Над статьей работали:
Автор: Чапис Елена
Росархив установил новые сроки хранения юридических документов. Для удобства таблицу мы оформили в формате «было/стало».
ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения организационных документов компании»
| № нового перечня | № старого перечня | Вид документа | Было | Стало |
| 24 | 40 |
Свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
|
Постоянно | До минования надобности (минимум 1 год) |
| 35 | 58 | Проекты уставов, положений, документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке | 5 лет (1) | До минования надобности (минимум 1 год) |
| 36 | 61 | Доверенности, выданные руководителем организации (лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности), на представление интересов организации, сведения об отзыве выданных доверенностей | Постоянно | 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва |
| 37 | 63 | Документы (протоколы, изображения и описания, заявления, уведомления, решения) о разработке и регистрации символики организации | Постоянно | 5 лет с возможностью передачи на постоянное хранение |
| 41 | 72 | Проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | До минования надобности (минимум 1 год) |
| 42 | 74 | Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) | 75 лет | *50/75 лет |
| 43 | 79 |
Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене: а) руководителя организации; б) должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации |
а) постоянно (на усмотрение архива); б) 5 лет |
15 лет |
| 48 | 89, 90 | Документы (справки, докладные, служебные записки, предложения к повестке дня, извещения, приглашения, переписка) по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников (учредителей), пайщиков, съездов, конгрессов, пленумов, конференций, круглых столов, совещаний, торжественных приемов, встреч | 5 лет (1) | 3 года |
| 54 | 96 | Документы (заявления и прилагаемые к ним документы, приказы (распоряжения) (2), копии лицензий, уведомлений, актов проверок, предписаний, протоколов, постановлений, выписки из решений суда, переписка) по лицензированию отдельных видов деятельности |
Протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, – постоянно. Остальные – 5 лет, но документы частично могут быть отобраны для постоянного хранения |
Приказы и распоряжения лицензирующего органа о действии лицензии – постоянно. Остальные документы хранятся 5 лет после прекращения действия лицензии |
| 55 | 97 | Лицензии и приложения к ним | Постоянно (на усмотрение архива) | 5 лет после прекращения действия лицензии |
| 57 | 101 | Журналы регистрации заявлений, выдачи лицензий | Постоянно | До ликвидации организации |
| 69 | 546 |
Документы (буклеты, плакаты, фото-, фоно-, видеодокументы, информации, заявки, переписка) по рекламной деятельности организации |
До минования надобности (минимум 1 год) | 5 лет (1) |
| 81 | 425 | Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к ним | Постоянно (на усмотрение архива) | До ликвидации организации |
| 83 | 47 | Документы (акты, балансы, заключения, решения) по подтверждению правопреемства имущественных прав и обязанностей при реорганизации юридических лиц | Постоянно (на усмотрение архива) | До ликвидации организации |
| 85 | 133 | Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственность | Постоянно | До ликвидации организации |
| 86 | 134 | Переписка по земельным вопросам | 5 лет (1) | 5 лет |
| 87, 88 | 797 | Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений, имущественных комплексов и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию) к ним | Постоянно (на усмотрение архива) | До ликвидации организации |
| 89 | 430 | Документы (заявки, акты оценки, переписка) по продаже движимого имущества (срок исчисляется с момента продажи) | 10 лет (1) | 10 лет |
| 90 | 439 | Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества | Постоянно | До ликвидации организации |
| 91, 92, 93 | 122,123, 124,125 | Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами, акты о передаче имущества в доверительное управление, документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации | Постоянно (на усмотрение архива) | 10 лет после истечения срока действия договора (обязательств) по договору |
| 94 |
791, пп. «е» п. 459 |
Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом, документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: а) недвижимого имущества; б) движимого имущества |
Постоянно |
После истечения срока действия договора (обязательств) по договору: а) 10 лет; б) 5 лет |
|
96
|
449
|
Договоры лизинга имущества организации
|
Постоянно (на усмотрение архива) | 5 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| 97 | 450 | Документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации | Постоянно | |
| 98 | 451, 452 | Договоры залога, документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним (срок хранения исчисляется с момента истечения срока действия договора) | 10 лет (1); документы по залогу недвижимого имущества – постоянно | 10 лет |
| 99 | 446 |
Договор мены: а) недвижимого имущества; б) движимого имущества |
5 лет после истечения срока действия договора |
