Учет рабочего времени

Учет отработанного сотрудником времени важен как для работодателя, так и для работника, поскольку несет правовые последствия для каждой из сторон трудовых отношений.

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Режим рабочего времени
2. Норма рабочего времени
3. Продолжительность рабочего времени
4. Табель учета рабочего времени

Режим рабочего времени

Во избежание возможных недоразумений и работник, и работодатель должны согласовать, какое время работник будет посвящать выполнению своих трудовых обязанностей. Режим работы представляет собой способ распределения времени, которое сотрудник посвятит трудовой деятельности, в рамках определенного календарного периода.

В статье 100 ТК приводятся обязательные элементы, которые необходимо определить для установления рабочего времени сотрудников в компании. К ним относятся:

• Продолжительность рабочей недели

Это может быть неделя с пятью рабочими днями и двумя выходными или с шестью рабочими днями и одним выходным. Общим выходным днем считается воскресенье. Второй выходной при пятидневной неделе устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка или коллективным договором. Помимо фиксированных выходных, возможна неделя с выходными днями по скользящему графику. Например, на одной неделе выходные дни работника будут совпадать с общепринятыми днями отдыха, а на другой – нет.

Закон допускает и более короткую продолжительность рабочей недели. Неполное рабочее время (в том числе неполная неделя) может быть установлено по согласованию с сотрудником (ст. 93 ТК РФ). Для отдельных категорий сотрудников сократить время работы необходимо в силу прямого требования закона. При этом количество рабочих дней в неделе также может быть меньше пяти или шести стандартных.

• Ненормируемый рабочий день

Данный режим позволяет периодически привлекать сотрудников к труду за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Сверхурочные часы при этом не подлежат оплате, но работа в выходные и праздники оплачивается. Каких-либо доплат за ненормированную работу нет, но работнику гарантируется дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее трех дней. Причем право на отпуск сохраняется за работником даже если он ни разу не задерживался на работе (письмо Минтруда РФ от 13.10.2020 № 14-2/ООГ-15911).

• Продолжительность трудового дня (или смены)
• Время начала и окончания работы
• Время перерывов
• Число смен в сутки
• Чередование рабочих и нерабочих дней

Трудовое законодательство довольно гибкое в части установления различных вариантов графика работы сотрудников. Что, в свою очередь, позволяет работодателям максимально эффективно организовать работу предприятия.

Как правило, часы работы сотрудника совпадают с периодом работы организации, но так бывает не всегда, особенно если компания ведет свою деятельность ежедневно с утра и до позднего вечера. Классический пример — магазины, больницы, предприятия непрерывного цикла, учреждения, работающие в сфере обслуживания клиентов (фитнес-клубы, парикмахерские).

Работодатель прописывает режим работы в локальном акте (правилах внутреннего трудового распорядка) или в коллективном договоре. При установлении режима работы наниматель ориентируется на нормы ТК, федеральных законов, коллективных соглашений. Допускается установление индивидуального режима работы для конкретного сотрудника. В этом случае его необходимо закрепить в трудовом договоре или соглашении к нему, если в силу обстоятельств режим меняется спустя некоторое время после начала трудовых отношений (ст. 57 ТК РФ).

В теории трудового права принято выделять общий и специальные режимы работы сотрудников.

Под общим понимается работа на условиях 5 или 6-дневной рабочей недели с двумя или одним выходным днем соответственно.

Разновидностями специальных режимов являются:
• ненормированный рабочий день (ст. 101 ТК РФ);
• гибкий график (ст. 102 ТК РФ);
• сменная работа (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

Норма рабочего времени

Законом установлено, что нормальная продолжительность работы в течение недели не может превышать 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Норма рабочего времени при суммированном учете считается за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) и также не должна превышать нормальное число рабочих часов (ст. 104 ТК РФ).

