Учет древесины и сделок с ней в ЕГАИС: инструкция

ЕГАИС расшифровывается как единая государственная автоматизированная информационная система. Таких систем в России несколько, но каждая отвечает за свою сферу. Например, ЕГАИС Алкоголь отвечает за производство и оборот алкогольной продукции. В нашем же случае система отвечает за учет древесины и сделки с ней. Иными словами она осуществляет контроль оборота древесины и пиломатериалов. В такой оборот входит:
— лесозаготовка;
— производство;
— импорт;
— экспорт;
— покупка и продажа внутри страны.

Определение данной системы содержится в статье 50.6 Лесного кодекса РФ от 04.12.2006 № 200-ФЗ. В нем изложены следующие характеристики:
— ЕГАИС является федеральной информационной системой;
— правообладатель информации — это Российская Федерация;
— от имени РФ полномочия правообладателя осуществляет уполномоченный федеральный орган исполнительной власти.

Соответствующий учет был введен Федеральным законом от 28.12.2013 № 415-ФЗ. Необходимость этого акта продиктована борьбой с незаконной реализацией древесины.

Учет происходит посредством:
— сбора информации;
— ее анализа;
— обработки;
— контроля над ее достоверностью.

Информация, которая содержится в системе

Перечень указан в части 9 статьи 50.6 ЛК РФ. В него входят сведения:
— о юрлицах (филиалах) и ИП, которые осуществляют заготовку и совершают сделки;
— об операциях с лесными участками и насаждениями. В частности, информация о документах, договорах и контрактах;
— о проекте освоения лесов;
— о декларациях, отчетах и сделках с древесиной;
— об объеме полученных материалов;
— о маркировке;
— о владельцах древесины и складов для нее, а также о владельцах структур лесопереработки;
— о местоположении складов, лесоперерабатывающих объектов и их производственных мощностей;
— о технике для рубки лесных насаждений и транспорте, который перемещает древесину.

Если необходимая информация содержится в других информационных системах  (ИС), то ее включают в ЕГАИС автоматически.

Как предоставляется информация из ЕГАИС?

Система не только принимает информацию, но и предоставляет ее. Получить данные могут:
— органы госвласти;
— органы МС;
— юрлица;
— граждане (в том числе ИП).

Сведения можно получить в электронной форме бесплатно. Для этого нужно подать запрос по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 03.11.2014 № 1148. Направляется данная форма оператору ЕИС. Способы подачи:
— через сети общего пользования, включая Интернет;
— портал «Госуслуги».

Госорганы осуществляют запрос в электронной форме с использованием специальной инфраструктуры. Форма может быть направлена и в бумажном виде при отсутствии технической возможности.

Также существует специальный перечень информации, которая размещается в форме открытых данных. Он утвержден Распоряжением Правительства РФ от 19.11.2014 № 2320-р. В него входит информация:
— о заготовке;
— соответствующих сделках;
— ценной древесине, вывозимой из России;
— лесных декларациях.

Оператором в данных отношениях является Федеральное агентство лесного хозяйства. Сокращенно его называют Рослесхоз.

Для чего нужна данная ИС?

Система обеспечивает:
— полноту и достоверность сведений;
— анализ состояния данной сферы;
— устранение незаконного оборота;
— учет импорта;
— наличие достоверной информации о лесозаготовщиках и арендаторах.

Представлять информацию в систему обязаны лица, которые совершают сделки с древесиной (пиломатериалами). В частности:
— юридические лица;
— индивидуальные предприниматели;
— органы госвласти;
— органы местного самоуправления.

Физические лица не подают отчетность. Если покупателем является физлицо (не ИП), декларацию должен отправлять исключительно продавец.

Данные представляются в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 02.09.2022 № 1553.

Организации и предприниматели при совершении сделки обязаны представить оператору специальную декларацию. Она подается в случаях, когда производили вывоз за пределы РФ или, наоборот, ввоз в РФ.

