Удержание за неотработанные дни отпуска

Если сотруднику выплатили больше, чем нужно, у него появляется задолженность перед работодателем. Когда такое может произойти? Как правило, причиной переплаты становится отпуск, предоставленный сотруднику авансом.

Трудовым законодательством закреплено право работника на отпуск в течение рабочего года, продолжительность которого составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). При этом пойти в отпуск после трудоустройства сотрудник вправе уже через полгода. А при согласии руководства компании отпуск может быть предоставлен специалисту еще раньше (ст. 122 ТК РФ). Из этого следует, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику авансом, когда рабочий год полностью еще не отработан. При этом отпуск должен предоставляться в полном объеме, то есть установленной для конкретного работника продолжительности, при условии, что тот не просит предоставить ему только часть отпуска.

Если же такой сотрудник уволится, не отработав полученный авансом отпуск, у него возникнет долг перед компанией. При увольнении работодатель должен выполнить все необходимые действия, предписанные трудовым законодательством. Среди них обязанность выплатить специалисту все заработанные им к моменту увольнения денежные средства. В окончательный расчет входят и отпускные выплаты. Они будет зависеть от того, остались ли за сотрудником неотгулянные дни отдыха или он уже воспользовался своим правом на отпуск в текущем периоде (ст. 127 ТК РФ).

В силу части 1 статьи 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Когда работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести за неотработанные дни отпуска удержание из зарплаты работника для погашения его задолженности (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Из буквального толкования данной нормы следует, что удержания из зарплаты сотрудника являются правом, а не обязанностью работодателя и относятся к его усмотрению.

При расчете количества неотработанных дней отпуска, полученного авансом, применяются те же правила, что и при расчете компенсации за неиспользованный отпуск.

В первую очередь нужно определить стаж работы сотрудника, дающий право на отпуск. Отсчет ведется со дня начала работы в данной компании (письмо Минтруда РФ от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

Рассчитаем для примера стаж работника, который был принят на работу 20 апреля 2020 года, а уволился по собственному желанию 16 февраля 2023 года. В течение периода работы ему были предоставлены следующие отпуска:

• с 15 июля по 4 августа 2020 года (21 календарный день) — отпуск за свой счет по просьбе работника;
• с 1 по 28 июля 2021 года (28 календарных дней) — очередной оплачиваемый отпуск;
• с 1 по 28 августа 2022 года (28 календарных дней) — очередной оплачиваемый отпуск;
• с 9 января по 5 февраля 2023 года (28 календарных дней) — очередной оплачиваемый отпуск.

В течение периода работы данный специалист был на больничном:

• с 3 по 10 декабря 2021 года;
• с 9 по 28 марта 2022 года

При подсчете стажа нужно исключить 7 календарных дней (21 день — 14 дней) отпуска за свой счет и удлинить на этот период первый рабочий год. Периоды оплачиваемого отпуска и временной нетрудоспособности включаются в стаж.

Тогда рабочими годами у работника будут:

• с 20 апреля 2020 года по 26 апреля 2021 года;
• с 27 апреля 2021 года по 26 апреля 2022 года;
• с 27 апреля 2022 года по 26 апреля 2023 года — в нем отработано 9 месяцев и 22 дня.

Итого стаж для получения отпуска у этого сотрудника составляет 2 года 9 месяцев и 22 дня.

Затем устанавливают количество неотработанных дней отпуска. За один полностью отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска (письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ). Но непосредственно для расчетов обычно используется частное 28 дней / 12 месяцев (деление 28 календарных дней отпуска на 12 месяцев).

Поэтому рассчитать неотработанные дни отпуска можно так. Количество дней отпуска, которое положено сотруднику за рабочий год, нужно разделить на 12 месяцев и умножить на количество месяцев работы в компании. Затем полученное значение вычитают из количества использованных дней отпуска за время работы в компании. При этом не полностью отработанные месяцы для расчета потребуется округлить. Излишки, составляющие меньше половины месяца, при подсчете не учитывают, а излишки, составляющие не менее половины месяца, принимают за целый месяц (п. 35 правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).

