Сведения о трудовой деятельности: как заполнить реквизиты договора ГПХ

Компании сдают с 2023 года в Социальный фонд России (СФР) сведения персонального учета в составе единой отчетной формы ЕФС-1, включая сведения, представляемые в связи с соцстрахованием от профзаболеваний. Они представляются по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Новая ЕФС-1 аккумулирует сведения, которые до 2023 года сдавали в ПФР и ФСС в составе форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС. Ее нужно представлять дополнительно к отчетности по взносам, сдаваемой в ФНС.

Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 состоят из двух больших разделов:

1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности, стаже, заработке и дополнительных взносах для формирования накопительной пенсии». Этот раздел заменяет отчетность по формам СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Аналогом СЗВ-ТД стал подраздел 1.1., а заменой СЗВ-СТАЖ – подраздел 1.2.
2. «Сведения о начисленных страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний». Этот раздел является заменой отчету 4-ФСС.

Данные из ДСВ-3 перенесены в подраздел 3 раздела 1.

Каждый раздел состоит из нескольких подразделов. Например, в подразделе 1.1. раздела 1 отражаются сведения о трудовой деятельности, в подразделе 1.2 раздела 1 и подраздел 2 — сведения о стаже.

Чтобы представить ЕФС-1 по сведениям о трудовой деятельности, нужно заполнить:

1. Титульный лист.
2. Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)».
3. Подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

К сведениям о трудовой деятельности относится информация о сотруднике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая, предусмотренная ТК, иным федеральным законом информация.

Сведения о трудовой деятельности представляют при приеме на работу и увольнении сотрудника. Сдавать сведения нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. При переводе лица на другую постоянную работу – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ о переводе.

Сведения о заключении ГПД по работам или услугам представляются не позднее рабочего дня, следующего за днем его подписания с исполнителем, а при прекращении ГПД – не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.

Представлять сведения нужно в зависимости от количества сотрудников:

– на бумаге – если в компании 10 человек и менее;

– в электронном виде – если у работодателя численность персонала более 11 человек.

При представлении бумажного отчета заполненная форма ЕФС-1 заверяется подписью руководителя или уполномоченного представителя компании и ее печатью (при наличии). В поле «Дата» отражается дата подписания отчета.

Электронный отчет ЕФС-1 сдается по установленному формату и подписывается УКЭП. Подписать его может не только директор, но и уполномоченное лицо фирмы, к примеру, кадровик. Для этого ему потребуется электронная доверенность, подписанная УКЭП доверителя.

ЕФС-1 заполняется на основании первичных документов компании. Прежде всего это приказы и иные документы кадрового учета. Используют и данные бухучета, технологической документации, договоров ГПХ.

При сдаче формы сначала заполняют титульный лист. Он является обязательным при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.

На титульном листе указываются данные о компании-страхователе: регистрационный номер в ПФР, наименование фирмы, ИНН, КПП, коды статистики, ОГРН или ОГРНИП. Данные берутся из свидетельства о постановке на учет фирмы или ИП, полученные при госрегистрации, выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Заполнение подраздела 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» является обязательным при представлении подразделов 1.1, 1.2, 1.3 подраздела 1.

Подраздел 1 раздела 1 отчета ЕФС-1 оформляется отдельно на каждого исполнителя. При этом указывают в соответствующих полях:

– «СНИЛС» –  страховой номер ИЛС исполнителя, в отношении которого сдают ЕФС-1;

– «ИНН (при наличии)» – ИНН по свидетельству о постановке физлица на учет в ИФНС по месту жительства;

– «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» – Ф.И.О. лица в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами. Эти поля обязательны для заполнения;

– «Дата рождения» — указывают дату рождения исполнителя.

Информация, которая отражается в полях «СНИЛС», «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)», «Дата рождения» должна соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе персонального учета.

Кроме того, нужно указать код категории застрахованного лица. Например, ГРФ — для граждан РФ, ПЖИГ, – для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих в РФ.

В поле «Гражданство (код страны)» нужно отразить цифровой код, который соответствует стране гражданства лица, в отношении которого представляется ЕФС-1. Для граждан РФ указывается код 643, для лиц без гражданства — код 000.

Заполнение подраздела 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 является обязательным в случае кадровых изменений.  Например, при трудоустройстве лица, переводе на другую должность, расторжении трудового договора либо если сотрудник подал заявление о выборе формата трудовой книжки. Когда кадровых изменений нет, то отчетность не представляется. Необходимость заполнить подраздел 1.1 подраздела 1 возникает также при подписании или прекращении договора ГПХ.

Сведения из отчета ЕФС-1 представляется в СФР в отношении исполнителей по ГПХ в составе:

– титульного листа;

– подраздела 1 раздела 1;

– подраздела 1.1 подраздела 1.

К гражданским договорам при этом относятся договоры:

– по работам либо услугам;

– авторского заказа;

– об отчуждении исключительного права на научные, литературные произведения;

– лицензионные с издательствами;

– лицензионные о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Важно, чтобы ГПХ-договоры являлись основанием для начисления взносов исполнителю. В случае если этого не происходит, ЕФС-1 не представляется. Например, если предметом ГПД выступает передача имущества в собственность или пользование.

Так, к договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), относится договор аренды автомобиля. Поэтому арендная плата, которую компания выплачивает сотруднику по договору, заключенному между ними, не облагается страховыми взносами (письмо Минфина РФ от 19.10.2022 № 03-04-06/101306).

Подавать сведения нужно в установленных случаях и предусмотренные сроки:

– при подписании с исполнителем ГПД – не позднее рабочего дня, следующего за днем его заключения;

– при прекращении ГПД – не позднее рабочего дня, следующего за днем прекращения.

При этом в 2023 году не нужно срочно сдавать сведения по ГПД, которые были заключены в прошлом году и продолжили действовать в текущем. Данные о том, что такие договоры были оформлены в 2022 году, получат из СЗВ-СТАЖ за 2022 год, срок сдачи которого до 1 марта 2023 года.

Подраздел 1.1. подраздела 1 оформляется по каждому исполнителю, с которым подписан договор ГПХ.  Данные заполняются в утвержденной таблице.

При этом указывают:

– в графе 1 – номер по порядку;

– в графе 2 – дату начала работы по ГПД;

– в графе 3 – сведения о мероприятии «Начало договора ГПХ» либо «Окончание договора ГПХ»;

– в графе 4 – код РКС или МКС. Первый указывается в случае, если исполнитель выполняет работы на Крайнем Севере, а второй – в местностях, приравненных к этим районам. Если исполнитель выполняет работы в районах, которые не относятся к Крайнему Северу или приравненным к нему местностям, эта графа не заполняется.

Графа 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» — не заполняется.

В графе 6 отражают код выполняемой функции по ОКЗ. Кроме того, для работников по ГПД в графе 6 указывают буквенные коды, например, ДГПХ – для договоров о выполнении работ (оказании услуг).

В графе 7 отражается код причины увольнения. При прекращении договора ГПХ графа «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» не заполняется.

В графе 8 указывают наименование договора ГПХ, а в графе 9 – дату его заключения. Дата заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ. В графе 10 отражают сведения о номере договора ГПХ, знак «№» не указывается. Образец заполнения находится в приложении 1.