Отправляя работника в командировку, работодатель должен руководствоваться нормами трудового законодательства. В нашем материале расскажем, как нормативными документами регулируется период пребывания сотрудника в командировке и установлен ли для этого предельный срок. Поговорим о том, как руководству компании изменить время, отведенное на выполнение работником служебного поручения.
Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения
Содержание
- Срок служебной командировки
- Какой максимальный срок командировки
- Изменение сроков командировки
- Приказ об изменении срока командировки
Срок служебной командировки
Под сроком служебной командировки имеют в виду период, который длится со дня отъезда сотрудника для осуществления служебного поручения по день его приезда. Такой вывод следует из абз. 2 п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
По закону именно работодатель устанавливает время нахождения сотрудника в командировке. При этом он отталкивается от объема, сложности и прочей специфики конкретного служебного поручения (абз. 1 п. 4 Положения от 13.10.2008 № 749).
Командировка может быть однодневной либо длительной. При этом в отечественном законодательстве нет указания, сколько времени занимает длительная командировка. Такой термин можно обнаружить в налоговом праве. Там командировка определяется как длительная, если есть риск изменения статуса человека с резидента на нерезидента (п. п. 1, 2 ст. 207 НК РФ).
Командировка не может считаться бессрочной. Исходя из ст. 166 ТК РФ подразумевается, что служебная поездка имеет определенный срок, установленный для выполнения сотрудником конкретного служебного поручения.
Длительность командировки нужно определить до ее начала. Требуется это, чтобы правильно была произведена оплата аванса командированному, а также верно учтено его рабочее время в табеле. По приезду сотрудник подготовит для сдачи работодателю авансовый отчет для отчета о своих расходах во время служебной поездки.
Чтобы установить срок служебной поездки потребуется определить день отъезда сотрудника в место выполнения поручения и день его приезда в место постоянной работы. Днем отъезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или прочего транспорта от места постоянной работы командированного. А днем приезда из командировки признается дата прибытия транспорта в указанное место (абз. 2 п. 4 Положения от 13.10.2008 № 749). Если отправление состоится до 24 часов включительно, то днем отъезда или приезда считают текущие сутки, а начиная с 00 часов и позднее — следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения от 13.10.2008 № 749).
Так, при служебной поездке сотрудника на поезде, который отправляется 15 марта в 23:43, днем начала командировки считается 15 марта. Работодатель должен выплатить такому человеку суточные за весь указанный день.
Согласно абз. 3 п. 4 Положения от 13.10.2008 № 749 если станция, пристань или аэропорт находятся за границей населенного пункта, то при определении срока командировки нужно также учитывать время, затраченное для проезда до станции, пристани или аэропорта. В указанной норме не говорится, о каком населенном пункте идет речь. На практике учитывают тот населенный пункт, в котором расположена командирующая компания, поскольку согласно абз. 2 п. 4 Положения от 13.10.2008 № 749 выезд в командировку осуществляется из места постоянной работы работника, то есть места нахождения командирующего предприятия.
Так, если самолет вылетает 14 мая в 00:23, а сотрудник заранее выехал в аэропорт, расположенный за населенным пунктом, в котором находится место постоянной работы, 13 мая вечером, то днем начала командировки будет считаться 13 мая, несмотря на то, что в билете фигурирует 14 мая.
Какой максимальный срок командировки
Существует ли предельный срок, который командировка не может превышать? Законодательством такой максимальный период для выполнения служебного поручения не установлен. Также нет нормативных ограничений по периодичности данных поездок. Однако ограничения, касающиеся подобных вопросов, руководство компании может установить в своих внутренних актах, коллективном или трудовом договоре (Письмо Роструда от 24.05.2024 № ПГ/10179-6-1).
Изменение сроков командировки
Первоначально установленный срок для выполнения сотрудником служебного поручения может не совпасть с фактическим. Поэтому п. 7 Положения от 13.10.2008 № 749 говорит о порядке определения фактического периода пребывания работника в командировке. Конкретно порядок изменения времени служебной поездки после ее начала не определен и даже не упомянут ни в ТК РФ, ни в Положении от 13.10.2008 № 749. На практике же нередко имеет место продление командировки или завершение ее раньше срока.