В приведенном ранее примере количество месяцев работы сотрудника в компании округляется до 34 (12 месяцев +12 месяцев +10 месяцев). Количество неотработанного времени отпуска специалистом в этом случае будет равно 4,67 дня (84 календарных дня – 28 календарных дней / 12 месяцев  х 34 месяца).

Чтобы удержать сумму излишне выплаченных отпускных, при увольнении оформляют приказ. Этот документ составляют в произвольной форме, поскольку нормативная форма для него не разработана. Такой приказ необязателен по закону, но будет полезен, чтобы зафиксировать причины и размер удержания из зарплаты работника. В нем указывают:

• Ф.И.О. сотрудника, из заработной платы которого производится удержание;
• период отпуска, за неотработанные дни которого производится удержание;
• количество дней отпуска, за которые удерживается излишне выплаченные отпускные;
• сумма удержания.

С приказом рекомендуем ознакомить под подпись тех, кого он касается.

Приведем пример составления приказа об удержании за неотработанные дни отпуска.

Общество с ограниченной ответственностью «Технос»

ООО «Технос»

Приказ

об удержании из заработной платы при увольнении

В связи с увольнением инженера Сергеева Александра Николаевича до окончания рабочего года, в счет которого ему предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, и в соответствии с ч. 2 ст. 137 ТК РФ, приказываю:

удержать из заработной платы Сергеева А.Н. излишне выплаченную сумму отпускных 6 071 (шесть тысяч семьдесят один) рубль за неотработанные 4,67 дня отпуска, предоставленного с 09.01.2023 на 28 календарных дней за период работы с 27.04.2022 по 26.04.2023.

Генеральный директор    Волков   Волков И.И.

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер    Белозерова    Белозерова О.А.

16.02.2023

С приказом ознакомлен, с основанием и суммой удержания согласен:

менеджер    Сергеев    Сергеев А.Н.

16.02.2023

Если специалист увольняется до завершения того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработка работодатель может произвести удержание за неотработанные дни отпуска. Осуществляется оно за счет сумм, подлежащих выплате сотруднику при прекращении трудового договора в порядке ст. 140 ТК РФ (ч. 2 ст. 137 ТК РФ, Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 05.02.2018 № 59-КГ17-19).

Сумма отпускных за неотработанный период отпуска рассчитывается так: количество дней неотработанного отпуска умножается на среднедневной заработок.

Удержания не производят, если специалист увольняется по следующим причинам (п. 8 ч. 1 ст. 77, пп. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81, пп. 1, 2, 5, 6, 7 ст. 83 ТК РФ):

• в связи с отказом от перевода на другую работу, который требуется работнику в соответствии с медзаключением, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы;
• из-за ликвидации компании либо прекращения деятельности коммерсанта со статусом ИП;
• по сокращению численности или штата сотрудников фирмы или коммерсанта со статусом ИП;
• из-за смены собственника имущества компании — в отношении руководителя или его зама, а также главного бухгалтера;
• в связи с призывом на военную службу или направлением на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
• из-за восстановления на прежде выполняемой работе по решению ГИТ или суда;
• из-за признания его полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медзаключением;
• в связи с гибелью сотрудника либо работодателя-физлица, а также признанием судом работника либо работодателя-физлица умершим или безвестно отсутствующим;
• при наступлении чрезвычайного обстоятельства, препятствующего продолжению трудовых отношений, если оно признано решением Кабмина РФ или органа госвласти соответствующего российского региона. К таким обстоятельствам могут относиться военные действия, катастрофы, стихийные бедствия, масштабные аварии, эпидемии.

Кроме того, не может быть осуществлено удержание долга за неотработанные дни отпуска и в случае отсутствия у работника при увольнении причитающихся к выплате сумм или их недостаточности. Это следует из Определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ № 59-КГ17-19.

В общем случае работодатель вправе без согласия работника удержать данную излишне выплаченную сумму (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Вместе с тем в случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в день увольнения специалиста выплатить не оспариваемую им сумму (ч. 2 ст. 140 ТК РФ).

