Спецоценка условий труда: электронный отчет

Спецоценка условий труда организации (СОУТ) – особая процедура, в ходе которой проводится экспертиза  рабочих мест в целях обнаружения опасных или вредных факторов, влияющих на условия труда персонала. Выявление таких факторов означает, что работодатель обязать уплачивать дополнительные пенсионные взносы, а персонал имеет право на льготы, гарантии и компенсации. К примеру, сотрудников требуется обеспечивать СИЗ, если их работа связана с вредными и опасными условиями труда.

По итогам СОУТ устанавливаются классы (подклассы) условий труда на рабочих местах. Их всего четыре – оптимальные, допустимые, вредные и опасные. От присвоенного класса зависит, например, должен ли работодатель перечислять страховые взносы с выплат сотрудникам по дополнительным тарифам.

Необходимость проведения СОУТ касается всех работодателей. Спецоценка у них должна проводиться при наличии хотя бы одного сотрудника, оформленного по трудовому договору. На временных или сезонных рабочих местах спецоценка условий труда может быть проведена в период осуществления на них производственной деятельности (письмо Минтруда РФ от 28.08.2017 № 15-1/ООГ-2410).

Исключения – рабочие места надомников и удаленщиков. В отношении условий труда таких лиц СОУТ не проводится. Помимо этого, Минтруд полагает, что и по вакантным рабочим местам организовывать СОУТ также не нужно (письмо Минтруда РФ от 14.03.2016 № 15-1/ООГ-1041). Также не нужна СОУТ для ИП-работодателя или единственного учредителя фирмы, поскольку они не наняты по трудовому договору.

Спецоценка в 2023 году проходит с учетом некоторых особенностей.

По общему правилу ее проводит специализированная организация, которая соответствует всем необходимым требованиям. Реестр таких компаний размещает Минтруд на своем сайте. Однако в 2023 году было сделано исключение для микробизнеса. Фирмы, относящиеся к таковым, могут провести СОУТ своими силами, не привлекая специализированные компании, в порядке так называемого самодекларирования (Приказ Минтруда РФ от 31.10.2022 № 699н).

В общем случае плановая СОУТ проводится не позднее 5 лет с даты внесения сведений о результатах предыдущей спецоценки в ФГИС СОУТ.

В 2023 году действует антикризисная мера, принятая в помощь работодателям. Кабмин принял решение продлить срок действия результатов СОУТ, истекающих в 2022 году, до 31 декабря 2023 года в отношении рабочих мест, на которых по результатам проведения предыдущей оценки условий труда установлены классы условий труда I (оптимальный) и II (допустимый), и в отношении которых работодателями не поданы декларации (Постановление Правительства РФ от 15.10.2022 № 1839).

Обязанности по организации и финансированию проведения СОУТ возлагаются на работодателя. СОУТ проводится совместно работодателем и организацией, соответствующей установленным требованиям и имеющей официальный допуск к деятельности по проведению СОУТ. Такую компанию работодатель привлекает к работам на основании ГПД.

Спецоценка проходит в несколько этапов. Алгоритм ее проведения следующий.

1. Работодатель создает спецкомиссию. Состав и порядок деятельности комиссии утверждаются приказом (распоряжением) работодателя. Число ее членов должно быть нечетным. При этом утверждается график проведения специальной оценки.

В состав комиссии включают:

– представителей работодателя, в том числе специалиста по охране труда;

– представителей профсоюза (при наличии).

При проведении у СОУТ у работодателя – субъекта МСП в состав комиссии включают работодателя — индивидуального предпринимателя (лично), руководителя организации, других полномочных представителей. Могут участвовать и другие специалисты, привлекаемые по ГПД для осуществления функций службы охраны труда (специалиста по охране труда).

До начала выполнения работ по проведению спецоценки комиссия должна утвердить перечень мест, на которых будет проводиться оценка условий труда, с указанием аналогичных.

Объектом проведения оценки условий труда является непосредственно рабочее место. Количество занятых на нем работников не является определяющим при проведении спецоценки (письмо Минтруда РФ от 08.08.2017 № 15-1/ООГ-2214).

Рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ).

Аналогичные – это рабочие места, которые:

– расположены в одном или нескольких однотипных производственных помещениях (производственных зонах);

– и оборудованы одинаковыми (однотипными) системами вентиляции, кондиционирования воздуха, отопления и освещения.