В ряде ведомственных документах вопрос об изменении времени, отведенного на выполнение поручения работодателя, в какой-то степени регулируется. Однако данные документы распространяются только на конкретных работников. Так, Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 установлено, что продление времени нахождения гражданского служащего в командировке в исключительных случаях возможно, но не больше чем на 5 дней (п. 5).
Для обычных частных компаний процедура продления или сокращения срока командировки законом не регламентирована. Однако это не означает, что срок такой поездки нельзя изменить. На это указал и Роструд в своем приказе от 11.11.2022 № 253. По мнению ведомства, работодатель вправе продлить срок командировки или отозвать из нее сотрудника. При этом должны соблюдаться ограничения, установленные в отношении работников при их направлении в командировку.
Так, согласно ст. 167 ТК РФ, если в командировку направляется работник-инвалид, то необходимо:
- получить его письменное согласие;
- ознакомить его в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку;
- удостовериться, что командировка такой продолжительности не запрещена ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением.
При продлении командировки надо получить эти же документы и сведения.
То же необходимо сделать и если продлевается командировка:
- женщине, имеющей детей в возрасте до трех лет;
- работнику, имеющему ребенка-инвалида;
- работнику, осуществляющему уход за больными членом его семьи в соответствии с медицинским заключением;
- матери или отцу, воспитывающему в одиночку детей в возрасте до четырнадцати лет, опекуну детей указанного возраста;
- родителю, имеющему ребенка в возрасте до четырнадцати лет, в случае, если другой родитель работает вахтовым методом, призван на военную службу по мобилизации или проходит военную службу по контракту, либо заключил контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на российские Вооруженные Силы;
- работнику, имеющему трех и более детей в возрасте до восемнадцати лет, в период до достижения младшим из детей возраста четырнадцати лет.
По этим категориям работников соответствующие требования установлены в ст. 259 ТК РФ для случаев направления в командировку. При продлении срока командировки, они также должны соблюдаться.
Суды тоже не признают изменение сроков командировки незаконным явлением. Это подтверждается Определением Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 27.05.2021 № 88-3720/2021, Определением Второго кассационного суда общей юрисдикции от 15.11.2022 по делу № 88-26075/2022.
Конкретные процедуры изменения срока для выполнения служебного поручения работодатели, в отношении которых не действуют ведомственные нормативные акты с особым регулированием данного вопроса, могут установить в своих внутренних актах. Соответствующие пункты допустимо прописать в положении о командировках или инструкции по кадровому делопроизводству.
Далее приведем пошаговую процедуру сокращения и продления срока командировки.
Чтобы отозвать сотрудника из служебной поездки раньше первоначально запланированного времени, работодателю потребуется издать приказ. На практике издают разные распорядительные документы:
- приказ об отзыве из командировки,
- приказ об изменении срока командировки,
- приказ о внесении изменений в приказ о направлении в командировку.
Нередко в одном приказе пишут и о сокращении срока командировки, и об отзыве работника. Обилие разных вариантов связано с тем, что точный порядок этой процедуры законом не установлен. Наиболее распространена практика издания приказа об отзыве из командировки. В таком приказе прописывают причину сокращения срока поездки и отзыва работника, дату завершения командировки. В случае необходимости в приказе прописывается, какая именно часть служебного задания отменяется.
При этом на портале Роструда рекомендуется издавать приказ о внесении изменений в первоначальный приказ о направлении в командировку (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопросы от 16.03.2023 № 177800, от 13.11.2018 № 103287).
В любом случае такой приказ должен быть издан полномочным лицом. Документ регистрируется в установленном у работодателя порядке, к примеру — в соответствующем журнале регистрации приказов.
О сокращении срока командировки потребуется известить сотрудника, направив ему фотокопию приказа и четко объяснить, какую часть командировочных заданий выполнять не нужно.
Если для досрочного возвращения работнику потребуются денежные средства, необходимо произвести дополнительные выплаты работнику. Это может быть необходимо для покупки обратного билета. Также работодатель может сам приобрести сотруднику электронный билет.
По возвращении работника нужно ознакомить его под роспись с приказом, которым срок командировки был сокращен, а сотрудник из командировки отозван.
