Удержания из заработной платы работника

Виды и случаи удержаний из заработной платы работника закреплены в Трудовом, Налоговом и Гражданском кодексе, а также в Федеральном законе от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». В этих регламентирующих документах указаны лимиты и очередность удержаний, а также список выплат, с которых удержания запрещены.

Удержания из доходов работника можно разделить на три основных вида в зависимости от того, какую задолженность они погашают.

Обязательные удержания по действующему законодательству. На работодателя возложена обязанность удерживать часть заработной платы и иных выплат сотрудника. Речь идет об удержании сумм по исполнительным документам, таким как: исполнительные листы, выданные на основании судебных актов, судебные приказы, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов и другие подобные документы.

Для оформления обязательных удержаний распоряжения руководителя или заявления работника не нужны, достаточно исполнительного документа или его копии с постановлением судебного пристава.

Удержания по инициативе компании. Работодатель по собственной инициативе может производить удержания из зарплаты только в случаях, предусмотренных ст. 137 и 138 ТК РФ:
• для возмещения выданного, но фактически не отработанного аванса;
• возврата излишне выплаченных сумм вследствие неправильного расчета (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия);
• при увольнении работника, который отгулял полностью отпуск авансом;
• возмещение материального вреда, нанесенного работником;
• возврат подотчетных сумм, выданных в связи с переводом на работу в другую местность и в других подобных случаях.

Также из заработка сотрудника можно удержать материальный ущерб. Взыскивать разрешено только прямой действительный ущерб – те убытки, которые можно точно посчитать. Упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 и 240 ТК РФ).

Чтобы удержать вышеперечисленные суммы, работодателю нужно учесть два важных момента. Первый — работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения задолженности (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Второй — работник должен дать письменное согласие на удержание задолженности.
Если хотя бы одно из этих условий не будет соблюдено, работодателю для возврата излишне выплаченных денег придется обратиться в суд.

Однако это правило действует не всегда. Так, для удержания за неотработанные дни отпуска согласие от увольняющегося работника получать не нужно. Но если денег с расчета на покрытие излишне выплаченных отпускных не хватит, работодатель не сможет взыскать оставшуюся часть через суд, поскольку в законе такого основания нет.

Стоит отдельно отметить, что работодатель не вправе удерживать произвольные суммы из зарплаты своих сотрудников. Иначе кроме обязанности вернуть вычтенные суммы компании грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Добровольные удержания по желанию работника. Это любые удержания с заработка, производимые по заявлению работника. Будь то перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, профсоюзные взносы или суммы добровольных пожертвований.

Основное отличие от других видов — это наличие заявления от работника, в котором обозначены условия, размеры и назначения удержанных сумм. Требований о том, как оформлять такое заявление, в законодательстве нет – документ работник может заполнить как от руки собственноручно, так и напечатать текст на компьютере. Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 16.09.2012 № ПР/7156-6-1.

Чтобы удержания были законными, следует обращать внимание на основания, размеры, сроки и порядок их оформления. Это поможет избежать негативных последствий, таких как судебные разбирательства или административная ответственность. Как правильно оформлять и учитывать удержания в основных случаях, расскажем далее.

Обязательные удержания и заработной платы необходимо осуществлять в последовательности, строго определенной законом. Прежде чем удерживать суммы с сотрудников, начисляют зарплату, отпускные, пособия, матпомощь и другие выплаты. И только после этого уменьшают их на размер удержаний. То есть после того, как в пользу работника произведены все необходимые начисления.

В первую очередь необходимо исчислить и удержать получившуюся сумму НДФЛ и только потом приступить к расчету суммы по исполнительным документам.