По согласованию с сотрудником ему может быть установлен режим неполного рабочего времени, например, занятость на полставки. В этом случае оплата производится пропорционально отработанному времени. Вне зависимости от собственного желания наниматель обязан установить неполное рабочее время, если с таким заявлением к нему обратилась беременная сотрудница, работник, имеющий ребенка в возрасте до 14 лет (или несовершеннолетнего ребенка – инвалида), или работник в соответствии с медицинским заключением осуществляющий уход за больным членом семьи (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).

Для отдельных категорий работников законом закреплены пониженные нормы рабочего времени. При этом уменьшение оплаты труда не происходит. Исключение —  несовершеннолетние работники.

Сокращенное время работы устанавливается для несовершеннолетних работников, инвалидов I и II группы, работников с вредными и опасными условиями труда, медикам и педагогам, женщинам, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях (ст. 92 ТК РФ). Для таких сотрудников закон четко прописывает максимальное количество рабочих часов. Кроме того, дополнительные случаи, когда сотрудники вправе на сокращение времени работы, могут быть установлены в специальных законах. Например, такое право есть у работников, занятых на производстве химического оружия (ст. 5 Закона от 07.11.2000 № 136-ФЗ).

Распределять рабочие дни в течение недели можно различными способами. Как правило, это 5 или 6-дневная рабочая неделя. Если работнику установлен скользящий график, количество рабочих дней может быть меньше. Так, при работе по графику 2/2 рабочих дней на неделе будет 3 или 4 в зависимости графика. При неполной рабочей неделе количество рабочих дней может быть еще меньше.

Закон не устанавливает минимального количества рабочих дней в неделю. А максимальное количество трудовых дней может быть не более шести в неделю. Это связано с тем, что Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам еженедельный отдых (выходные) (ст. 110 и 111 ТК РФ). Переносить выходные на будущее нельзя. Как правило, в течение недели сотрудник должен отдыхать не менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ), но из этого правила есть исключения.

Продолжительность рабочего дня также может быть разной и зависит от нормы рабочего времени. Обычно при 5-дневной рабочей неделе продолжительность рабочего дня составляет 8 часов (пп. 1 порядка, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н).

Для отдельных категорий работников Трудовой кодекс устанавливает сокращенную норму рабочего дня (ст. 94 ТК РФ). Такими работниками являются несовершеннолетние, инвалиды, работникам с вредными и опасными условиями труда.

Общим для всех сотрудников является правило, что накануне праздничных дней рабочий день сокращается на один час. Исключение сделано для непрерывно действующих организаций. Также существуют ограничения продолжительности работы в ночное время. Рабочий день совместителей не должен превышать четырех часов.

Продолжительность рабочего времени

Интересным является вопрос, что именно включается в рабочее время сотрудника. Очевидно, что это время, которое он посвящает процессу выполнения своих трудовых функций (ст. 91 ТК РФ). Но не все так однозначно. Трудовым кодексом, законами и иными нормативно-правовыми актами РФ к рабочему времени могут относиться и иные периоды времени. Причем исчерпывающий перечень «иных периодов» отсутствует.

Первое, на что стоит обратить внимание: время начала и окончания рабочего времени должно быть зафиксировано в правилах внутреннего трудового распорядка или в трудовом договоре. Отсутствие в указанных актах информации о времени начала и завершения работы является нарушением трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП, Постановление Второго КСОЮ от 19.12.2022 № 16-9617/2022, Решение Мосгорсуда от 22.05.2019 № 7-3417/2019). Предусмотреть, что сотрудник самостоятельно определяет время начала и окончания работы, стороны тоже не могут (Постановление Второго КСОЮ от 19.12.2022 № 16-9617/2022). Как правило, в этих актах указывается время в формате часов и минут. Время начала и окончания рабочего дня может быть как одинаковым (например, с 9:00 до 18:00) ежедневно, так и различным для разных рабочих дней.

