Удержание недостачи из заработной платы

По общему правилу трудящиеся несут ответственность в пределах среднего месячного заработка за исключением тех, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности.

Указанный вид ответственности исключается, если ущерб возник из-за непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней потребности или необходимой обороны либо неисполнения компанией обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Матответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ, а также иными федеральными законами.

Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими совершеннолетия и непосредственно обслуживающими или использующими деньги, ТМЦ или иное имущество.

Списки работ и категорий сотрудников, с которыми могут заключаться данные договоры, утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Так, например, если с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности, то с него можно взыскать сумму ущерба за недостачу денег в кассе в полном размере.

Напомним, что взыскать с работника можно только прямой действительный ущерб, например, недостачу денежных ценностей (ст. 238 ТК РФ, письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1). При этом под таковым понимается реальное уменьшение наличного имущества или ухудшение состояния имущества, а также необходимость для компании тратиться на восстановление имущества (ст. 238 ТК РФ).

Для того чтобы взыскать с работника ущерб, работодателю необходимо установить величину ущерба и причины его возникновения. В этих целях создается инвентаризационная комиссия, а с виновного лица запрашивается письменное объяснение. Если сотрудник откажется от дачи объяснения, то нужно составить соответствующий акт.

Итоги проверки фиксируются в акте либо в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Далее нужно издать приказ об удержании материальной потери из заработной платы работника в произвольной форме за подписью руководителя предприятия. Сделать это следует в течение одного месяца со дня окончательного установления величины ущерба. В приказе важно отразить сумму, подлежащую удержанию из оплаты труда виновного лица. Эта сумма не может быть больше его среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Это правило действует и в тех случаях, когда трудящийся несет полную материальную ответственность (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 18.04.2020 № 77/7-9717-20-ОБ/10-13022-ОБ/18-1193). Согласие виновного работника на взыскание в размере, ограниченном средним заработком, не требуется.

Работодатель может не взыскивать недостачу с виновного работника полностью или частично. При этом у сотрудника не возникает доход, облагаемый НДФЛ и не образуется объект обложения страховыми взносами.

Однако если сумма недостачи превышает средний месячный заработок, а работник несет полную матответственность, компания вправе договориться с ним о добровольном возмещении долга в полном размере единовременно или в рассрочку. Если договориться не получается, то для взыскания ущерба в части, превышающей средний заработок, придется обратиться в суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Если работнику установлена ограниченная матответственность, то сумму недостачи в размере, превышающем средний месячный заработок, через суд взыскать не получится (ст. 241 ТК РФ).

Обратите внимание: если месячный срок для издания приказа об удержании истек, то взыскивать ущерб придется в судебном порядке.

Работодатель вправе удержать из заработной платы виновного лица сумму ущерба. При этом общая сумма удержаний не должна превышать 20 процентов от зарплаты за вычетом НДФЛ. Однако если из зарплаты работника удерживаются, например, алименты, то они должны быть исполнены в первую очередь.

Таким образом, если сотрудник платит 25 процентов от заработка на содержание несовершеннолетнего ребенка, то работодатель не сможет взыскать из его доходов сумму ущерба за недостачу товаров.

При этом компания может договориться с работником о добровольном погашении задолженности. Для этого нужно оформить соответствующее соглашение либо написать заявление. Кроме того, работодателю важно помнить, что Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ установлен перечень выплат, на которые не может быть обращено взыскание, например, с сумм возмещения командировочных расходов, с компенсации за использование личного имущества персонала.

Для расчетов с работником по возмещению причиненного им ущерба предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Следовательно, сумма недостачи, подлежащая возмещению материально ответственным лицом, отражается по дебету счета 73, субсчет 73-2, и кредиту счета 94.

При удержании суммы причиненного ущерба из заработной платы сотрудника делается бухгалтерская запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73, субсчет 73-2.

Бухгалтер должен сделать в учете следующие записи:

Дебет 94 Кредит 10 — отражена сумма недостачи товаров, выявленная по результатам инвентаризации.

Дебет 73-2 Кредит 94 — отражена задолженность работника по возмещению ущерба.

Дебет 70 Кредит 73-2 — сумма ущерба удержана из зарплаты работника.

Дебет 91-2 Кредит 94 — отсутствуют виновные в недостаче лица.

Недостача товаров фиксируется в инвентаризационной описи ИНВ-3 и сличительной ведомости ИНВ-19. Недостача основных средств отражается в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18.

В налоговом учете возмещение ущерба виновным лицом учитывают в доходах, а стоимость пропавшего имущества — в расходах (письмо Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033).

НДС при недостаче восстанавливать не нужно (письмо ФНС РФ от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@).

Сумма начисленных отпускных не включена в перечень выплат, утвержденный Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ, на которые не может быть обращено взыскание. Напомним, что статьей 101 федерального закона «Об исполнительном производстве» определен закрытый перечень выплат, из которых нельзя взыскать в том числе ущерб в виде недостачи. Это, в частности: командировочные, а также компенсации, выплачиваемые в связи с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность; суммы, выплачиваемые организацией в связи с рождением ребенка, со смертью родных, с регистрацией брака; пенсии по случаю потери кормильца; детские пособия, в том числе маткапитал; алименты; и другие.

Таким образом, компания может взыскать сумму ущерба из отпускных, начисленных сотруднику. Важно, чтобы общая сумма удержаний не превысила 20 процентов от зарплаты за вычетом НДФЛ.