При этом на аналогичных рабочих местах сотрудники:

– трудятся по одной и той же профессии, должности, специальности;

– осуществляют одинаковые трудовые функции в одинаковом режиме рабочего времени;

– ведут однотипные технологические процессы с использованием одинакового производственного оборудования, инструментов, приспособлений, материалов и сырья;

– обеспечены одинаковыми СИЗ;

2. Работодателю требуется заключить договор ГПХ со специализированной компанией-оценщиком, уполномоченной на проведение СОУТ. Заключать договор можно только с компанией, которая есть в реестре аккредитованных компаний на сайте Минтруда.

В договоре прописывают виды работ по СОУТ, сроки выполнения и стоимость работ.

В течение пяти рабочих дней со дня подписания договора ГПХ с компанией-оценщиком работодатель должен получить от нее идентификационный номер, который автоматически выдаст оценщику ФГИС СОУТ. Этот номер компания-оценщик обязана сообщать работодателю именно до начала выполнения работ по проведению специальной оценки условий труда.

Специализированной компании работодатель должен передать все необходимые сведения, информацию, документы об условиях труда на рабочих местах, а также дать разъяснения по вопросам проведения спецоценки;

3. Специализированная компания-оценщик отвечает:

– за принятие окончательного решения об отнесении конкретных рабочих мест к аналогичным. После этого указанное решение утверждает комиссия работодателя (письмо Минтруда РФ от 15.02.2016 № 15-1/В-484);

– идентификацию потенциально вредных и опасных производственных факторов на местах сотрудников. Идентификация потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочих местах и отнесение условий труда на рабочих местах осуществляется по степени вредности и (или) опасности к классам (подклассам) условий труда. По результатам идентификации оформляется протокол, который утверждает комиссия работодателя;

– составление отчета о СОУТ;

– передачу данных об оценке в ФГИС СОУТ;

4. Работодатель, получив отчет об оценке рабочих мест, должен:

– уведомить об утверждении отчета компанию-оценщика. Сделать это требуется в течение трех рабочих дней со дня утверждения отчета. В этот же срок нужно прислать специализированной компании копию утвержденного отчета заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо в форме электронного документа, подписанного УКЭП;

– ознакомить с отчетом под подпись всех сотрудников. Для ознакомления персонала с результатами СОУТ отведено 30 календарных дней со дня утверждения отчета. В указанный срок не включают периоды временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или командировке, периоды межвахтового отдыха. Если сотрудник подает возражения по отчету, работодатель обязан их рассмотреть и при необходимости провести внеплановую СОУТ;

– разместить отчет на своем сайте – не позднее 30 календарных дней со дня его утверждения;

– подать в Роструд декларацию на рабочие места с условиями труда I и II класса – в течение 30 рабочих дней после внесения сведений о спецоценке в ФГИС СОУТ;

– отразить данные об оценке в подразделе 2.3 раздела 2 формы ЕФС-1. Такая обязанность установлена для того, чтобы уведомить СФР о результатах спецоценки.

По результатам проведенной специальной оценки условий труда оценщик составляет отчет СОУТ. В этот отчет включают перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда, с указанием вредных и (или) опасных производственных факторов, которые идентифицированы на рабочих местах.

С 2020 года в отчет о проведении СОУТ обязательно должен быть включен идентификационный номер, получаемый организацией, проводящей СОУТ, в автоматическом режиме в информационной системе учета результатов проведения СОУТ.

Отчет подписывается всеми членами комиссии и утверждается ее председателем в течение 30 календарных дней со дня передачи его специализированной организацией.

В течение трех рабочих дней со дня утверждения отчета об этом уведомляют компанию, проводившую СОУТ.

В течение 10 рабочих дней со дня утверждения отчета работодателем компания-оценщик осуществляет передачу данных об оценке в ФГИС СОУТ.

Результаты оценки становятся действительными только после отражения их в ФГИС. Работодатель не вправе использовать результаты СОУТ, пока сведения о них не появятся в учетной информационной системе.

Однако у компаний нет доступа к этой системе. В связи с этим в течение трех дней со дня внесения информации в ФГИС компания-оценщик должен уведомить об этом работодателя, прислав соответствующее подтверждение заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо в электронной форме с УКЭП и приложением копий подтверждающих документов.

