Уведомление о получении трудовой книжки

Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

Уведомление работника о получении трудовой книжки при увольнении
Образец уведомления о получении трудовой

Уведомление работника о получении трудовой книжки при увольнении

Прекращение трудового договора – это значимый момент, которым завершаются отношения между работником и работодателем. Чтобы впоследствии не понести убытков, важно грамотно оформить его в строгом соответствии с действующим законодательством. Как правильно это сделать, подробно описано в ст. 84.1 ТК РФ.

Один из этапов прекращения трудового договора — это возвращение работнику его трудовой книжки. На протяжении всего периода сотрудничества она хранилась у работодателя, но, поскольку рабочие отношения закончены, подлежит возврату владельцу. Об обязанности работодателя вернуть увольняющемуся работнику главный документ, содержащий сведения о его трудовой биографии, говорится все в той же ст. 84.1 ТК РФ.

Возврат должен состояться в день, когда трудовой договор расторгается, который обычно совпадает с последним рабочим днем работника.

Если работник в этот день находится на рабочем месте и не отказывается принять от работодателя свою трудовую, никаких уведомлений о необходимости ее забрать, конечно, не нужно. Уведомление может потребоваться лишь в двух случаях:

1) работник отсутствует в свой последний день в данной компании;
2) работник находится в офисе, но забирать трудовую отказывается.

На этот случай как раз и предусмотрено составление и направление работнику уведомления о том, что его трудовая готова к выдаче и что он может ее забрать.

Подготовка и отправка такого уведомления — это обязанность работодателя. Именно поэтому если работник не торопится забирать свой главный трудовой документ, его обязательно нужно вызвать уведомлением.

Бытует мнение, что, помимо уведомления, нужно еще составить акт о том, что работник не пришел за своей трудовой. В принципе лишним такой акт не будет, но стоит отметить, что в законе такой документ не упоминается, речь идет только об уведомлении работника о том, что нужно забрать свою «трудовую биографию».

Что именно надо писать в таком уведомлении, в законе не указано. Однако в соответствии со статьей 84.1 ТК РФ работодатель может сообщить работнику о том, что он должен прийти за трудовой либо дать согласие на то, чтобы работники отдела кадров отправили ему ее по почте.

Кроме того, представляется, что уведомление должно содержать такую информацию, как:

1) дата, когда оно составлено и направляется. Это должно произойти в день прекращения трудового договора;
2) Ф.И.О. адресата, то есть уволившегося работника;
3) адрес работника;
4) реквизиты расторгнутого трудового договора, основание его расторжения;
4) суть обращения — причину, по которой трудовая не была вручена лично, просьбу явиться с целью ее забрать или разрешить пересылку почтовым способом. Нужно также акцентировать внимание на том, что отправка данного уведомления снимает с работодателя ответственность за просрочку возврата трудовой.

Почему отправка уведомления так важна? Хотя трудовая книжка — это документ, который прежде всего нужен работнику, обязанность по его возврату и ответственность за несвоевременный возврат полностью возложена на работодателя. Если специалист соизволит явиться за своей трудовой через неделю, месяц или даже год после увольнения, санкции за это к нему не применят. А если работодатель забудет о своей обязанности и не предпримет попыток отдать работнику все его документы в день увольнения, ему будет грозить административная ответственность и убытки, связанные с выплатой штрафа и компенсации за нарушение прав работника в виде зарплаты за дни просрочки и морального вреда.

Но было бы несправедливо наказывать работодателя за то, что он долго не возвращал трудовую книжку, если он и рад ее отдать владельцу, но работник по каким-либо причинам за ней не приходит или отказывается ее забирать. Именно для этого работодателю и нужно подстраховаться уведомлением — чтобы в случае чего всегда можно было доказать отсутствие своей вины в несвоевременном возврате трудовой. С момента отправки в адрес работника рассматриваемого уведомления работодатель больше не несет ответственности за просрочку выдачи книжки.

Стоит отметить, что о направлении уведомления речь может идти только в том случае, если у данного работника есть трудовая книжка в бумажном варианте, он не давал согласия на переход на электронный формат ее ведения и при трудоустройстве передал ее работодателю. Если на данного работника трудовая ведется в электронном виде, то при увольнении работодатель обязан передать ему только сведения о работе в данной компании в бумажном виде. Если работник за этими сведениями лично не явился, никаких уведомлений ему направлять не требуется, достаточно отправить по почте сведения в бумажном виде, заверенные подписью уполномоченного лица и печатью компании.

Образец уведомления о получении трудовой

Если возникла необходимость отправить работнику письмо о том, что ему следует явиться за трудовой, предлагаем воспользоваться следующим образцом.

Сибикиной М.М.
Москва, Походная ул., д. 8, кв. 110

ООО «Фея»
Москва, Романов переулок, д. 5
Тел. 8 (495) 123-45-67

Уведомление
о необходимости забрать трудовую книжку или письменно разрешить переслать ее по почте

Уважаемая Марина Михайловна!

Трудовой договор № 100, заключенный с Вами 04.07.2023, расторгнут 10.07.2024 по соглашению сторон, в связи с чем Вам необходимо получить оригинал трудовой книжки в отделе кадров ООО «Фея», расположенном по адресу: Москва, Романов переулок, д. 5, этаж 2, кабинет 209. Подъехать необходимо с 9:00 до 18:00 в рабочие дни, обеденный перерыв с 13:00 до 14:00.
Если у Вас нет возможности забрать трудовую книжку лично в указанное время, просим направить в наш адрес письменное согласие на получение данного документа по почте.
Кроме того, сообщаем, что в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ с момента направления настоящего уведомления работодатель ООО «Фея» перестает нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки.

Генеральный директор
ООО «Фея» Чуднова Чуднова В.В.

10.07.2024