Учет расходов на оплату труда

Перечень расходов на оплату труда содержится в статье 255 НК РФ. К ним, в частности, относят:
• зарплату, начисленную персоналу компании;
• премии за результаты работы;
• надбавки, связанные с режимом работы и условиями труда (за работу в ночное время,  в многосменном режиме, совмещение профессий и так далее);
• расходы на оплату труда за время вынужденного прогула;
• компенсации за неиспользованный отпуск;
• средний заработок, сохраняемый за сотрудником в случаях, предусмотренных трудовым законодательством;
• начисления сотрудникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией фирмы, а также сокращением ее штата;
• единовременные вознаграждения за выслугу лет;
• районные коэффициенты и надбавки за работу в тяжелых климатических условиях;
• затраты на оплату труда лиц, не состоящих в штате фирмы, за выполнение работ по гражданско-правовым договорам;
• платежи по договорам обязательного и добровольного страхования сотрудников;
• траты на формирование резерва на предстоящую оплату отпусков и выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;
• расходы на организацию туризма, санаторно-курортного лечения и отдыха на территории РФ работнику и членам его семьи (родителям, супругам и детям), по контрактам, заключенным работодателем с туроператором или турагентом;
• другие выплаты сотрудникам, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами.

Суммы начисленной заработной платы отражают в бухгалтерском учете по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (инструкция по применению плана счетов). Дата начисления зарплаты – это последний календарный день каждого месяца. Начисляют ее по каждому сотруднику. В зависимости от того, чем он занимается, зарплату включают:

• в расходы по обычным видам деятельности (пп. 5, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»);

• в прочие расходы. Это возможно, например, если работник был занят демонтажем основных средств организации или их продажей (пп. 4, 11 ПБУ 10/99);

• в стоимость внеоборотных активов, если сотрудник был занят их созданием или приобретением (п. 23 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);

• в уменьшение ранее признанного оценочного обязательства, например, на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет (п. 21 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы»).

Рассчитаться с работником при увольнении необходимо в его последний рабочий день. Начислить ему заработную плату следует в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).

Начисление зарплаты отражают бухгалтерской записью.

Суммы начисленного с заработной платы НДФЛ и другие удержания отражают в бухгалтерском учете по дебету счета 70 (инструкция по применению плана счетов). Кроме НДФЛ из заработной платы удерживают, например:

• суммы по исполнительным документам;

• выданные авансом отпускные за неотработанные на момент увольнения работника дни отпуска;

• профсоюзные взносы;

• непогашенные подотчетные суммы;

• плату за бланк трудовой книжки.

Проводки по удержаниям из заработной платы могут быть такими.

Выплату зарплаты отражают по дебету счета 70 (инструкция по применению плана счетов).

При выплате зарплаты наличными деньгами из кассы нужно сделать запись.

Перечисление заработной платы на банковскую карту сотрудника отражают проводкой.

При депонировании начисленной, но не выплаченной в срок заработной платы нужно сделать запись.

Выплату депонированной заработной платы отражают проводкой.

Порядок учета расходов на оплату труда зависит от того, какой метод признания расходов установлен в компании – кассовый или способ начисления.

При кассовом методе расходы на оплату труда учитываются в момент (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ):

• списания денег с расчетного счета фирмы;
• выплаты денег из кассы;

• передачи товаров, работ, услуг при выплате зарплаты в натуральной форме.

При методе начисления расходы на оплату труда признают ежемесячно в периоде их начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ). При этом нужно учитывать, к каким расходам они относятся – прямым или косвенным.

Как правило, к прямым расходам относят траты на оплату труда производственного персонала. Перечень прямых расходов нужно прописать в учетной политике компании. Их списывают по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимость которых они вошли (пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

К косвенным расходам целесообразно отнести оплату труда административного персонала и других работников, которые не участвуют в производстве. Эти затраты можно списывать в полном объеме в том периоде, к которому они относятся, без учета реализации продукции (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Организации, которые оказывают услуги или ведут торговлю, могут списывать все траты на оплату труда в текущем периоде (п. 2 ст. 318, ст. 320 НК РФ).

Если у компании есть расходы на страхование (негосударственное пенсионное обеспечение) в пользу работников, в частности, на ДМС, то их при методе начисления нужно учитывать равномерно в течение срока действия договора страхования (п. 6 ст. 272 НК РФ).

Учет отпускных

Учет отпускных зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет фирма.

При использовании кассового метода отпускные включают в расходы в момент их выплаты сотруднику (п.п. 7, 13 ч. 2 ст. 255, пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Для учета отпускных при методе начисления нужно выбрать один из двух способов:

• включить отпускные в расходы (прямые или косвенные) по мере начисления, как и другие траты на оплату труда;

• создать резерв предстоящих затрат на оплату отпусков в порядке ст. 324.1 НК РФ.

