Временный перевод на удаленную работу

Удаленная работа – это официальное трудоустройство сотрудника с предоставлением ему социальных гарантий (отпуск, больничный и пр.). Особенностью дистанционного режима является то, что работник выполняет свои функции удаленно вне места нахождения своего работодателя. При этом дистанционный труд отличается от надомной работы характером полученного от работника результата. Работа надомника обязательно должна иметь материальное воплощение (готовое изделие), в то время как дистанционный работник чаще занимается интеллектуальной деятельностью.

Сотрудник работает на удаленке на основании трудового договора или дополнительного соглашения к нему. Порядок приема удаленного сотрудника на работу не отличается от общего порядка трудоустройства в организации. Работодатель должен получить от работника необходимые документы при приеме на работу, ознакомить его с внутренними документами компании, подписать трудовой договор и издать приказ о приеме на работу. Чтобы перевести работника на дистанционный режим, работодатель составляет дополнительное соглашение к трудовому договору и издает соответствующий приказ.

Дистанционный формат работы может иметь постоянный характер и применяться в течение всего срока действия трудового договора. Также работа на дому может носить временный характер в течение определенного срока (но не больше 6 месяцев). Кроме того, работник может совмещать удаленную работу с периодическими посещениями офиса. Условие о дистанционной  работе на постоянной основе либо временно (непрерывно или периодически) работодатель должен установить в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Рекомендации при подписании договора (допсоглашения) с дистанционным работником:

— порядок и сроки взаимодействия с работодателем (каналы связи, формат общения и презентации результатов работ, участие в рабочих совещаниях и т.д.);

— использование ЭДО при взаимодействии (иной порядок при его отсутствии);

— порядок предоставления отпусков (основного и дополнительного);

— предоставление работнику средств труда и (или) компенсации за использование собственных средств для целей работодателя;

— режим рабочего времени (продолжительно, начало и конец рабочего дня, график выходов в офис и пр.).

Обычно удаленный формат работы применяется при договоренности сторон, но в определенных ситуациях работодатель может временно перевести сотрудников на дистанционную работу без их согласия (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ). Вынужденный перевод должен обуславливаться непредвиденными обстоятельствами (форс-мажор, пожар, эпидемия и т.д.) или соответствующим решением госоргана.  Удаленка в таком случае может продолжаться только в течение периода, пока действуют обстоятельства, вынудившие перевести работника на дистанционный режим. Вносить изменения в трудовой договор с работником в таком случае не требуется (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Решение о переводе работника на удаленную работу должно исходить от работодателя, он не обязан переводить на такой режим каждого желающего, даже если в компании уже организована дистанционная занятость для некоторых сотрудников. Суды не поддерживают в данном случае жалобу сотрудника о неправомерности деятельности работодателя (Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 16.12.2021 по делу № 88-18143/2021, 2-118/2021).

Работодатель обязан обеспечивать дистанционного сотрудника средствами труда, это:

— необходимое оборудование и ПО,

— средства защиты информации и прочее (ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ).

Используемые средства труда могут принадлежать не только работодателю, но и работнику, либо быть арендованными им. Если сотрудник пользуется собственными средствами для работы, то он должен уведомить работодателя об использовании собственного имущества для нужд компании. Только в этом случае работодатель должен выплатить компенсацию или возместить расходы, связанные с их использованием (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).

Компенсация за использование собственного оборудования, порядок и сроки выплаты должны быть предусмотрены трудовым, коллективным договором или иным внутренним документом работодателя и согласованы с работником.

Работодатель не сможет предъявить сотруднику меры дисциплинарного взыскания, если своевременно не обеспечит ему условия труда и доступ к необходимым для выполнения работы ресурсам и системам (Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 22.12.2021 по делу № 88-20593/2021, 2-109/2021).

Взаимодействие с удаленным работником может происходить посредством электронного документооборота (ЭДО) с применением электронной подписи либо через обмен документами в электронном виде или на бумаге. Способ связи с работником фиксируется в трудовом или коллективном договоре.

Использовать усиленную КЭП при подписании документов по ЭДО стороны должны только:

• для трудового договора;
• допсоглашения к нему;
• договора о матответственности;
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

При электронном взаимодействии работник и работодатель должны подтверждать факт получения документов. Подтверждение нужно направлять в форме электронного документа в установленный срок.

Чтобы получить пособие по временной нетрудоспособности, удаленный сотрудник может представить сведения из больничного (его серию и номер),  если он сформирован в электронном виде, а работодатель является участником системы информационного взаимодействия в сфере здравоохранения. В ином случае работник может направить больничный по почте заказным письмом.

Если дистанционный работник подал заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, наниматель обязан направить их не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Копии можно послать на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа, если это указано в заявлении (ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ).

