Уведомление об исчисленных налогах: что изменится с 1 октября 2023 года

С октября вступили в силу важные изменения в порядке формирования и представления уведомлений об исчисленных налогах и взносах для единого налогового платежа. Нововведения уточняют ряд пробелов в законодательной базе, в частности:
1. Налоговые агенты смогут сдавать уведомление по НДФЛ дважды в месяц.
2. При наличии оснований налогоплательщики смогут указывать в отчете отрицательные суммы.
3. При получении данных налоговые инспекторы выполнят проверку контрольных соотношений.

Изменения затрагивают только ограниченный перечень операций, основополагающие же правила заполнения уведомлений не изменились. Этот отчет необходимо представлять по тем налогам и взносам, по которым по сроку уплаты еще не подается налоговая отчетность (п. 9 ст. 58 НК). Это ежемесячные платежи по НДФЛ и страховым взносам, авансовые платежи по налогу на имущество, транспортному и земельному налогам, по ЕСХН и налогу по УСН. По НДС и налогу на прибыль налогоплательщики такие уведомления не сдают.

Для большинства налогов и страховых взносов установлен единый срок подачи уведомления – 25-е число месяца, в котором установлен срок уплаты. Если 25-е число выпадает на день, который по российскому законодательству или по указу Президента РФ – выходной или нерабочий день, подать уведомление нужно в ближайший рабочий день.

С первого октября 2023 года налоговым агентам предоставлено право подавать промежуточные уведомления по НДФЛ. Они могут представлять отчеты в ИФНС дважды в месяц (промежуточное и основное), а в декабре — трижды. Новый порядок действует до 31 декабря 2023 года. Подача промежуточного уведомления является правом, а не обязанностью. Даже если компания представит его в одном месяце, например, в ноябре, его можно не подавать в последующие периоды. Основные уведомления налогоплательщики должны подавать в общем порядке.

В промежуточных и основных уведомлениях за месяц будут одинаковые коды бюджетной классификации (КБК), ОКТМО и коды отчетного периода. Разница только в суммах и датах подачи. Код бюджетной классификации указывается в строке 3 уведомления. После отправки отчета налоговыми инспекторами будет проверено, верно ли указан код бюджетной классификации. Если налогоплательщику придет сообщение об ошибке: «Неверно указан КБК», рекомендуется уточнить уведомление. Несмотря на то что промежуточное уведомление можно не исправлять, использование неправильного КБК приведет к искажению данных, так как будет осуществляться начисление по другому налогу, либо инспекторы не смогут идентифицировать платеж.

Сумма НДФЛ заполняется в строке 4. В промежуточном уведомлении отражается сумма налога, который был удержан с 23-го числа прошлого месяца по 9-е число текущего. Не позднее 25-го числа представляется общее уведомление за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего. В нем отражают общую сумму налога (включая ту, которая указана в промежуточном уведомлении).

Данные об отчетном периоде заполняются в строке 5. Код указывается в зависимости от периода, за который производится расчет НДФЛ. В промежуточных и основных уведомлениях за определенный месяц коды периода будут одинаковыми. Например, в промежуточном уведомлении (за период с 23 октября по 9 ноября) и в основном уведомлении (за период с 23 октября по 22 ноября) необходимо указывать код 34/02.

В общем случае промежуточный отчет должен быть представлен в налоговую инспекцию до 12-го числа каждого месяца. Дата может переноситься из-за выходных и праздничных дней. Например, за период с 23 октября по 9 ноября уведомление нужно подать до 13 ноября. Нарушение срока подачи промежуточного уведомления не является критичным, так как оно необязательно, и за несвоевременную сдачу нет никаких санкций.

Решение о предоставлении в ИФНС дополнительных уведомлений компания (налоговый агент) осуществляет самостоятельно. Подача нового отчета не является обязательной, однако он необходим для оперативного учета задолженности по налогу на доходы физических лиц и перечисления средств в региональные бюджеты. Сумма и сроки расчетов между организацией и бюджетом не зависят от представления дополнительного отчета.

Более частая подача уведомлений может быть полезной в случае, когда в организации имеется большое количество разнообразных операций с выплатами сотрудникам и, следовательно, значительные объемы расчетов по налогу на доходы физических лиц. Предоставление промежуточных уведомлений дает возможность более частого обновления данных на едином налоговом счете, и у бизнеса будут точные сведения о налоговых обязательствах. Если в компании имеется незначительная сумма платежей по НДФЛ, предоставление дополнительных отчетов может быть нецелесообразным.

Подробнее о правилах заполнения и сроках представления промежуточных уведомлений  читайте в статье.

С октября в уведомлении допускается указывать отрицательные суммы. Это возможно, если авансовый платеж за отчетный период меньше аванса за прошлый период (п. 9 ст. 58 НК РФ). При заполнении такого уведомления необходимо в строке 4 указать сумму к уменьшению с минусом (письмо ФНС РФ от 10.07.2023 № СД-4-3/8716@). Указанная отрицательная сумма не должна превышать авансовые платежи за предыдущий период.

