Уведомление о невозможности представить документы

Нередко бизнес сталкивается с необходимостью отвечать на требования налоговиков. Что делать, если запрашиваемых документов в организации нет, или не хватает времени, чтобы их собрать и подготовить для отправки в налоговую?

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание:

1. Уведомление о невозможности представить документы: в какие случаях подают
2. Уведомление о невозможности представить документы: как заполнить
3. Сроки представления уведомления о невозможности представить документы
4. Уведомление о невозможности представить документы: ответственность

Уведомление о невозможности представить документы: в какие случаях подают

Налоговые органы наделены правом запрашивать у налогоплательщиков документы, информацию и пояснения. Они нужны для проверки надлежащего исполнения налогоплательщиками своих обязанностей, правильности определения налоговой базы и своевременности перечисления налогов в бюджет.

Запрашивать документы сотрудники налоговых органов могут при осуществлении проверок (выездных, камеральных и встречных), а также вне рамок проверок, когда требуется получить информацию о какой-либо конкретной сделке.

Бывают ситуации, когда, получив соответствующее требование, налогоплательщик готов пойти навстречу налоговой, но не может этого сделать в силу ряда причин:
• налоговая просит очень много документов, а указанного в требовании времени недостаточно для их подготовки;
• организация не располагает запрашиваемыми документами;
• запрашиваемые документы уже передавались в налоговую.

Для этих случаев Налоговый кодекс предусматривает возможность направления уведомления о невозможности представить документы.

Сроки ответа на требования установлены в Налоговом кодексе, а также дублируются в требованиях. Если этого срока не хватает, можно попытаться его продлить. Сложность заключается в том, что решение вопроса об увеличении срока подготовки ответа на требование целиком зависит от проверяющих. В Налоговом кодексе этот момент детально не регламентирован. ИФНС может как продлить срок, так и оставить его прежним. На принятие решения у налоговиков есть два рабочих дня с момента поступления уведомления (п. 3 ст. 93 ГК). Объяснять причины отказа она не обязана (письмо ФНС РФ от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304).

Другой причиной направления уведомления может стать отсутствие у налогоплательщика этих документов. Они могут не составляться вообще или быть утраченными по различным причинам. Об отсутствии документов также стоит сообщить налоговому органу, не дожидаясь привлечения к ответственности за их непредставление. Обратите внимание, что если запрашиваемые документы должны быть у организации, но их нет, привлечение к ответственности тем не менее возможно. К примеру, документы должны составляться, но не составлялись, или утрачены в результате пожара или хищения и не восстановлены (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.10.2022 № Ф07-13328/2022).

И последнее основание для направления уведомления – инспекция запрашивает документы повторно. По общему правилу налогоплательщик не обязан представлять налоговой документы, которые ранее были уже представлены (п. 5 ст. 93 НК РФ). Но тогда он должен в ответ на требование подать уведомление, а также указать реквизиты сопроводительного документа и наименование налогового органа, куда сдавали документы.

Из этого правила есть два исключения:
• документы представлялись в налоговый орган в виде оригиналов, но были возвращены налогоплательщику;
• представленные документы были утрачены налоговым органом в результате обстоятельств непреодолимой силы (пожар, потоп и тому подобное).
В приведенных случаях налогоплательщику придется представить документы повторно.

Рассматриваемое в этой статье уведомление не подойдет, если налогоплательщик отказывается представить документы, поскольку считает требование налогового органа незаконным. Это может произойти, когда:
• документы истребует налоговый орган, в котором налогоплательщик не состоит на учете;
• требование не связано с предметом проверки;
• имеются явные нарушения сроков;
• налоговый орган запрашивает документы, которые не имеет права истребовать (например, просит документы при проведении камеральной налоговой проверки при наличии оснований, указанных в ст. 88 НК);
• вместо требования налогоплательщик получил иной документ, который требованием не является;
• и т.п.
В подобных случаях незаконное требование налоговых органов можно просто проигнорировать, но лучше этого не делать, а направить письменные пояснения в свободной форме с подробной аргументацией, почему документы не будут представлены. В противном случае есть вероятность, что ИФНС посчитает это нарушением налогового законодательства и привлечет к ответственности.
Штраф за непредставление документов на основании незаконного требования налогового органа можно оспорить.

Уведомление о невозможности представить документы: как заполнить

В случае невозможности представить документы уведомление заполняется не в свободной форме, а по утвержденной ФНС РФ (КНД 1125045). На сегодняшний день действует форма, утвержденная Приказом ФНС РФ от 24.04.2019 № ММ-7-2/204@, но с 29 апреля 2024 года сдавать уведомление нужно будет по обновленной форме. Она утверждена Приказом ФНС РФ от 21.02.2024 № СД-7/148@.

Формы 2019 и 2024 годов не слишком отличаются друг от друга. В новой появится дополнительный раздел для банков, который они будут заполнять, если не смогут представить документы о своих клиентах, а также внесены некоторые технические правки.

В настоящей статье мы рассмотрим порядок заполнения уведомления по форме, которая будет актуальной с 29 апреля 2024 года.

Уведомление состоит:
• из титульной шапки;
• четырех основных разделов;
• информации о приложениях к уведомлению;
• сведений о подписанте.

Пояснения по порядку заполнения формы приведены ФНС в приказе в бланке в виде подписей под стоками, в которых нужно указать информацию, а также под сносками.

В шапке указывают информацию о налоговом органе, в который подается уведомление, а также информацию о налогоплательщике (наименование, ИНН, КПП), а также дату и номер требования налогового органа, которое не может быть своевременно исполнено.

В зависимости от причин, по которым налогоплательщик не может представить документы в налоговый орган, он заполняет один из необходимых ему разделов. В них указывают реквизиты документов и сведения о запрошенной информации, которые налогоплательщик не может представить, а также причины, препятствующие исполнению требования налоговой.

