подпись)                     (Ф.И.О.)