Трудовые книжки – 2024

Содержание

1. Трудовые книжки с 2024 года
2. Ведение трудовых книжек
3. Записи в трудовой книжке
4. Трудовая книжка: образец-2024
5. Выдача трудовой книжки

Трудовые книжки с 2024 года

С первого января 2023 года приняты новые бланки бумажной трудовой книжки и вкладышей к ней. Изменения незначительны. На титульном листе документа появились слова «при наличии» в строке «Отчество» и МП.

В разделе со сведениями о работе стало больше страниц: 14 разворотов в трудовой книжке и 12 – во вкладыше. В разделе с награждениями, напротив, число страниц меньше – 7 разворотов в книжке и 5 во вкладыше.

Бланки книжек и вкладышей старого образца заменять не нужно. Их можно продолжать использовать и выдавать сотрудникам без ограничения срока, пока они не закончатся. Затем нужно закупить новые бланки (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).

Необходимость в бумажной книжке может возникнуть только в особых ситуациях. Например, если исходная книжка утеряна, пришла в негодность, содержит недостоверную или недействительную запись о переводе или увольнении. В этом случае потребуется оформить сотруднику дубликат уже нового образца, который выдается на основании письменного заявления работника.

С 2023 года закупать новые бланки бумажных книжек и вкладышей можно у изготовителя или официальных распространителей, с которым изготовитель заключил договор (Приказ Минфина РФ от 11.04.2022 №55). Это может быть любой хозяйствующий субъект, который выполняет технические требования, а не только объединение «Госзнак» (п. 3 порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 11.04.2022 № 55н).

Ведение трудовых книжек

Вести трудовые книжки обязаны все работодатели – юридические лица, бизнесмены, частные нотариусы, а также адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты (ч. 4 ст. 20, ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Обязанность вести книжки на бумаге сохраняется для тех сотрудников, которые подали заявление о ее выборе или вообще не подавали заявление. С первого января 2021 года при приеме на работу тех, кто ранее не работал и не имел книжку, бумажный бланк не оформляют.

Отказаться от бумажного формата и перейти на электронный сотрудник вправе у любого работодателя и в любой момент. Для этого необходимо написать заявление о переходе. Возможность вернуться к ведению бумажной версии в Трудовом кодексе не предусмотрена.

Отказаться от ведения электронного бланка нельзя. Даже если на предыдущем месте работы работник написал заявление, в его книжке уже будет запись о переходе на электронный вариант и продолжать вести записи в бумажной версии уже будет нельзя.

Важно отметить, что вне зависимости от выбранного формата электронную версию документа работодатели все равно ведут и подают сведения в СФР. Отказаться от электронной версии книжек в пользу бумажных нельзя.

Также электронные сведения формируются на внутренних и внешних совместителей и на тех сотрудников, кто находится в отпусках без сохранения зарплаты, по беременности и родам либо по уходу за ребенком до трех лет, поскольку в этот период с сотрудником действует трудовой договор.

Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек и сдачу в СФР отчета по форме ЕФС-1. Эти обязанности нужно зафиксировать в кадровых документах на сотрудника.

Сначала вносятся изменения в должностную инструкцию и трудовой договор с сотрудником. Затем в произвольной форме издается приказ о назначении ответственного лица. В документе указывается Ф.И.О. и должность назначенного ответственным. С приказом работника следует ознакомить под подпись.

Записи в трудовой книжке

В бумажную трудовую книжку нужно вносить сведения:
• о сотруднике;
• выполняемой им работе;
• переводах на другую постоянную работу;
• награждениях за успехи в труде;
• об увольнении сотрудника (с указанием основания увольнения).

В электронную трудовую книжку такие записи вносятся в учетной программе. Информацию заполняют на основании приказов или распоряжений руководителя.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносить не нужно, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

При заключении с соискателем ученического договора производить запись в трудовую книжку не нужно, поскольку трудовой договор в данном случае не заключается (абз. 3 ч. 1 ст. 65, ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

При заключении трудового договора сотрудник представляет работодателю бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, если он отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Сведения о трудовой деятельности нужно использовать для подсчета трудового стажа и внесения записи в трудовую книжку (ч. 3-4 ст. 66.1 ТК РФ).
Какие сведения сотрудник, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, может получить:
• у работодателя по последнему месту работы;
• в МФЦ;
• в отделении СФР;
• через портал «Госуслуги».

Форму СТД-Р или СТД-СФР работодатель вкладывает в личное дело сотрудника.
Если у работника сохранилась бумажная трудовая книжка, можно попросить ее для ознакомления. Это позволит определить квалификацию и время работы по специальности. После заполнения личной карточки бумажную трудовую книжку нужно вернуть сотруднику.