1. Возвращение сотрудника на работу в офис без должного документального обоснования. Если перевод на удаленную работу был оформлен посредством изменений в трудовом договоре, вернуть работника в офис одним днем не получится.  В таком случае возврат стационарного режима работы возможен только в порядке ст. 74 ТК РФ с письменного согласия работника и внесения изменений в трудовой договор.

2. Работодатель не оформил надлежащим образом причины и сроки вынужденного перевода сотрудников на удаленку. Если временный перевод на дистанционный формат работы производился по решению руководителя в силу возникших обстоятельств (форс-мажор, авария, пандемия и пр.), то работника можно вернуть в офис без его согласия, издав соответствующий приказ. При этом важно, чтобы первоначальный временный перевод сотрудников был корректно оформлен: был издан приказ с указанием причин перевода и сроков применения удаленного режима работы, сотрудники ознакомлены с документом под подпись.

3. Работодатель не установил статус налогового резидента на дату выплаты сотруднику дохода. Удаленный сотрудник может трудиться из любого места, в том числе и за границей.  При этом если сотрудник находится более 183 дней за последние 12 календарных месяцев за рубежом, его доход должен облагаться по ставке 30 процентов. Работодатель устанавливает налоговый статус самостоятельно, исходя из сведений и документов, предоставленных сотрудником. При некорректном исчислении и удержании НДФЛ есть риски для работодателя в форме претензий со стороны налоговой.

Оформление перевода на дистанционную работу.

До перевода сотрудника на удаленную работу его следует ознакомить с внутренними документами компании, связанными с особенностями выполнения дистанционной работы. Сделать это следует до подписания допсоглашения к трудовому договору о переводе на удаленку.

Заключить допсоглашение на весь срок действия трудового договора либо на конкретный период времени. Отразить способ выполнения дистанционной работы (непрерывное или периодическое) и срок перевода (при наличии) (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Письменно согласовать с работником режим рабочего времени (продолжительность, начало и конец трудового дня), способ и сроки взаимодействия с работодателем (применение ЭДО или иной способ обмена документами и сведениями, участие в рабочих совещаниях и пр.).

Документально оформить оснащение работника средствами труда либо предусмотреть порядок компенсации сотруднику использования личного (арендуемого) имущества. Денежное возмещение рассчитывают и выплачивают отдельно от зарплаты, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Для возможности вызова удаленного работника в офис в допсоглашении следует прописать его условия и порядок (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ). Также можно установить порядок выхода работника из удаленки в офис по собственному желанию.

Перевод на дистанционный режим работы не может быть причиной понижения заработной платы (ч. 4 ст. 312.1, ст. 312.5 ТК РФ).

Взаимодействие с дистанционным сотрудником:

1. Установить порядок и сроки фиксации направленных и полученных документов и сведений от удаленного работника.
2. Согласовать с работником порядок и время его участия в общих процессах компании (рабочие совещания, презентация результатов проделанной работы и пр.).

Привлечь удаленного работника к дисциплинарной ответственности можно в общем порядке, соблюдая требования ст. 192, 193 ТК РФ.

Привлечь работника к материальной ответственности в рамках ч. 1 ст. 238 ТК РФ можно, если с ним был заключен соответствующий договор. Для электронного подписания договора о матответственности стороны обязаны использовать УКЭП. При этом работник должен непосредственно обслуживать или использовать денежные, товарные ценности или иное имущество работодателя.

Работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда и охрану труда дальностных работников, хотя объем требований меньше, чем к обычным сотрудникам (ст. 312.7 ТК РФ).

Учет и отчетность работодателя.

Об организации дистанционной работы и изменении режима занятости (в том числе численности дистанционных работников) работодатель должен сообщать в службу занятости по форме, приведенной в приложении № 2 к Приказу Минтруда РФ от 26.01.2022 № 24. Сведения направляться не чаще одного раза в день (письмо Минтруда РФ от 08.04.2022 № 14-2/ООГ-2304).

Учет рабочего времени дистанционного работника (ведение табеля учета рабочего времени) осуществляется по общим правилам (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Дистанционные работники на постоянной основе учитываются в  графике отпусков компании в общем порядке (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1).

Дистанционного работника можно уволить на общих основаниях. Существуют и дополнительные поводы для увольнения удаленных сотрудников (ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ):

1) работник без предупреждения не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней подряд. Отсчет времени должен вестись с момента отправления соответствующего запроса работодателем. При этом порядком взаимодействия с работником не установлен более длительный срок для ответа, чем два дня. Уволить в таком случае работника можно, если он выполняет дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ);

2) работник изменил место своего нахождения, что привело к невозможности исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (например, нет стабильного подключения к Интернету). Уволить в данном случае можно только дистанционного работника на постоянной основе (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).

Уволенного работника можно ознакомить с приказом об увольнении в электронной форме. Но в течение трех рабочих дней со дня издания приказа необходимо направить ему и бумажную копию приказа заказным письмом с уведомлением. В противном случае (если не уведомить надлежаще работника об увольнении) он может обжаловать действия работодателя в суде.