Время, которое работник тратит на дорогу от местожительства до своей работы и обратно, обычно не входит в рабочее время.

Актуальным является вопрос, должен ли сотрудник приходить на работу заранее, чтобы подготовиться к началу работы. По трудовому законодательству работник обязан начинать рабочий день вовремя. Опоздание является дисциплинарным проступком. Для работодателя важно организовать контроль времени, когда специалист фактически приступает к выполнению своих трудовых обязанностей. При этом работодатель не может предъявлять к работнику требования, которые относятся к нерабочему и, соответственно, неоплачиваемому времени. Поэтому требовать от сотрудников приходить на работу не позднее определенного времени до начала рабочего времени (например, за 15 минут) работодатель не вправе.

Трудовое законодательство не регулирует, включается ли время на подготовку к работе (время на проход от пропускной до рабочего места, переодевание в спецодежду, умывание перед началом работы и после ее окончания, регистрацию на входе и выходе, получение инструмента и так далее) в служебное время. Поэтому для предотвращения возможных споров с работниками эти вопросы нужно урегулировать в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре, если для конкретного работника будут действовать особенные правила. Немало разъяснений чиновников Минтруда, которые приводятся на сайте «Онлайнинспекция.рф», согласно которым если требования о переодевании в спецодежду и принятии душа (умывание) является частью мероприятий по охране труда на предприятии, то логично включить время на выполнение указанных действий в рабочее время. Однако решение данного вопроса остается за работодателем. Примеры судебных актов, в которых суды поддержали позицию организации со ссылкой на правила внутреннего трудового распорядка: Апелляционное определение СК по гражданским делам Ростовского областного суда от 29.06.2017 по делу № 33-10774/2017, Определение Красноярского краевого суда от 21.05.2018 № 4Г-1610/2018.

В течение рабочего дня сотрудники могут делать перерывы. Трудовым кодексом предусмотрено четыре вида перерывов в работе:
• для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ);
• технологические (ч. 1 ст. 109 ТК РФ);
• для обогрева и отдыха (ст. 109 ТК РФ);
• для кормления детей (ст. 258 ТК РФ).

Перечисленные выше перерывы в работе по-разному учитываются в рабочем времени.

Так называемые обеды в соответствии со статьей 108 ТК РФ не входят в рабочее время. Продолжительность перерывов для отдыха и питания составляет от 30 минут до 2 часов. Точная продолжительность и время обеда устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором. Работать без обеда допускается, если продолжительность рабочего дня не превышает четырех часов. Исключение — работа, на которой технологически невозможно предоставить работнику время для отдыха и питания. В этом случае работодатель обязан обеспечить специалиста возможностью отдохнуть и принять пищу в рабочее время. Перечень таких работ обозначается в правилах внутреннего распорядка.

Перерывы для обогрева и кормления детей, напротив, включают в рабочее время. Первые предоставляются лицам, выполняющим свою трудовую функцию в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, которые заняты на погрузочно-разгрузочных работах и другим лицам. Вторые – женщинам, имеющим детей до 1,5 лет, а также отцам и иным лицам, воспитывающим детей без матерей (опекунам).

Перерывы, обусловленные технологией и организацией производства и труда:
• при работе на компьютере;
• в условиях работы при повышенной температуре;
• специальные для отдыха от управления транспортным средством для водителей (пп. 9, 13 особенностей, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 16.10.2020 № 424);
• для работников локомотивных бригад метрополитена (пп. «и» п. 9, п. 12 особенностей, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 16.10.2020 № 423);
• для членов летных экипажей (п. 49 положения, утвержденного Приказом Минтранса РФ от 21.11.2005 № 139).

По мнению Роструда, в случае если необходимость предоставления специального перерыва прописана в техническом условии, технологической документации, санитарных или других правилах, то его срок включается в рабочее время и оплачивается. В иных случаях специальный перерыв является разновидностью перерыва для отдыха (доклад за III квартал 2022 года, утвержденный Рострудом).