При приеме на работу запись в бумажную трудовую книжку вносится в срок не позднее 5 рабочих дней с момента начала работы сотрудника.
Независимо от того, бумажная или электронная трудовая книжка у вновь принятого сотрудника, в СФР отчет по форме ЕФС-1 нужно подать не позднее следующего рабочего дня после оформления приказа о приеме на работу.

При переводе работника на новую постоянную работу у текущего работодателя или в случае признания временного перевода постоянным необходимо также внести запись об этом в трудовую книжку. Сведения в этом случае подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода.

В бумажную трудовую книжку вносят записи о получении новой профессии, присвоении нового разряда, класса или категории, службе в армии, награждениях.

Когда сотрудник по заявлению отказывается от бумажной трудовой книжки, работодатель отдает ему на руки бумажный документ и продолжает вести только электронные сведения. В графу 3 вносится запись: «Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)».

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки, в графе 4 – дата подачи заявления с указанием числа, месяца и года. Запись необходимо заверить. Для этого отображаются:
• подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек;
• печать организации, если используется;
• подпись сотрудника.

В графе 13 книги учета движения трудовых книжек производится запись о выдаче бумажной трудовой книжки сотруднику на руки. Работник ставит свою подпись. С момента выдачи работнику документа работодатель не несет ответственности за его хранение.

После подачи сотрудником заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки работодатель сдает отчет ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.

Кроме того, запись в трудовую книжку вносится в случае увольнения сотрудника. Ее содержание зависит от причины увольнения – по собственному желанию, по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, ввиду перевода к другому работодателю, в связи с сокращением штата, по соглашению сторон, в связи со смертью сотрудника и на других основаниях. При внесении записи надо обязательно указать конкретную статью ТК РФ, которая определяет основание для увольнения. Сведения в СФР об увольнении сотрудника необходимо подать не позднее следующего рабочего дня издания приказа.

Трудовая книжка: образец-2024

При выдаче дубликата бумажной трудовой книжки в 2023 году в первую очередь заполняется титульный лист. На нем указывают фамилию, имя, отчество (при наличии) сотрудника, дату рождения, образование, профессию, специальность, дату заполнения документа. Запись об образовании, профессии, специальности производится на основании документа об образовании – диплома, аттестата или свидетельства. Информация о неполном образовании в документ не заносится.

В конце сотрудник подписывает документ, а работодатель проставляет печать в графе «М.П. (при наличии)».

В разделе «Сведения о работе» приводятся данные о приемах, переводах и увольнениях сотрудника с указанием соответствующих норм трудового кодекса.

Раздел «Сведения о награждениях» бумажной трудовой книжки заполняют при наличии таких данных.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, но необходимо внести новую запись, нужно оформить вкладыш. При его выдаче проставляется штамп «Выдан вкладыш», указываются серия и номер вкладыша. Эту запись делают на титульном листе трудовой книжки или на титульном листе первого вкладыша, если на первой странице не хватает места.

Образец заполнения трудовой книжки и вкладыша к ней можно скачать по ссылке.

Выдача трудовой книжки

Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику производится при увольнении либо в случае отказа от ведения книжки на бумаге. В первом случае трудовая выдается в последний день работы сотрудника ему лично или направляется заказным письмом с уведомлением при наличии согласия бывшего работника (ч. 6 ст.84.1 ТК РФ).

При переходе на электронную книжку рекомендуется выдать бумажный документ в день подачи заявления о выборе электронной формы. Однако в ТК РФ срок выдачи трудовой книжки на бумаге не установлен. Ранее Минфин сообщал, что передать книжку сотруднику нужно в трехдневный срок со дня подачи заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 №14-2/В-260).

Работодателю следует рекомендовать сотруднику не избавляться от бумажной трудовой книжки после ее выдачи на руки. Этот документ подтверждает данные о трудовой деятельности до 2020 года. При дальнейшем трудоустройстве сотрудника бумажная трудовая книжка позволит новому работодателю определить профессиональную квалификацию и время работы по специальности, а также продолжительность страхового стажа для расчета пособия по временной нетрудоспособности.

Если по сотруднику ведется только электронная трудовая книжка, он может в любой момент получить сведения о трудовой деятельности за период работы данного у работодателя.

Выписку с такими сведениями нужно выдать по форме СТД-Р в течение трех рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления. Выдаются сведения в форме, которую указал работник: на бумаге или в электронном виде.

При расторжении трудового договора выписку выдают в день увольнения лично сотруднику или направляют по почте заказным письмом в случае согласия сотрудника.

Кроме того, сотрудник может запросить копию трудовой книжки. Ее нужно заверить с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для внешних пользователей следует указать место хранения оригинала, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку подтверждают печатью или штампом работодателя.

Хотя ГОСТ является рекомендуемым, заверять копии трудовых книжек следует на его основании. Это позволит избежать разногласий с сотрудниками и споров с трудовой инспекцией.