Отрицательные уведомления могут возникнуть при отражении авансовых платежей по УСН, а также по НДФЛ, который платит ИП. Если авансовый платеж за отчетный период получился меньше авансового платежа за предыдущий период, налог к уплате не возникает. Подавать уведомление с минусом – это право, а не обязанность. Такое уведомление необходимо, чтобы распорядиться переплатой по налогу до сдачи налоговой декларации.

Отрицательное уведомление нельзя направлять в ИФНС, если была допущена ошибка в сумме. Если в документе указана сумма налога больше, чем нужно, необходимо оформить уточненное уведомление. Для этого составляется новое уведомление. В нем указывают те же реквизиты (КПП, КБК, ОКТМО, период) платежа, по которому допущена ошибка. При этом заполняется новая, корректная сумма к зачету. Корректировка произойдет автоматически при поступлении документа в налоговую инспекцию (информация ФНС РФ от 30.12.2022, письмо ФНС РФ от 31.01.2023 № БС-3-11/1180@).

Как правильно заполнить уведомление с отрицательными суммами, читайте в статье.

Уведомления об исчисленных налогах и взносах инспекторы проверяют по контрольным соотношениям. С первого октября 2023 года действует правило, согласно которому при нарушении контрольных соотношений уведомление не примут. Сейчас действуют только рекомендованные проверки, приведенные в письме ФНС РФ от 17.03.2023 № ЕА-4-15/3132@.

Контрольные соотношения составлены с учетом частых ошибок, которые допускают в уведомлениях. Они проверяют корректность указания КБК, отчетного или налогового периода, суммы налогового платежа. Налогоплательщики имеют возможность самостоятельно проверить правильность заполнения документов перед отправкой в налоговую инспекцию.

Инспекторы проверяют, верно ли указан КБК. Контрольные соотношения по данным показателям приведены в пунктах 1 и 2 письма ФНС РФ от 17.03.2023 № ЕА-4-15/3132@. Во-первых, сверят, чтобы КБК был указан только по тем налогам и взносам, по которым требуется представлять уведомление. Если, например, представить уведомление с КБК по НДС, то это ошибка, так как по НДС уведомление подавать не нужно. Во-вторых, у налогоплательщиков на УСН также проверят, чтобы КБК соответствовал выбранному объекту налогообложения «Доходы» или «Доходы, уменьшенные на расходы». Если налогоплательщик платит УСН с доходов, а в уведомлении указан КБК для объекта «Доходы минус расходы», то это ошибка.

ИФНС сверяет КБК с кодом периода и датой представления уведомления. Каждому отчетному или налоговому периоду соответствует свой код. Дата представления отчета не должна быть раньше начала соответствующего периода. Например, организация подает уведомление с КБК 18210102010011000110 – НДФЛ и периодом 31/03. Дата представления такого уведомления не должна быть ранее 1 июня.

Установлены контрольные соотношения для уточнения ранее представленных уведомлений: по строке 4 нужно указывать полную сумму за отчетный период, а не разницу к доплате. Уточненное уведомление полностью заменяет первичное. Исключение – случаи, когда в первичном отчете сумма была ошибочно указана выше реальной суммы налога к уплате. Кроме того, в уточненном уведомлении строки 1, 2, 3, 5 и 6 должны быть заполнены точно так же, как и в первичном.

Страховые взносы в уведомлении инспекторы будут сравнивать с данными РСВ за предшествующий отчетный период. Например, если компания подает уведомление по страховым взносам за апрель текущего года, эту сумму сверят с суммой страховых взносов за январь, февраль и март этого же года, указанной в РСВ. Если сумма платежа в уведомлении превышает сумму страховых взносов за предыдущий квартал по РСВ, заподозрят ошибку.

Если не весь контроль в поданном уведомлении пройден, инспекторы направляют сообщение об ошибке. Порядок действий зависит от типа полученного ответа:

● Вариант 1. «Требуется уточнение реквизитов». Сообщение означает, что в уведомлении есть ошибка и отчет не принят. Необходимо подать уточненное уведомление. Это относится к критическим ошибкам, которые необходимо исправить, иначе инспекция не сможет правильно идентифицировать платеж. Например, неверно указан КБК.

● Вариант 2. «Принимается. Возможно, допущена ошибка в сумме». ИФНС направляет подобный ответ, когда ошибка не считается критичной и уведомление примут. Организации или ИП нужно дополнительно проверить сданный отчет. Если ошибка действительно есть, необходимо направить уточненные сведения. При корректном оформлении документа уточнения не потребуются. Если инспекторы запросят пояснения о причинах расхождений, их составляют в произвольной форме.