В письме от 25.12.2013 № 14-2-337 Минтруд РФ отмечает, что не являются рабочим временем, но в силу своего функционального назначения приравниваются к нему периоды простоя (ст. 157 ТК РФ), перерыв для приема пищи в месте выполнения работы (ч. 3 ст. 108 ТК РФ), период командировки, междусменный отдых во время пребывания на вахте и другие.

По отдельным ситуациям, связанным с включением в рабочее время периодов, когда сотрудник занимался несвойственной для его должности деятельностью, высказывались судебные органы. Так, время нахождения врача, педагога и иных работников на курсах повышения квалификации относится к периоду работы. К такому выводу пришел Верховный Суд РФ, обосновав его ссылкой на ст. 187 ТК РФ, согласно которой при направлении работника на повышение квалификации с отрывом от работы за ним сохраняется рабочее место и средняя зарплата (п. 30 обзора судебной практики ВС РФ от 07.06.2006, 14.06.2006).

Если сотрудник самостоятельно решил задержаться после окончания рабочего дня, чтобы завершить работу, данный период времени не будет включаться в рабочее время и считаться переработкой. Это связано с тем, что сверхурочной является работа, выполняемая по инициативе работодателя за пределами установленной для сотрудника продолжительности рабочего времени (ст. 99 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени

Подробнее о табеле учета рабочего времени мы рассказывали здесь. Сейчас же коротко пройдемся по основным моментам.

По закону работодатель обязан вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В первую очередь, это необходимо для корректного расчета заработной платы сотрудников. Как правило, для учета используется документ, который называется табель учета рабочего времени.

Унифицированная форма табеля установлена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Им предусмотрено две формы — Т-12 и Т-13. Первую обычно применяют работодатели, которые ведут учет вручную, а вторую – для автоматизированного учета в специальной программе. Для работодателей бюджетной сферы разработана типовая форма ОКУД 0504421.

По факту основу всех унифицированных форм составляют таблицы со столбцами на каждый день месяца и строками для каждого из сотрудников. На пересечении строк и столбцов указывается специальный буквенный или числовой код и (или) количество часов.

При желании компании могут применять документ для учета времени работы сотрудников, который они разработали самостоятельно.

Законом не установлен порядок ведения учета. Работодателю нужно определиться с ним самостоятельно. Хорошо также закрепить его в ЛНА (например, в положении о табельном учете рабочего времени), однако такая обязанность в ТК не предусмотрена.

В любом случае работодателю нужно определить:
• кто будет заниматься ведением учета;
• форму применяемого документа;
• способы ведения учета;
• используемые для обозначения различных периодов коды;
• сроки заполнения и передачи табелей в бухгалтерию для расчета заработной платы;
• порядок хранения.

Чаще всего ведение табеля поручают кадровой службе. В небольших компаниях заполнять табель может бухгалтер, а в крупных организациях возможно ведение табеля каждым обособленным подразделением с назначением отдельных ответственных лиц.

Вести учет можно как методом сплошной регистрации явок и неявок сотрудников, так и методом регистрации отклонений (например, неявок, переработок и так далее). Специальные коды для обозначения деятельности сотрудника (явка, больничный, командировка и прочее) приведены в унифицированных формах № Т-12 и Т-13, но работодатель может использовать и собственные обозначения. Если подходящего кода нет, компания вводит его самостоятельно, закрепив это условное обозначение в ЛНА или приказе. К примеру, нет общих кодов для обозначения отсутствия работника по причине заключения под стражу, мобилизации, прохождения онлайн-обучения.

Срок хранения табеля составляет пять лет. Но из этого правила есть исключение. Если деятельность работников связана с вредными или опасными условиями труда, срок хранения увеличивается до 75 (50) лет.

Если учет рабочего времени не ведется, возникает риск привлечения к административной ответственность по ч. 1, ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.