Работодатель не отвечает за непередачу результатов проведения спецоценки во ФГИС СОУТ. Результаты обязана передавать только компания-оценщик.

Другим документом, который оформляется по итогам оценки, является декларация СОУТ. За составление этого документа отвечает работодатель.

Декларация подается в Роструд по рабочим местам, на которых не выявлены вредные и (или) опасные производственные факторы, либо условия труда на рабочих местах признаны оптимальными или допустимыми.

В случае представления декларации в отношении хотя бы одного аналогичного рабочего места в декларацию включают сведения обо всех рабочих местах, аналогичных данному месту.

Декларацию можно представить:

– лично;

– по почте – с описью вложения и уведомлением о вручении;

– в электронном виде через сайт Роструда, подписав декларацию УКЭП (п. 3 порядка подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 17.06.2021 № 406н).

Образец СОУТ приведем ниже.

Приложение № 1
к Приказу Министерства труда
и социальной защиты Российской Федерации

от 17 июня 2021 г. № 406н

Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда

Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна» (наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя),

987654, г. Москва, ул. Олений Вал д. 5 стр. 1

подавшего декларацию, место нахождения и место осуществления деятельности,

ИНН 9876543211, ОГРН 9876543210987

идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер)

заявляет, что на рабочем месте (рабочих местах):

— генеральный директор, индивидуальный номер рабочего места 1 (1 чел.);

— бухгалтер, индивидуальный номер рабочего места 2 (1 чел.);

— руководитель отдела кадров, индивидуальный номер рабочего места 3 (1 чел.);

— секретарь-референт, индивидуальный номер рабочего места 4 (1 чел.);

— юрист, индивидуальный номер рабочего места 5 (1 чел.)

(наименование должности, профессии или специальности работника (работников), занятого (занятых) на рабочем месте (рабочих местах), индивидуальный номер (номера) рабочего места (рабочих мест), численность занятых работников
в отношении каждого рабочего места)

По результатам идентификации не выявлены вредные и (или) опасные производственные факторы или условия труда по результатам исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных производственных факторов признаны оптимальными или допустимыми, условия труда соответствуют государственным нормативным требованиям охраны труда.

Декларация подана на основании  заключения эксперта Федорова Ф.Ф.

ООО «Охрана труда» от 17.05.2023 № 4321

(реквизиты заключения эксперта организации, проводившей специальную оценку условий труда, и (или) протокола (протоколов) проведения исследований (испытаний) или измерений вредных и (или) опасных производственных факторов)

Специальная оценка условий труда проведена  ООО «Охрана труда»,

(наименование организации, проводившей специальную оценку условий труда, регистрационный номер в реестре организаций, проводящих специальную оценку условий труда)

регистрационный номер в реестре — 567

М.П.

Сведения о регистрации декларации

(наименование территориального органа Федеральной службы по труду и занятости, зарегистрировавшего декларацию)

М.П.

Декларацию СОУТ внесут соответствующий реестр, за формирование и ведение которого отвечает Роструд.

В реестре содержится информация:

– о поступивших декларациях;

– продлении действия декларации;

– прекращении действия декларации.

В настоящее время декларация соответствия условий труда является бессрочной в случае сохранения условий труда на соответствующем рабочем месте. Это означает, что повторно проводить СОУТ для задекларированных рабочих местах не нужно, если не наступили обстоятельства, которые прекращают действие декларации. К примеру, это может произойти, если с работником, занятым на рабочем месте, в отношении которого принята декларация  произошел несчастный случай на производстве (кроме несчастного случая на производстве, произошедшего по вине третьих лиц) либо у сотрудника было выявлено профзаболевание, причиной которых явилось воздействие на него вредных и (или) опасных производственных факторов.

С первого сентября 2023 года в системе СОУТ помимо декларации появится еще один электронный документ – отчет об оценке. Соответствующие поправки рассматривает Госдума (законопроект № 325736-8). Отчет о проведении специальной оценки условий труда, составленный на бумажном носителе или в форме электронного документа, будут подписывать все члены комиссии.

Утвердить его должен председатель комиссии в срок не позднее 30 календарных дней со дня его направления работодателю компанией-оценщиком.

Подписывать электронный отчет разрешат УКЭП или УНЭП, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре госуслуг.