Требования к хранению документов, связанных с деятельностью организации, становятся все строже. Одним из требованием законодательства при работе с документами является соблюдение правил хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых, управленческих документов. Актуальные сроки хранения бумаг в зависимости от их вида изложены в статье.
Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия
Содержание
- Сроки хранения документов: законодательство
- Сроки хранения бухгалтерских документов
- Сроки хранения налоговых документов
- Сроки хранения кадровых документов
- Сроки хранения управленческих документов
- Сроки хранения архивных документов
- Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
- Сроки хранения документов: ответственность
Сроки хранения документов: законодательство
Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Ниже перечислен список нормативных документов по правилам хранения документов.
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ — главный документ об архивном деле в России. Найдете в нем общие правила работы с архивными документами. Приказ Росархива № 77 дает более детальные подсказки по работе с архивами.
2. Приказ Росархива № 236 — содержит типовые документы, с которыми работают компании, с указанием сроков хранения.
3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 — здесь изложена инструкция, как применять перечень из приказа Росархива № 236.
4. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Архивное содержание документов бухгалтерского учета регламентировано ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Компания вправе хранить документы в своем офисе, например, в бухгалтерии, секретариате или канцелярии, либо может оборудовать под архив отдельное помещение.
Возможен и другой вариант: хранение бумаг в специализированной организации. При передаче документов в специализированные архивы следует заключить договор, в котором прописаны условия хранения, сроки передачи и порядок доступа к документам. Это поможет избежать споров и обеспечить сохранность важных бумаг. Кроме того, за хранение документов придется платить.
Удобнее оставить в офисе документы за последние три года. Их вправе запросить налоговики во время проверки, и вам может не хватить времени, чтобы куда-то ехать и там спешно подбирать первичку. Остальные бумаги, которые не используете в текущей работе, логичнее перевезти в обособленное документохранилище или сдать в архивную компанию.
Если создаете собственный архив, учтите требования к таким помещениям. Они приведены в правилах, утвержденных Приказом Росархива от 02.03.2020 №24.
ИП должен хранить документы в течение сроков, которые установлены для организаций. Налоговый режим не имеет значения. Если предприниматель применяет ПСН и совмещает ее с другим режимом налогообложения, он также обязан соблюдать установленный порядок хранения документов (письма Минфина РФ от 05.11.2019 № 03-11-11/85064 и от 07.06.2018 № 03-11-11/39257).
Сроки хранения бухгалтерских документов
Каждая организация и ИП обязаны хранить бухгалтерские документы до момента, пока не истек их срок годности (ст. 29 Закона от 60.12.2011 № 402-ФЗ). Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
ТАБЛИЦА: «Сроки хранения бухгалтерских документов»
| Вид документа | Срок хранения (лет) | Основание |
| Бухгалтерская отчетность: – сводная годовая (консолидированная); – годовая; | Постоянно, но не менее 10 |
Стр. 268 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 статьи 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ Подпункт 8 п. 1 статьи 23 НК РФ |
| – промежуточная |
5 лет минимум (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) Если нет годовых – постоянно, но не менее 10 |
|
| Аудиторские заключения |
5 лет после проверенного периода По годовой бухотчетности – постоянно, но не менее 10 лет |
Стр. 286 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ |
| Документы учетной политики | 5 лет после замены новыми (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 267 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
Первичные документы и приложения к ним:
|
5 лет при условии проведения проверки; 5 лет, если документ необходим для расчета и уплаты налогов; При разногласиях храните до принятия решения по делу |
Стр. 277 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Путевые листы |
5 лет (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов). Если нет других документов, подтверждающих вредные условия труда: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены раньше) |
Стр. 553 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты | 6 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены раньше) | Стр. 295 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения | Постоянно, но не менее 10 | Стр. 294 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет после погашения долга | Стр. 266 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Регистры бухучета |
5 лет при условии проведения проверки (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)
|
Стр. 276 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Документы о недостачах, растратах, хищениях | 10 (после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранить до принятия решения по делу) | Стр. 287 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам гражданско-правового характера | 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены раньше | Стр. 301 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Акты о взаимных расчетах и перерасчетах |
5 лет со дня взаиморасчетов (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)
|
Стр. 264 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности | Стр. 266 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Доверенности | 5 лет после истечения срока действия | Стр. 36 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Инвентаризационные описи, акты и ведомости | 5 лет при условии проведения проверки (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 321 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов | 5 лет после выбытия (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 323 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Акты приема-передачи недвижимости от прежнего к новому правообладателю | 5 лет после выбытия (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 325 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