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов. В отдельных случаях, предусмотренных федеральными законами, установлена планка 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Указанное ограничение в размере 20 процентов распространяется и на удержания за неотработанные дни отпуска. Если удержать излишне выплаченную сумму отпускных при увольнении не представляется возможным, то работник может ее возместить в добровольном порядке. Задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит, в том числе если при расчете работодатель не смог произвести удержание этой суммы из причитающейся к выплате зарплаты из-за ее недостаточности. Такой вывод можно сделать из части 4 статьи 137 ТК РФ, пп. 3 ст. 1109 ГК РФ, письма Минтруда РФ от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784, п. 5 обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 05.02.2014.

Удержание осуществляется из суммы, получаемой работником на руки, оставшейся после удержания НДФЛ (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Приведем пример расчета удержания за неотработанные дни отпуска.

Допустим, что рабочий год сотрудника начинается 27 апреля, неотгулянных отпусков нет. Работнику предоставлены 28 дней отпуска за текущий рабочий год — с 9 января по 5 февраля 2023 года, средний дневной заработок, из которого рассчитаны отпускные, составляет 1 300 рублей. Работник уволился 16 февраля 2023 года.

В текущем рабочем году до увольнения отработаны 10 месяцев, за которые полагается 23,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев x 10 месяцев). Авансом работнику было предоставлено 4,67 дня, излишне выплаченные отпускные составили 6 071 рубль (1 300 рублей x 4,67 дня).

При удержании отпускных за неотработанные дни отпуска из последней зарплаты сотрудника в части расчетов по НДФЛ работодателю нужно сделать следующее:

• пересчитать налог за тот период, в котором были выплачены отпускные. Исходить нужно из того, что суммы, выплаченные сотруднику за неотработанные дни отпуска, не признаются его доходом, так как при увольнении удержаны из его заработка. В налоговом регистре по НДФЛ потребуется уменьшить доход в виде отпускных и НДФЛ с него в месяце выплаты отпускных. При этом доход в виде последней заработной платы и НДФЛ с него отражают в налоговом регистре в полной сумме без учета удержания отпускных (письмо Минфина РФ от 30.10.2015 № 03-04-07/62635);
• представить налоговикам уточненную форму 6-НДФЛ за период, в котором были выплачены отпускные, и за последующие периоды этого года, за которые раньше были представлены расчеты (п. 6 ст. 81 НК РФ). Заполняют ее на основании скорректированного налогового регистра (п. 1.3 порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, утвержденного Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@);
• уплатить НДФЛ с последней заработной платы работника путем перечисления средств в качестве ЕНП (пп. 1, 16 ст. 45 НК РФ):

— если выплата отпускных и увольнение сотрудника приходятся на один календарный год, то налог уменьшают на сумму НДФЛ с удержанных отпускных. Это позволяет сделать пункт 3 статьи 226 НК РФ;

— если же отпускные были выплачены в прошедшем году, то налог перечисляют с заработной платы увольняющегося специалиста целиком. В этом случае НДФЛ, удержанный с выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска и перечисленный в бюджет, формирует положительное сальдо единого налогового счета (п. 3 ст. 11.3 НК РФ);

• принять решение в отношении средств, формирующих положительное сальдо единого налогового счета:

— эти средства можно вернуть (п. 1 ст. 79 НК РФ);

— их можно зачесть, в частности, в счет исполнения предстоящей обязанности по уплате налога, сбора, страхового взноса (п. 1 ст. 78 НК РФ). 

Порядок отражения в бухучете суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, возмещаемой сотрудником при увольнении, компания должна разработать самостоятельно и может закрепить в учетной политике, так как он не установлен в иных документах в области регулирования бухгалтерского учета. Об этом говорит пункт 4 ПБУ 1/2008, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н.

Если работник увольняется в том же году, в котором ему были начислены отпускные, то нужно сторнировать записи, которыми были начислены неотработанные отпускные и страховые взносы с них.

Если же работник увольняется в следующем году, то сумма оценочного обязательства по выплате отпускных сотрудникам по состоянию на 31 декабря года, в котором работник был в отпуске, уже была скорректирована по итогам проведенной инвентаризации. Удержание неотработанных отпускных в этом случае не должно затрагивать счет 96 «Резервы предстоящих расходов». Это касается и тех ситуаций, при которых в прошлом году отпускные начислялись полностью за счет оценочного обязательства.