Во втором случае расходы в виде отчислений в резерв будут признаваться равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск. Оплату отпусков нужно будет списывать за счет резерва.

Формирование резерва – право, а не обязанность фимы. Если в учетной политике его создание не предусмотрено, то необходимо использовать первый способ признания расходов на оплату отпусков.

Отпускные по переходящему отпуску, то есть отдыху, выпавшему на несколько отчетных периодов, учитывают в общем порядке, предусмотренном для отпускных.

Если компания применяет метод начисления и не формирует резерв на оплату отпусков, то сумму отпускных в таком случае нужно разделить и учесть в расходах тех периодов, на которые приходятся дни отдыха. Отпускные распределяют пропорционально количеству дней в каждом периоде (письма Минфина РФ от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147, от 21.07.2015 № 03-03-06/1/41890).

Компенсация за неиспользованный отпуск учитывается при расчете налога на прибыль так же, как и другие расходы на оплату труда, в зависимости от метода учета доходов и расходов.

Если компания создает резерв на оплату предстоящих отпусков, то списать компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва не получится. Отпускные и компенсация – это разные виды затрат на оплату труда (письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

Учет премий

Выплачиваемые сотрудникам премии учитывают при расчете налога на прибыль так же, как и другие расходы на оплату труда.

Если компания выплачивает годовые премии и применяет метод начисления, то можно создать резерв предстоящих расходов на выплату таких премий в порядке ст. 324.1 НК РФ. Он формируется так же, как резерв на оплату отпусков. Это позволит учитывать годовые премии в расходах равномерно в течение года.

Учесть в расходах премию по итогам года на основании п. 2 ч. 2 ст. 255 НК РФ можно, если соблюдены следующие условия:

• выплата премии предусмотрена в трудовом и (или) коллективном договоре (ч. 1 ст. 255 НК РФ). Также можно закрепить соответствующие положения в другом локальном нормативном акте, например, в положении о премировании работников. Ссылку на этот акт нужно включить в указанные договоры;

• затраты на выплату годовой премии экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обязательно нужно составить расчет премии. Ее размер должен быть адекватен окладу сотрудника и финансовому положению компании;

• премия выплачена не за счет чистой прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений. Выплаты из этих источников не учитываются для целей налогообложения (пп. 1, 22 ст. 270 НК РФ).

Учет вознаграждения за выслугу лет

Единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) можно учесть в расходах на оплату труда, если они предусмотрены законодательством РФ (п. 10 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Например, в силу закона такие надбавки выплачиваются работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Можно учесть данную выплату на основании п. 10 ч. 2 ст. 255 НК РФ и в том случае, если она закреплена в трудовом и (или) коллективном договоре, в локальных нормативных актах (письмо ФНС РФ от 11.08.2014 № ГД-4-3/15717@). Чтобы выплата соответствовала требованиям статьи 252 НК РФ, нужно установить порядок расчета, при котором размер вознаграждения зависит от документально подтвержденного стажа работы, категории работников, имеющих право на вознаграждение, и величины их оклада.

Если подобные вознаграждения выплачиваются не единовременно, а ежемесячно (в виде надбавки к окладу), их учитывают в расходах на основании п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ.

Учет надбавок

Компенсации (надбавки к тарифным ставкам и окладам), выплачиваемые на основании требований закона, можно учесть на основании п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ.

Если компания установила их по собственной инициативе, то учесть это можно на основании п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ (ст. 135 ТК РФ). При этом расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Порядок начисления и выплаты надбавок нужно закрепить в коллективном и (или) трудовых договорах.

Учет расходов на оплату труда при УСН

К расходам на оплату труда при УСН относятся те же выплаты, что при налоге на прибыль (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК РФ).

Перечень расходов является открытым (п. 25 ст. 255 НК РФ). Поэтому можно учесть и другие траты, которые в ст. 255 НК РФ прямо не поименованы, но связаны с оплатой труда и предусмотрены трудовым и (или) коллективным договорами (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Если компания работает на УСН с объектом «Доходы», то расходы на оплату труда она не учитывает (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если она работает с объектом «Доходы минус расходы», то траты на оплату труда нужно учитывать на день погашения задолженности перед сотрудниками, то есть на дату (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК РФ):

• выплаты денег из кассы;

• списания денег с расчетного счета;

• при ином способе погашения задолженности – момент такого погашения.

Есть исключение: затраты на оплату труда работников, которые связаны с созданием основных средств или с их достройкой, дооборудованием, модернизацией, техническим перевооружением, нужно учитывать так же, как расходы на ОС, если такое ОС является амортизируемым имуществом (пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина РФ от 15.04.2009 № 03-11-06/2/65).