Журналы, карточки, базы данных учета:
|
До ликвидации организации, но не менее 5 лет как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов |
Стр. 329 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подпункт 8 п. 1 статьи 23 НК РФ |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним | Постоянно, но не менее 10 | Стр. 278 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет после замены новыми (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 280 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | 5 лет после смены материально ответственного лица (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 281 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Переписка по вопросам оказания платных услуг | 5 | Стр. 290 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Журналы, базы данных учета:
|
5 лет (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 292 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
|
Сроки хранения налоговых документов
Документы, которые нужны для расчета и уплаты налогов, теперь требуется хранить на целый год дольше. Такую поправку внесли в кодекс (п. 2 и 3 ст. 1 Федерального закона от 17.02.2021 № 6-ФЗ). Раньше их следовало держать в архиве не менее 4 лет. Новый срок хранения — 5 лет. Он распространяется также на налоговых агентов (пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Учтите, что первичку, необходимую для расчета и уплаты страховых взносов, нужно хранить не менее 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). К ним, например, относятся расчетные и платежные ведомости по зарплате, индивидуальные карточки по учету взносов, платежные поручения на их уплату.
Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов храните 6 лет (п. 3 ст. 89.2 НК). Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 лет (стр. 310 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
ТАБЛИЦА: «Сроки хранения налоговых документов»
| Вид документа | Срок хранения (лет) | Основание |
| Счета-фактуры | 5 |
Подпункт 8 п. 1 статьи 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК Стр. 317 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книги покупок и дополнительные листы к ним | 5 | Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Книги продаж и дополнительные листы к ним | 5 | Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Журнал учета счетов-фактур | 5 | Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Заверенные копии счетов-фактур для комитентов, принципалов, инвесторов | 5 | Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте | 5 | Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС | 5 | Подпункт 8 п. 1 статьи 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки | 5 | Подпункт 8 п. 1 статьи 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Документы на передачу имущества, НМА, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК РФ | 5 | Подпункт 8 п. 1 статьи 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС по пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ | 5 | Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК РФ | 5 | Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Налоговые регистры |
5 лет после снятия задолженности (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) Налоговые регистры по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года. Если оформлены раньше, то 75 |
Подпункт 8 п. 1 статьи 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ Стр. 303, 311 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Документы:
|
5 |
Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ Стр. 304 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов |
5 Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 |
Подпункт 8 п. 1 статьи 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ Стр. 310 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Сведения о доходах физических лиц |
5 Если нет лицевых счетов: – 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года; – 75 лет, если оформлены раньше |
Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ Стр. 312 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами | 5 |
Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ Стр. 313 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книги учета доходов и расходов по УСН организаций и индивидуальных предпринимателей | 5 |
Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ Стр. 318 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов | 6 | Пункт 3 ст. 89.2 НК РФ |
| Страховые взносы | ||
| Документы, подтверждающие расчет и уплату страховых взносов | 6 | Подпукт 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
| Листки нетрудоспособности | 5 лет (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 618 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Расчеты по страховым взносам | 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены раньше | Стр. 308 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Расчеты в СФР, которые отправлены по ТКС | 5 лет с момента приема СФР | Пункты 4.2, 5.2, 5.3 технологии, утвержденной Приказом СФР от 06.07.2023 № 1319 |
Сроки хранения кадровых документов
Кадровые документы храните в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года. Но есть исключения.
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России, а также другие документы о командировках: задания, отчеты достаточно хранить 5 лет. Приказы о дисциплинарных взысканиях храните 3 года (ст. 434 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Материалы по специальной оценке условий труда следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.
Правила трудового распорядка хранят даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Срок хранения графиков отпусков – 3 года.