Юрлица и ИП представляют сведения, перечисленные в подпунктах 7—13 части 9 статьи 50.6 Лесного кодекса РФ. Информация подается в электронном виде. В зависимости от того, какие данные нужно внести, будут использоваться разные формы:
— приложения с 4 по 8, утвержденные постановлением Правительства РФ № 1553. Это формы для представления информации о сделках, маркировке, местах складирования (мсд), машинах для рубки, фактическом объеме полученной древесины;
— форма сопроводительного документа (транспортировка). Утверждена Постановлением Правительства РФ от 06.12.2021 N 2214;
— форма отчета о древесине и продукции из нее. Утверждена Приказом Минприроды РФ от 25.08.2021 N 589;
— декларация о сделках. Утверждена Постановлением Правительства РФ от 06.01.2015 № 11;
— отчет о балансе древесины. Утвержден Приказом Минприроды РФ от 25.08.2021 № 590.

Перечисленные сведения представляют в систему учета. Сделано это необходимо в установленные сроки, в зависимости от представляемой информации:
— в течение пяти рабочих дней от заключения (прекращения, изменения) договора. При этом подача должна быть не позднее одного дня до транспортировки. Это следует из части 3 статьи 50.5 ЛК РФ;
— не позднее одного дня до вывоза из РФ. Срок предусмотрен частью 2 статьи 50.2 ЛК РФ.

Кроме юридических лиц и ИП, информацию в ИС подают органы госвласти и местного самоуправления. Они представляют сведения, перечисленные в подпунктах 5—6 части 9 статьи 50.6 кодекса. Речь идет о гослицах, которые имеют следующие полномочия:
— по предоставлению лесных участков;
— заключению договоров КП лесных насаждений;
— приему лесных деклараций и отчетов об использовании лесов.

Сделать это необходимо не позже трех рабочих дней со дня приема соответствующего документа.

Если разбирать по другим категориям, то регистрацию должны проходить все участники оборота:
— заготовщики;
— собственники участков леса;
— лица, осуществляющие импорт и экспорт;
— все продавцы и покупатели.

Требования к участникам:
— предоставление информации о себе: Ф.И.О., ИНН, паспортные данные и прочее;
— приобретение электронной подписи;
— регистрация в ЕГАИС;
— наличие договора, сведения о котором внесены в систему в установленный срок;
— отображение данных в течение каждого месяца.

Что нужно для работы в системе

Для работы с ИС понадобится:
— компьютер, через который пройдет основное взаимодействие с ИС. Кроме ПК, возможно, еще понадобится телефон, чтобы скачать мобильное приложение системы;
— регистрация на портале ЕГАИС. Для этого нужно зайти на сайт, расположенный по адресу lesegais.ru.

Регистрацию можно совершить с помощью госуслуг:
— КЭП (квалифицированная подпись). Для этих целей приобретается токен (специальный USB-накопитель). На него нужно записать подпись через налоговую инспекцию. С помощью этого оборудования можно зарегистрироваться и подписывать документы;
— установка специального ПО. Это программа КриптоПРО CSP. Также нужно будет установить плагин под названием ЕГАИС Крипто.

Регистрация в ЕГАИС Лес

Способы регистрации:

1. Путем подачи заявления в Рослесхоз, причем подается оно в орган субъекта. К нему также прилагается список лиц, которые будут иметь право доступа. После того как орган рассмотрит заявление, выдадут логин и пароль. С помощью этих данных можно зарегистрироваться;

2. Путем электронной регистрации:
— надо зайти на сайт системы и выбрать вкладку «Регистрация»;
— заполнить форму, которая возникла после нажатия;
— после заполнения нужно активировать учетную запись.

Для этого вам понадобится техподдержка. В частности, отправьте электронное письмо по адресу lesegais@roslesinforg.ru. В тексте пропишите всю информацию о компании (ИП) указав тему «Саморегистрация». После проверки вы получите данные для входа.

Также можно использовать госуслуги, это самый быстрый способ.