Для продления срока командировки работодатель может действовать разными способами:
- Оформить новую командировку. Тогда получится, что первая командировка завершилась в установленный срок и со следующего дня началась вторая. В этом случае оформляется такой же пакет документов, что и при первоначальном направлении сотрудника в служебную поездку.
- Издать приказ о продлении срока служебной командировки.
- Внести приказом изменения в первоначальный приказ о направлении в служебную командировку.
В приказе Роструда от 11.11.2022 № 253 прямо указано на правильность варианта с продлением срока командировки.
В остальном порядок продления срока командировки схож с порядком отзыва работника из поездки. Сотрудника нужно известить об изменении длительности командировки, направив ему фотокопию соответствующего приказа. Также потребуется перечислить работнику дополнительные суммы, необходимые в связи с продлением поездки. Деньги на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, должны выдаваться авансом. Это следует из п. 10 Положения от 13.10.2008 № 749. Законом не предусмотрено, что на эти цели работник должен тратить свои личные средства, поэтому неправомерным будет требование работодателя об оплате сотрудником за свой счет гостиницы и питания в продленный период командировки. По возвращении работника потребуется ознакомить под роспись с приказом, которым срок командировки был продлен.
Во время продленного периода командировки могут наступить дни выплаты заработной платы. Если зарплата перечисляется в безналичном порядке на карточку, то деньги должны быть переведены работнику в эти даты, несмотря на его отсутствие на постоянном рабочем месте и нахождение в командировке. Некоторые компании зарплату все еще выдают наличными. В Положении от 13.10.2008 № 749 есть правило, согласно которому в случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе зарплаты расходы по ее пересылке несет работодатель (п. 11). Законодатель сделал возможным пересылку заработка работнику во время командировки и этим на практике нередко пользуются сотрудник и работодатель. Однако нужно учитывать, что если в трудовом договоре предусмотрена выплата зарплаты наличными в кассе работодателя и не предусмотрена пересылка зарплаты по просьбе работника, то в трудовой договор должны быть внесены соответствующие изменения для пересылки заработка. Сделать это желательно заранее, поскольку подписание с работником дополнительных соглашений, когда он в командировке, обычно крайне проблематично.
Иногда на практике стороны устно договариваются о продлении срока служебной поездки, приказ по завершении старого срока не издается, а только по возвращении человека на свое рабочее место директор подписывает такой приказ и знакомит с ним работника. Такое оформление задним числом не верно. Лучше оформить приказ о продлении срока командировки датой, предшествующей дню истечения первоначального срока данной поездки. Это рекомендует и портал Роструда (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос от 29.06.2021 № 150879).
Приказ об изменении срока командировки
Единой унифицированной формы приказа об изменении срока служебной командировки не существует. Работодатель может составить его в свободной форме. В таком документе нужно прописать причины изменения длительности командировки и новый срок окончания выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения от 13.10.2008 № 749). С приказом обязательно ознакомить работника под роспись.
Далее приведем образец заполнения такого приказа.
Общество с ограниченной ответственностью «Элегия»
(ООО «Элегия»)
ПРИКАЗ
| 30.09.2024 | № 9/км-24 |
Москва
О продлении срока командировки
В связи с необходимостью проведения дополнительной экспертизы технической документации, связанной с реализацией проекта строительства жилого дома в г. Тверь,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Продлить заместителю начальника строительного отдела Золотову Р.И. срок служебной командировки в ООО «Спецстроймонтаж» (г. Тверь), оформленной приказом от 01.09.2024 № 3/км-24. Датой окончания командировки считать 05.10.2024.
- Главному бухгалтеру Сальниковой О.Н. перечислить Золотову Р.И. дополнительные суточные, а также денежные средства на оплату жилья и других командировочных расходов не позднее 01.10.2024.
- Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по персоналу Коровина И.Л.
Генеральный директор
Паровозов С.А. Паровозов
С приказом ознакомлены:
Заместитель генерального директора
по персоналу Коровин И.Л. Коровин
30.09.2024
Главный бухгалтер Сальникова О.Н. Сальникова
30.09.2024
Специалист по кадрам Пронина И.А. Пронина
30.09.2024
Заместитель начальника
строительного отдела Золотов Р.И. Золотов
05.10.2024
Вы можете оставить первый комментарий