Списание дебиторской задолженности: проводки

Дебиторская задолженность – это суммы долгов и обязательств, которые компании должны другие компании, сотрудники, бюджет, ФСС и так далее.

Дебиторскую задолженность делят по видам:

1. По срокам обращения (погашения) после отчетной даты – на краткосрочную и долгосрочную. Первую погасят в течение года, вторую – в более поздний срок.
2. По срокам исполнения обязательств по сделке – на задолженность, срок погашения по которой не наступил, и просроченную задолженность. Последнюю, в свою очередь, делят на ту, которая подлежит взысканию и ту, чье взыскание безнадежно.
3. По основаниям возникновения задолженности и видам дебиторов. Выделяют задолженность:

• контрагентов — за поставленные товары, работы, услуги (счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»);
• поставщиков и подрядчиков — в сумме перечисленных компанией авансов (счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»);
• бюджета и внебюджетных фондов — в сумме излишне уплаченных (взысканных) налогов и сборов, страховых взносов, а также в сумме пособий по социальному страхованию, подлежащей возмещению организации (счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»);
• работников — в сумме, выплаченной сверх начисленной заработной платы (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»);
• подотчетных лиц — по суммам, по которым не представлен авансовый отчет, либо суммам невозвращенных авансов (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
• сотрудников — по выданным им компанией беспроцентным займам, по возмещению материального ущерба (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»);
• учредителей — в сумме невнесенного вклада в уставный капитал (счет 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»);
• прочих дебиторов — по имущественному и личному страхованию, по претензиям, выплате дивидендов (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»).

Как мы сказали выше, дебиторская задолженность – это долги и обязательства контрагентов, сотрудников или бюджета перед компанией. Ее долги перед поставщиками, работниками и бюджетом называют кредиторской задолженностью. Продемонстрируем сказанное на примерах.

Дебиторскую задолженность в бухучете нужно отражать в сумме, которую компания считает правильной (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, далее – Положение). По расчетам с банками и бюджетом желательно избегать возникновения неурегулированных сумм. Эти расчеты должны быть согласованы с банками, налоговыми органами и тождественны (п. 74 Положения).

Возникновение дебиторской задолженности отражают следующими проводками:

Если в срок, установленный для погашения задолженности по контракту, исполнительному документу, закону или на другом основании, задолженность не погашена, она считается просроченной (письмо Минфина РФ от 24.05.2019 № 02-09-07/37960). Просроченная задолженность может быть списана после истечения срока исковой давности, который по общему правилу составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ).

Так, если заказчик должен уплатить компании денежные средства за выполненные работы 01.7.2018, то последний день, когда она может обратиться в суд за взысканием – 01.7.2021. На следующий день — 02.07.2021 задолженность становится безнадежной, и ее надо списать (ст. 266 НК РФ, п. 77 Положения). Также нереальной для взыскания и подлежащей списанию признают задолженность:

• фирм-контрагентов, которые были исключены из ЕГРЮЛ;
• ликвидированных фирм;
• умерших должников-физлиц;
• в отношении которой судебный пристав-исполнитель вынес постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможностью взыскания.

Не признают безнадежной задолженность в случаях:

• внесения в ЕГРИП записи о прекращении гражданином деятельности в качестве индивидуального предпринимателя – он продолжает нести имущественную ответственность по своим обязательствам (письмо Минфина РФ от 27.04.2017 № 03-03-06/1/25384);
• реорганизации компании в форме слияния – все права и обязанности переходят ко вновь созданной организации (письмо Минфина РФ от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52041);
• когда долг обеспечен поручительством – взыскать его можно с поручителя согласно ст. 361 ГК РФ (письмо Минфина РФ от 28.10.2013 № 03-03-06/2/45483).

Отражение списания дебиторской задолженности зависит от того, был ли создан ранее в отношении нее резерв по сомнительным долгам.

Если резерв был создан, то сомнительная задолженность списывается за счет его средств. Если задолженность превышает сумму созданного по ней резерва, то размер такого превышения включают в прочие расходы (п. 77 Положения, п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Если резерв по сомнительным долгам не создавался, всю сумму задолженности следует списать в прочие расходы (пп. 11, 14.3 ПБУ 10/99).

Списанную дебиторскую задолженность следует отразить на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», если обязательства должника не прекращены и долги могут быть с него взысканы в будущем. Например, в случае списания задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Дебиторскую задолженность, которую списывают в связи с ликвидацией контрагента или исключением его из ЕГРЮЛ, на счете 007 не отражают.

Сумму списанного долга учитывают за балансом в течение 5 лет для наблюдения за возможностью взыскания долга в случае изменения имущественного положения должника (п. 77 Положения).

Списать дебиторскую задолженность с забалансового счета 007 можно, если:
• прошло пять лет с момента, когда задолженность поставлена на учет за балансом;
• дебиторская задолженность, ранее списанная с бухгалтерского баланса, погашена должником;
• организация-должник ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ после отражения дебиторской задолженности на счете 007.

«Возврат дебиторской задолженности» — не совсем верный термин, правильнее говорить о погашении задолженности. Оно может быть полным или частичным. Погашение (уменьшение) дебиторской задолженности отражают следующими проводками.

Приведем несколько конкретных примеров.

Пример 1

Компания «Альфа» перечислила компании «Бета» на расчетный счет аванс по договору подряда и сделала следующую проводку.

Компания «Альфа» приняла к учету выполненные работы и сделала следующую проводку.

Пример 2

Компания «Альфа» перечислила компании «Бета» на расчетный счет аванс по договору подряда и сделала следующую проводку.

Компания «Бета» не выполнила работы с момента, истек срок исковой давности. Компания «Альфа» создала резерв по сомнительным долгам. Существует вероятность, что компания «Бета» погасит задолженность. Компания «Альфа» сделала следующие проводки.