а) до ликвидации организации; б) 5 лет после истечения срока действия договора (после прекращения обязательств по договору) |
| 101 | 444 |
Договоры поручения: а) по недвижимому имуществу; б) по движимому имуществу |
5 лет после истечения срока действия договора (1) |
а) 15 лет; б) 10 лет. При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| 102 | 453 | Паспорта сделок | Постоянно (на усмотрение архива) | 15 лет (1) |
| 108,109, 114 | ‒ | Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев; документы (сертификаты, передаточные акты, выписки по счету депо, реестродержателей), подтверждающие переход прав собственности на ценные бумаги. Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями | ‒ | До ликвидации организации |
| 115 | 165 | Решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспект ценных бумаг (основная, дополнительная часть), программа облигаций и условия выпуска (дополнительного выпуска) облигаций в рамках программы облигаций, а также изменения в них; отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, заявление для получения разрешения на размещение и (или) организацию обращения эмиссионных ценных бумаг российских эмитентов за пределами РФ; уведомления Центрального банка Российской Федерации о государственной регистрации (регистрации) на этапах эмиссии, о квалификации финансовых инструментов, уведомление о выдаче разрешения на размещение и (или) обращение ценных бумаг за пределами Российской Федерации, уведомление об аннулировании индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска эмиссионных ценных бумаг | Постоянно (на усмотрение архива) | До ликвидации организации |
| 118 | 150 | Списки аффилированных лиц | Постоянно (на усмотрение архива) | До ликвидации организации |
| 120 | ‒ | Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра | ‒ | 10 лет после истечения срока действия договора |
| 122 | 419 | Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат | 75 лет | *50/75 лет |
| 126 | 166 | Сообщения о существенных фактах, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг (при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу) | 3 года | 5 лет |
| 127-131,133,134 | ‒ | Списки инсайдеров (после замены новыми); документы –основания для передачи списков инсайдеров организаторам торговли, подтверждения передачи; документы о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях; уведомления о совершенных инсайдерами операциях; журналы учета предоставления инсайдерской информации, изменении списка инсайдеров | ‒ | 5 лет |
| 132 | ‒ | Локальные нормативные акты (приказы, решения), устанавливающие порядок доступа к инсайдерской информации, правила охраны, условия совершения инсайдерами операций с финансовыми инструментами | ‒ | 5 лет после замены новыми (1) |
| 135 | 85 | Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации | Постоянно (на усмотрение архива) | 5 лет по истечении срока действия исключительного права (1) |
| 136 | 85 | Договоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации | Постоянно (на усмотрение архива) | 5 лет после истечения срока действия договора |
| 137 | 792 |
Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования: а) недвижимого имущества; б) движимого имущества |
Постоянно (на усмотрение архива) |
а) 10 лет; б) 5 лет. По договорам в отношении государственного и муниципального имущества – от 15 лет |
| 138 | Пп. «в» п. 459 |
Журналы, базы данных регистрации договоров: а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества; б) покупок, продаж движимого имущества |
Постоянно (на усмотрение архива) |
а) до ликвидации организации; б) 5 лет |
| 141 | 173,174 | Документы проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора | Постоянно | 10 лет |
| 145 | ‒ | Документы (протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления) об административных правонарушениях | ‒ | 5 лет |
| 150 | 178 | Переписка о выполнении предписаний, представлений, предупреждения, предостережения, заключений органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля | 5 лет (1) | 5 лет |
| 154 | 183 | Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии), переписка по их рассмотрению | От 5 лет до постоянного хранения в зависимости от характера | 5 лет (1) |
| 163 | 777 | Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов | 3 года | До ликвидации организации |
| 165 | 261 | Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера | 3 года после снятия грифа ограничения | 10 лет после замены новыми (1) |
| 166, 167 | 209 | Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа; расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа | 5 лет после снятия грифа ограничения доступа к сведениям | 3 года после истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором); после прекращения трудовых отношений |
*50/75 лет — если делопроизводство закончено до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет.
(1) — с возможностью частичного отбора для постоянного хранения.
ПРИКАЗ Росархива от 20.12.2019 № 236
Вступил в силу 18.02.2020
Официальный интернет-портал правовой информации:
www.pravo.gov.ru, 07.02.2020
Документ включен в СПС "КонсультантПлюс"