Кроме основной отчетности нужно подавать электронный сопроводительный документ на транспортировку, обязательный при перевозке.  Ответственность за его отсутствие предусмотрена частью 5 статьи 8.28.1 КоАП РФ.

ЭСД был переведен в электронную форму с 1 января 2022 года.

Оформление документа возможно на официальном сайте ЕГАИС Лес. Также есть опция его оформления через телефон. Для этих целей существует приложение «Лес ЕГАИС Мобайл». Скачать его можно в Google play и App Store. Однако во втором случае такая возможность может быть ограничена. При подключении необходим Интернет, но после установки многие функции будут возможны офлайн. В приложение также можно войти через ЕСИА.

В работе возможно использовать QR-коды. Они позволяют передавать электронные документы. После установки приложения проверка кода возможна в офлайн-режиме.

Также приложение предоставляет возможность создавать:
— отчет о балансе;
— МСД;
— ОЛИ.
Форма ЭСД утверждена Постановлением Правительства РФ от 06.12.2021 № 2214.
Оформление ЭСД — это отдельный вид Лес ЕГАИС. Еще его называют серой версией. Что касается декларации и отчетов, его называют «зеленая версия».

Как уже упоминалось, форма документа и правила его представления утверждены Постановлением Правительства РФ от 06.01.2015 № 11.

Подается декларация в электронном виде. Дублировать ее на бумаге не нужно. Подавать соответствующий документ должны организации и индивидуальные предприниматели.

Такая обязанность лежит как на продавце, так и на покупателе. То есть делать это обязана каждая из сторон соглашения. Также номер документа должен в точности совпадать с данными у контрагента.

Сроки подачи установлены частью 3 статьи 50.5 Лесного кодекса РФ.

Также стоит учесть, что декларированию подлежит не вся древесина. Отчитываться нужно только по тем видам, которые включены в специальный перечень, утвержденный Распоряжением Правительства РФ от 13.06.2014 № 1047-р. Стоит также учесть, что в данный перечень не входят некоторые коды, в частности, код ОКПД2 — 02.20.14.130 «Дрова разделанные в виде поленьев всех пород». В этом случае информация не учитывается в системе и на нее не нужно оформлять сопроводительный документ.

Также в ИС не нужно регистрировать некоторые пиломатериалы:
— мебель, то есть то, что уже изготовлено из дерева;
— древесную стружку (муку, щепки);
— профилированные объекты, например, имитацию бруса;
— элементы сборки из дерева, то есть столярные изделия;
— коробки или ящики (иную тару из дерева);
— материалы ДСП (древесно-стружечные плиты);
— бревна, то, что не обработано;
— фанерные материалы.

Можно ли не проходить регистрацию при разовой покупке?

По общему правилу регистрация нужна. Однако в определенных случаях ее можно обойти следующими способами:
— учет не нужен при сделках с определенными видами материалов. Мы их перечислили ранее. Полный перечень содержится в письме Рослесхоза от 16.06.2017 № МК-02-46/8243;
— регистрация не нужна в случае приобретения обработанных материалов. Они могут быть пропитаны морилкой, антисептиком, консервантом. Также это могут быть обрезанные (профилированные) бревна или доски;
— ЭСД не понадобится при объеме закупки меньше 10 куб. метров. Но для подтверждения нужен чек.

Часть 2 статьи 50.5 кодекса содержит информацию, которая должна содержаться в декларации:
— о собственниках и сторонах соглашения, например, наименование, место нахождения, Ф.И.О. и так далее;
— об объеме, виде, сортименте;
— о документах, которые являются основанием для заготовки;
— о документе, на основании которого представляется лесной участок (например, договор аренды). Сюда входят организационно-правовая форма, местоположение участка и так далее;
— о договоре купли-продажи. В частности, наименование сторон, дату заключения и номер договора, срок действия и прочее;
— о договоре, по которому приобретается (отчуждается) лесоматериал;
— о месте складирования. Если такого места нет, данные об этом пункте не указывают.

Как декларация вносится на портал?