При этом нужно учесть, что нельзя из некоторых доходов сотрудников удерживать деньги по исполнительным листам. В частности, это:
• выплаты организации из собственных средств тем сотрудникам, которые получили травмы при исполнении служебных обязанностей;
• компенсационные выплаты, которые установлены трудовым законодательством РФ (командировочные расходы, компенсации, связанные с переводом сотрудника на работу в другую местность, и др.);
• пособия гражданам с детьми, которые возмещаются за счет средств ФСС.
Все выплаты, с которых запрещено удерживать средства по исполнительным документам, приведены в ст. 101 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ.

По таким правилам работодатель обязан удерживать:
• алименты;
• возмещение вреда в связи с потерей третьим лицом полной или частичной способности трудиться, возмещение морального вреда;
• штрафы за нарушения административного, уголовного, налогового законодательства;
• возмещение имущественного ущерба третьим лицам или организациям.

Работодатель начинает удержания со дня, когда получен исполнительный документ от взыскателя или его копия от судебного пристава. В день зарплаты должнику выплатят сумму уже за минусом денег, которые предназначаются взыскателю.

Удержанные деньги работодатель в течение трех дней направляет по реквизитам из постановления. Как правило, деньги сначала попадают в службу судебных приставов, а те уже сами перечисляют их взыскателю или распределяют между несколькими взыскателями. Если же кредитор подал лист напрямую работодателю, то будет получать деньги сразу от него.

Удержания продолжаются, пока долг не будет погашен или работник не уволится. Если он покинул организацию, то работодатель возвращает исполнительный лист тому, от кого его получил, — взыскателю либо приставам.

Алименты удерживают на основании исполнительных документов. Это может быть исполнительный лист, судебный приказ или нотариально удостоверенное соглашение по алиментам, заверенное у нотариуса.

В этих документах алименты могут быть установлены:
– в твердой сумме (например, если заработок сотрудника постоянно меняется);
– процентах от зарплаты (1/4, 1/3 или 1/2 дохода);
– одновременно в долях и твердой денежной сумме.

Алименты в твердой сумме суд устанавливает кратными величине прожиточного минимума или в доле величины прожиточного минимума (п. 2 ст. 117 СК РФ). Алименты, установленные в твердой сумме, индексируют самостоятельно. Такие правила установлены пунктом 1 ст. 117 СК РФ и ч. 1 ст. 102 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ.

Алименты с сотрудника на содержание его детей, которые достигли 18-летнего возраста, удерживают, только если в исполнительном листе есть пометка об этом.

Отметим, что удерживать алименты в пользу несовершеннолетних детей работника можно и на основании его заявления, а не только по соглашению или исполнительному делопроизводству.

Если в заключенном договоре займа между организацией и сотрудником было указано, что заем погашается путем удержания сумм из зарплаты должника, организация может взыскивать их без согласия сотрудника. Ведь свою готовность погашать заем через удержания из зарплаты он подтвердил, подписав договор.

Если же в соглашении предусмотрен другой способ погашения займа, например, внесение денег в кассу, то удерживать суммы из заработка сотрудника можно только по его письменному заявлению.

По распоряжению руководителя сумму штрафа ГИБДД можно вычесть из заработной платы водителя. Главное, чтобы сумма всех удержаний из дохода водителя за месяц не превысила 20 процентов — это максимальный процент удержаний (ст. 138 ТК РФ).

Приказ об удержании издают не позднее одного месяца со дня установления работодателем размера ущерба. Обычно срок отсчитывается со дня оплаты штрафа. Если месяц прошел, удержать деньги можно только с письменного согласия работника или через суд (ст. 248 ТК РФ).

Для взыскания суммы материального ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника удерживают стоимость ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, если сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, если материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

При этом помните, что удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов. Поэтому взыскивать сумму материального ущерба в размере средней зарплаты, скорее всего, придется в течение нескольких месяцев.

Сумму ущерба, превышающую средний месячный заработок, можно получить с сотрудника только через суд (в том случае, если на него возлагается полная матответственность). В то же время сотрудник может добровольно возместить сумму ущерба. При этом по соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа.