Если у налогоплательщика нет возможности представить документы в установленный срок, дополнительно нужно указать предполагаемый срок исполнения требования. Он должен быть разумным, но лучше указать чуть больше времени, поскольку, скорее всего, налоговая его сократит.

Если документы невозможно представить по причине их передачи для проведения аудита, то в соответствующем разделе указывают наименование аудиторской компании, в которой эти документы находятся в настоящий момент.

Особое внимание при заполнении уведомления следует уделить именно причинам, по которым требование не может быть исполнено. Они должны быть понятными, реальными и обоснованными. Например, если вы не успеваете подготовить документы в срок, можно указать на большой объем запрашиваемых документов, а также на низкую пропускную способность копировальных аппаратов.

Можно также указать, что готовы предоставить налоговикам возможность ознакомиться с оригиналами документов. Так вы покажете, что ничего не скрываете и готовы к сотрудничеству.

К уведомлению желательно приложить документы, которые подтвердят изложенные в нем доводы. Это могут быть сопроводительные письма о передаче документов аудиторской компании или налоговому органу, копии протоколов и постановлений о выемке документов и другие.

В конце документа приводятся сведения о лице, подписавшем уведомление от имени налогоплательщика (организации или предпринимателя): Ф.И.О., реквизиты документа, подтверждающего полномочия, контактный телефон и электронную почту.

Сроки представления уведомления о невозможности представить документы

Срок, в течение которого налогоплательщику нужно успеть отправить уведомление, зависит от того, что именно он хочет в нем сообщить налоговому органу, а также от основания направления требования о представлении документов.

Если налогоплательщику требуется продлить срок подготовки ответа на требование, то отправить уведомление нужно не позднее следующего рабочего дня за днем получения требования. Так, если требование получено в пятницу, 26.04.2024, последним днем, когда уведомление будет считаться направленным в срок, будет понедельник, 29.04.2024.

Если в уведомлении налогоплательщик намерен сообщить, что не может представить документы (их нет или они ранее представлялись в налоговую), срок подачи уведомления будет таким же, как и срок, в течение которого нужно ответить на требование:
• при налоговой проверке (как выездной, так и камеральной) – не позднее 10 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ);
• при встречной проверке – в течение 5 дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ);
• если документы запрашиваются вне рамок проведения налоговых проверок – в течение 10 дней (абз. 2 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
В расчет идут только рабочие дни (п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Выходные и праздничные дни в этот период не входят. Документ будет считаться отправленным своевременно, если он послан не позже последнего дня срока.

Отсчет срока начинается на следующий день после получения требования налоговой представить документы (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).

В свою очередь, дата получения требования определяется по-разному в зависимости от способа его направления (п. 4 ст. 31 НК РФ, п. 10 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@):
• если требование передано на бумажном носителе – дата его получения определяется датой получения, которую налогоплательщик указал на требовании и подтвердил своей подписью;
• при отправке почтой – требование считается полученным на 6-й рабочий день со дня его отправки налоговым органом заказным письмом с уведомлением;
• по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) – датой, отраженной в квитанции о приеме;
•через личный кабинет налогоплательщика – на следующий рабочий день после дня размещения в личном кабинете;
• посредством МФЦ – на следующий рабочий день после дня получения требования многофункциональным центром.

Уведомление о невозможности представить документы: ответственность

Отметим сразу, что ответственности за неподачу уведомления нет. Напротив, направление этого документа в налоговый орган позволяет налогоплательщикам предотвратить привлечение ответственности за неисполнение требования налоговиков.

Штраф за непредставление документов установлен пунктом 1 статьи 126 НК и составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Не стоит заблуждаться, что это несущественный штраф. В ряде случаев его размер может достигать весьма значительных размеров. Так, например, в деле, рассмотренном Девятым ААС, налоговая оштрафовала налогоплательщика на сумму 56,1 млн рублей из расчета 200 рублей за каждый из 280 509 непредставленных документов (Постановление от 16.07.2020 № 09АП-9404/2020). В этом деле налогоплательщику удалось оспорить решение о привлечении к ответственности в суде. Решающими аргументами для суда стали доводы компании, что:
• налоговый орган злоупотребил своими правами, запросив огромный объем документов (более 1 млн) непосредственно перед окончанием срока проверки;
• срок ответа на требование был продлен несоразмерно количеству запрашиваемых документов;
• налогоплательщик частично представил документы;
• налоговая не пыталась ознакомиться с оригиналами, в акте проверок нет нарушений в части занижения налоговой базы ввиду непредставления указанных документов;
• размер штрафа по пункту 1 статьи 126 НК РФ вдвое превышает штрафные санкции по акту проверки.

К ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ привлекают в том случае, если запрашиваемые документы нужны для контрольных мероприятий в отношении налогоплательщика. Если не исполнено требование по встречной проверке или вне рамок проверки запрашиваются документы о конкретной сделке, ответственность наступает по п. 2 ст. 126 НК. В частности, такие разъяснения даны в письме Минфина РФ от 01.06.2022 № 03-02-07/51429. Штраф в этом случае составляет 10 тыс. рублей (для организации или индивидуальных предпринимателей).

Помимо этого, к ответственности может быть привлечено и должностное лицо организации. Частью 1 статьи 15.6 КоАП РФ за подобное административное правонарушение установлен штраф в размере 300–500 рублей. Выплатить его должностному лицу организации (директору, бухгалтеру, иному лицу, ответственному за передачу документов в налоговую) придется за счет своих собственных денежных средств.

Игнорирование требования предоставляет право налоговому органу осуществить выемку необходимых документов (п. 4 ст. 93, п. 8 ст. 94 НК РФ).