Для этого  надо придерживаться следующего алгоритма:
— зайти на сайт lesegais.ru;
— выбрать вкладку «ЕГАИС учета древесины»;
— войти в свой личный кабинет. Можно использовать госуслуги. При входе в первый раз увидите уведомление о том, что нужно установить плагин. Перейдите по ссылке и установите, он нужен для работы в браузере;
— в ЛК вам, как правило, нужны будут только вкладки, расположенные справа вверху, это сделки с древесиной, маркировка и места складирования. Две из них не всегда используются. Главный раздел — это «Сделки с древесиной». Пять разделов, расположенных слева, нужны только госорганизациям. Раздел «Маркировка» тоже не понадобится, если вы не занимаетесь экспортом (импортом);
— в разделе о сделках формируется декларация. Сюда же нужно будет раз в месяц прикладывать отчеты о транспортировках;
— информацию, которую нужно внести в декларацию, возьмите из вашего договора, в частности, наименование сторон, сроки действия договора, объем материалов. Каких-либо сканированных документов прикладывать не нужно;
— подпишите документ.

Особенности:
— при отсутствии в договоре конкретного объема поставки в отчетности нужно указать максимально возможный объем;
— в ежемесячных декларациям в обязательном порядке указывают фактический объем древесины;
— если обнаружены ошибки, надо скорректировать данные. Если это не получится, следует подать документ заново;
— при нарушении срока нужно пояснить, по какой причине это произошло. Такой подход покажет добросовестность;
— если объем оказался больше планируемого, надо заключить дополнительное соглашение;
— при возврате продукции составляют акт о прекращении договора. В декларации нужно указать, что сделка аннулирована;
— допускается указывать в документе данные не из договора, а сведения из счета-фактуры или кассового чека. Но имеющихся данных должно быть достаточно для правильного заполнения.

После создания документа его необходимо подписать электронной подписью. Чтобы это сделать, нужно зарегистрироваться в системе через госуслуги с помощью ЭП.

Также надо проверить, есть ли необходимое расширение. Если его нет, то необходимо установить.

Пошаговый порядок такой:
— установите расширение;
— зайдите на портал lesegais.ru с помощью ЕСИА;
— выберите вход с помощью ЭП. Для входа вставьте ваш токен в компьютер;
— далее вам предложат выбрать сертификат, нажмите на нужный;
— войдите в систему через вашу организацию;
— проверьте документ;
— нажмите сохранить и подпишите его. Для этого необходимо выбрать ваш сертификат.

Если все сделано правильно, появится уведомление о том, что документ успешно подписан.

В этом случае в системе найдите соответствующую кнопку:
— «Создать покупку», если вы покупатель;
— «Создать продажу», если вы продавец.

После этого появится окно, в которое нужно внести сведения.

Далее порядок такой:
— выберите контрагента. Это может быть юрлицо, ИП, физлицо и иностранный контрагент. В зависимости от того, с какой стороны вы выступаете, выберите покупателя или продавца;
— укажите номер договора. Напомню, что он должен быть идентичен внесенному вашим контрагентом. Совпадать должны даже пробелы. При несовпадении возможно нарушение в отчетности;
— укажите дату заключения и окончания действия документа;
— если вы продавец, заполните сведения о месте складирования. Однако нарушения не будет, если данный раздел останется незаполненным;
— продавцам нужно указать, на основании каких документах происходила заготовка. Это может быть купля-продажа, лесосека и так далее;
— укажите данные вида и сортимента;
— создайте черновик. В таком виде он появляется после сохранения и закрытия;
— подпишите документ. Это делает директор или иной уполномоченный работник.

Отчет считается поданным только после его подписания.

Даже при отсутствии фактических поставок нужно подавать отчетность. Если у вас есть договор, но по нему ничего не происходит, направьте нулевой отчет. Начинать отправлять его нужно при отсутствии поставок в течение одного календарного месяца. Делать это нужно ежемесячно с 1-го по последнее число месяца.