ТАБЛИЦА: «Сроки хранения кадровых документов»
| Вид документа | Срок хранения (лет) | Основание |
| Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) |
75 50 (75 – если оформлены до 2003 года), |
Статьи 435, 444 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) |
На сотрудников и руководителей – 75 либо 50 (75 – если оформлены до 2003 года) |
Статья 445 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 (при тяжелых и опасных условиях труда – 75) 5 (при тяжелых и опасных условиях труда – 50; 75– если оформлены до 2003 года) |
Статья 402 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Правила трудового распорядка | 1 год после замены их новыми | Статья 381 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Графики предоставления отпусков | 3 | Статья 453 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Штатные расписания и изменения к ним: | ||
| – по месту разработки или утверждения | Постоянно | Статья 40 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| – в других организациях | 3 года после замены новыми | |
| Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования (невостребованные – 75) До востребования (невостребованные – 50; 75– если оформлены до 2003 года) |
Статья 449 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Отчеты работников о командировках | 5 | Статья 452 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о несчастных случаях на производстве | 45 | Часть 6 статьи 230, ч. 2 статьи 230.1 ТК РФ |
Сроки хранения управленческих документов
Нормативных документов, которые регламентируют управленческий учет, не существует. Каждая компания самостоятельно решает, будет ли она вести управленческий учет, и составляет внутренние нормативные документы, которые его регламентируют. При определении срока хранения управленческих документов пользуйтесь требованиями законодательства.
При этом рекомендуется учитывать, что управленческие документы могут содержать сведения, влияющие на стратегическое развитие компании, финансовое планирование и внутренний контроль. Поэтому даже при отсутствии законодательных требований многие организации устанавливают собственные сроки хранения таких документов, ориентируясь на практическую значимость информации.
Например, данные о бюджетировании, отчетах по эффективности и внутренним регламентам могут быть полезны в ретроспективном анализе и долгосрочном планировании.
Сроки хранения архивных документов
Для каждого вида документа есть свой срок хранения, который может быть установлен одновременно в разных нормативных актах. Когда для одного вида документов в актах определены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина РФ от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).
Срок хранения документа не зависит от того, в какой форме он составлен – в электронной или бумажной (п. 4.2 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, письмо ФНС РФ от 04.04.2022 № ЕА-3-26/3068@).
Срок хранения документов считают с 1 января года, следующим за годом их последнего использования в учете или делопроизводстве (п. 4.1 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, письма Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 и от 30.03.2012 № 03-11-11/104).
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Уничтожение документов предусматривает их физическое уничтожение. В общем случае документы передают на уничтожение в специализированную организацию, которая занимается переработкой вторсырья
Исключение – документы, которые содержат персональные данные, документы с пометкой: «Для служебного пользования» и документы, содержащие информацию ограниченного доступа. Их уничтожают путем измельчения в шредере или другим способом, который исключает восстановление содержания документов. Затем макулатуру передают на утилизацию в специализированную организацию.
Документы в электронном виде можно уничтожить несколькими способами: физически уничтожить носитель, перезаписать или стереть документ с носителя с помощью программно-технических средств (п. 158 правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
Факт утилизации документов как в бумажном, так и в электронном виде следует оформить отдельным актом в произвольной форме и приложить его к акту о выделении к уничтожению документов.
При этом важно учитывать, что уничтожение бухгалтерских и налоговых документов с истекшими сроками хранения должно проводиться с соблюдением требований законодательства.
Например, документы, связанные с налоговым учетом, рекомендуется уничтожать только после истечения сроков возможных проверок налоговыми органами. Кроме того, если организация участвует в судебных разбирательствах, относящиеся к делу документы лучше сохранять до завершения всех процедур.
Сроки хранения документов: ответственность
Если уничтожение документов происходит раньше, организации и предпринимателю грозят штрафы. Также налоговики могут доначислить налоги, если не подтверждены документально расходы или вычеты. Тогда придется восстанавливать бумаги, что потребует значительных временных и финансовых затрат.
Когда отсутствуют первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, это признают грубым нарушением правил учета (ст. 120 НК РФ). За нарушение организацию вправе оштрафовать на 10–30 тыс. рублей, если она не занизила налоговую базу. Должностное лицо оштрафуют на 5–20 тыс. рублей. (ст. 15.11 КоАП РФ).
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ:
• для должностных лиц – от 3 до 5 тыс. рублей;
• организаций – от 5 до 10 тыс. рублей.
Важно учитывать, что если в разных нормативных актах предусмотрены разные сроки, надо хранить документы в течение максимального из этих периодов. Это поможет обезопаситься от штрафов и доначислений по налогам.
Избежать штрафов можно, если нарушение произошло не по вине организации. Например, документы были утеряны в результате чрезвычайных обстоятельств, таких как пожар или наводнение. Но для этого необходимо оформить соответствующий акт и предупредить налоговую инспекцию.
Вы можете оставить первый комментарий