Если сотрудник отказался добровольно возместить ущерб или не согласился с его оценкой, то за погашением убытка придется обращаться в суд. Следует обратиться в судебные органы и в том случае, если приказ об удержании был издан позже месяца после определения размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).

В то же время организация вправе полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с сотрудника (ст. 240 ТК РФ).

Из месячной зарплаты сотрудника по инициативе организации можно удержать не более 20 процентов. Но это ограничение касается только сумм, которые компания удерживает как работодатель (ст. 138 ТК РФ).

Если из дохода сотрудника удерживают деньги по исполнительным документам, тогда предельная сумма удержаний возрастает с 20 до 50 процентов. Эта сумма может составить и 70 процентов заработка, если пришел исполнительный лист:
• на возмещение вреда, причиненного здоровью;
• возмещение ущерба лицам, потерявшим кормильца, или причиненного преступлением;
• алименты на несовершеннолетних детей.

В то же время по просьбе сотрудника компания вправе вычитать из его зарплаты любые суммы (письмо Роструда от 16.09.2012 № ПР/7156-6-1). Работник вправе распоряжаться своей зарплатой по своему усмотрению, Трудовой кодекс это не регулирует. Поэтому можно попросить сотрудника изложить в письменной форме свое согласие на удержание сверх 20 процентов. Если он на это согласится, то компания сможет и взыскать деньги по исполнительному листу, и удержать с работника его долг перед компанией.

При увольнении работника, имеющего задолженности перед работодателем (например, вызванные затратами работодателя на обучение работника), размер удержаний из заработной платы не может быть увеличен. Имеющиеся задолженности работодатель сможет взыскать впоследствии в судебном порядке.

Среди обязательных удержаний первыми удерживаются суммы налога на доходы физических лиц. Далее производятся удержания по исполнительным документам, а только затем можно удерживать суммы по инициативе работодателя и сотрудника.

Когда удерживают с работника деньги по исполнительным листам, также следует соблюдать определенную очередность. В первую очередь удерживают алименты и взыскания, которые связаны с возмещением вреда, причиненного здоровью (либо возмещением ущерба лицам, потерявшим кормильца), а также требования о возмещении морального вреда. Во вторую очередь удерживают требования, связанные с платежами в бюджет. Например, штрафы или суммы налогов. Остальные удержания проводят в третью очередь (ч. 1 ст. 111 закона № 229-ФЗ).

Требования по исполнительным листам одной очереди погашают пропорционально суммам, которые установлены в каждом из них (ч. 3 ст. 111 закона № 229-ФЗ).

Требования каждой последующей очереди удовлетворяют только после полного погашения требований предыдущей очереди. При этом соблюдают ограничения из ст. 99 закона № 229-ФЗ.

Бухгалтерский учет операций по удержаниям с зарплаты сотрудника зависит от вида взыскиваемой суммы. Иными словами, сумма удержания отражается на счетах в соответствии с причиной взыскания.

Удержать денежные средства с сотрудника можно только после того, как он сможет ими распоряжаться, то есть в момент выплаты заработной платы. Начисление заработной платы выплатой не является, поэтому удержать деньги можно будет только в день выдачи заработной платы (п. 18 информационного письма Президиума ВАС от 29.12.2001 № 65).

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника о размерах и об основаниях произведенных удержаний в письменной форме (ч. 1 ст. 136 ТК РФ).

Общее правило при формировании проводок по удержанию из зарплаты заключается в том, что сумма удержания всегда отражается по дебету счета 70, уменьшая остаток на нем. Это правило действует вне зависимости от вида удержания. Типовые проводки в бухгалтерском учете следующие:

Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ;

Дт 70 Кт 76 — удержания по исполнительному листу;

Дт 70 Кт 73.01 — удержана задолженность работника по выданному займу;

Дт 70 Кт 73.02 — удержано возмещение материального ущерба, причиненного сотрудником.

Видов удержаний может быть много. В каждом конкретном случае для отражения операции в учете может потребоваться тот или иной пакет документов.