Отчеты направляют на протяжении всего срока действия договора. Для его формирования нужно сделать следующее:
— выберите декларацию и нажмите на вкладку «Добавить отчет». Проставьте нули в значениях по объему. Использовать нужно такие же виды и сортименты, которые есть в декларации;
— нажмите на вкладку о том, что документ о передаче права не внесен;
— подпишите отчет электронной подписью. Только тогда считается поданным.

Отчетностью может заниматься специальный работник или несколько. Однако подпись при этом выдается только на директора. Чтобы такие работники могли подписывать отчетность, их нужно добавить в группу доступа.

Предоставление такого доступа позволит сотрудникам заносить в ИС необходимую информацию.

Регламент следующий:
— сначала зайдите в «Госуслуги» через профиль компании;
— найдите вкладку, указывающую на добавление работника;
— отправьте приглашение лицу, которое вы хотите добавить;
— дождитесь подтверждения приглашения. Для этого работник должен войти в свою учетную запись на госуслугах. После подтверждения лицо будет добавлено в список работников;
— затем происходит добавление уже в группу доступа. Для этого надо нажать на вкладку с одноименным названием, в открывшемся окне выбрать компанию, к которой нужно получить доступ. После этого во вкладке «Группа доступа» выберите ЕГАИС Лес;
— в конце найдите работника по инициалам и присоедините его, нажав кнопку «Добавить».

После всего работнику нужно зайти на портал ЕГАИС и пройти там регистрацию.

За ошибки, которые привели к нарушению требований законодательства об учете, предусмотрена ответственность.

Статья 8.28.1 КоАП РФ.
1. Непредставление (несвоевременное представление) декларации или ложная информация:
— штраф от 5 до 20 тыс. рублей для должностных лиц;
— от 7 до 25 тыс. рублей для ИП;
— от 100 до 200 тыс. рублей для компаний.
2. За аналогичное нарушение в отношении госорганов:
— от 5 до 20 тыс. рублей.
3. При нарушении порядка учета:
— от 25 до 30 тыс. рублей для должностных лиц;
— от 200 до 400 тыс. рублей для юрлиц.
4. Если нарушено требование по обязательной маркировке:
— от 30 до 40 тыс. рублей с конфискацией или без — для должностных лиц;
— от 300 до 500 тыс. рублей с конфискацией или без — для юрлиц.
5. Транспортировка без документа:
— от 30 до 50 тыс. рублей с конфискацией или без — для должностных лиц;
— от 500 до 700 тыс. рублей с конфискацией или без — для юрлиц.

Внесение допсоглашения может понадобиться в случае:
— изменения срока действия договора;
— расторжения договора.

При этом не нужно удалять из ИС отчеты и декларации.

Порядок:
— войдите в декларацию, раскройте данные и нажмите «Добавить»;
— в открывшемся окне можно выбрать только даты подписания и окончания договора;
— внесите дополнительные сведения, о материале нажав кнопку «Далее». Здесь возможно изменение (дополнение) новых данных;
— нужно сохранить документ и подписать его.
После этого при открытия декларации вы заметите дополнительное соглашение. Количество допсоглашений не ограничено.

Взаимодействие с системой происходит через официальный сайт lesegais.ru.

Для работы с ним:
— зайдите в браузер;
— пропишите в строке поиска lesegais.ru;
— в открывшемся окне выберите вкладку «ЕГАИС учета древесины», и вам предложат варианты входа;
—  о дальнейшем порядке мы рассказывали ранее.

Перед тем как зайти на сайт, убедитесь, что вы совершили все необходимые действия. В частности:
— приобрели токен и записали на него цифровую подпись;
— установили программное обеспечение;
— создали учетную запись на госуслугах.

После того как все перечисленное будет выполнено, сделайте следующее:
— зайдите на официальный сайт;
— выберите соответствующую вкладку;
— вам будет предложен вход по паролю или через госуслуги (ЕСИА), выберите подходящую вкладку;
— в открывшемся окне выберите свою организацию. Убедитесь, что токен (USB-носитель с записью) вставлен в компьютер;
— если все в порядке, вы попадете в личный кабинет системы.