Сопроводительное письмо — документ, который НК не предусмотрен, но широко используется на практике. Налоговики указывают на необходимость его представления в своих НПА. О том, когда может понадобиться составление таких пояснений, расскажем далее.
Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Чапис Елена
Содержание
- Сопроводительное письмо к уточненной декларации по налогу на прибыль : скачать образец
- Сопроводительное письмо к документам, представляемым по требованию налогового органа: скачать образец
- Сопроводительное письмо: что это и когда его нужно направлять в ФНС?
- Как составить сопроводительное письмо?
- Как направить сопроводительное письмо в ФНС?
Сопроводительное письмо к уточненной декларации по налогу на прибыль : скачать образец
Сопроводительное письмо к документам, представляемым по требованию налогового органа: скачать образец
Сопроводительное письмо: что это и когда его нужно направлять в ФНС?
Сопроводительное письмо – специальное пояснение, которое направляется для того, чтобы проинформировать налоговую инспекцию о:
а) представлении документов по требованию инспекции либо об отказе в их направлении;
б) подаче уточненной декларации.
По НК такой документ не является обязательным.
Однако, его представление может быть полезно самим налогоплательщикам. Поскольку с его помощью компания докажет факт передачи информации в инспекцию.
Кроме того, перечисляя в письме всю первичку, которую компания пересылает по запросу налоговиков, она снижает риск возникновения споров о том, что какой-либо из истребованных документов не был направлен.
Также это позволит избежать обвинения в невыполнении требования налоговиков и штрафа по ст. 126 НК.
Чиновники также рекомендуют представлять это письмо вместе с комплектом документов, которые были запрошены налоговиками. Цель подачи пояснений — исключить повторное истребование первички (письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
Впоследствии эту рекомендацию чиновники закрепили в качестве одного из условий, которые нужно соблюдать при выполнении запросов налоговиков.
В требованиях, утвержденных приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, наличие сопроводительного письма указывается как необходимая часть представляемого комплекта.
Как составить сопроводительное письмо?
Утвержденной формы пояснительного письма нет. Компания может его составить в произвольной форме и отразить в нем любую информацию, которую посчитает нужной.
Для того, чтобы оформить документ, можно воспользоваться существующим ГОСТом «Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Руководствуясь этим ГОСТом, в сопроводиловке можно указать следующие реквизиты:
а) наименование компании — отправителя;
б) дата составления, место составления пояснений;
в) номер и дата требования ИФНС, если сопроводиловка является ответом на него;
г) исходящий номер;
д) адресат — инспекция, в которую отправляется письмо, и ФИО сотрудника налоговой, которому оно предназначается. Эти данные можно взять из полученного требования ИФНС;
е) отметка о приложениях;
ж) подпись руководителя;
з) отметка об электронной подписи;
и) печать (при наличии).
В конце письма можно указать наименование структурного подразделения и должность лица – исполнителя, а также его телефон и электронную почту.
Содержание пояснительного письма зависит от того, по какой причине оно направляется в налоговую инспекцию.
Если компания передает комплект документов по запросу ИФНС, в сопроводиловке она указывает реквизиты требования, в ответ на которое передает документы.
В пояснительном письме нужно указать:
а) реквизиты требования о представлении документов (информации) — дату и номер требования ИФНС;
б) наименования передаваемых документов. К примеру, договор поставки с ООО «Партнер» от 20.03.2024 г. № 23, счет-фактура, полученный от ООО «Партнер» 25.03.2024 г. № 1/2024;
в) количество страниц каждого из передаваемого документа;
г) общее количество страниц всего направляемого комплекта бумаг.
Кроме того, сопроводительное письмо обязательно должно содержать опись представленных документов, либо она может быть представлена в виде приложения (п. 6 Приложения № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@).
В то же время, пояснительное письмо может быть направлено не только при представлении запрашиваемой налоговиками информации, но и в случае невозможности передачи запрошенных сведений.
По закону у компании есть право уведомить инспекцию о невозможности выполнения их требования.
Если лицо получило требование из ИФНС о представлении сведений, но не располагает ими, то об этом факте следует незамедлительно письменно сообщить в налоговую инспекцию (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК).
При этом, если:
а) запрос от налоговиков поступил в связи с проверкой компании, прислать ответ нужно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов. В нем требуется указать причины, по которым запрошенные сведения не могут быть представлены в установленные сроки, и о сроках, в течение которых проверяемое лицо может представить истребуемые документы;
б) требование поступило в связи с проверкой контрагента (третьего лица) либо проведением налогового мониторинга, для направления ответа есть 5 рабочих дней со дня получения запроса налоговиков;
в) запрос поступил для получения сведений по конкретной сделке вне рамок проверок, с ответом нужно уложиться в 10 рабочих дней со дня получения требования.
В отказе компания должна указать реквизиты требования, список документов и причины, по которым она не может направить сведения в ИФНС.
Еще один случай, когда налоговикам нужны пояснения — представление уточненной декларации.
По закону их направление также не является обязательным. Положения ст. 81 НК не содержат требований об обязательном представлении какого-либо сопроводительного или пояснительного документа к уточненной декларации.
Однако, на практике отсутствие такого письма нередко становится поводом для отказа в принятии налоговой декларации. Кроме того, его наличие позволит инспекторам избежать дополнительных вопросов при камеральной проверке уточненных деклараций.
Пояснения можно представить в свободной форме. Однако, в них желательно отразить следующую информацию:
а) вид налога, по которому представляют уточненку;
б) период (отчетный либо налоговый), за который вносятся правки;
в) причины, по которым возникла необходимость сдать корректировку. К примеру, можно указать, что компания самостоятельно обнаружили ошибку в отражении выручки, которая привела к недоплате налога на прибыль или НДС;
г) какие именно показатели изменены и строки декларации, в которых они были исправлены. Нужно указать прежние и исправленные значения;
д) реквизиты платежек, подтверждающих уплату недостающей суммы и пени, если есть недоимка. При этом нужно приложить и копии самих платежек. Все это исключит требование об уплате штрафа.
Сопроводительное письмо должно быть заверено подписью руководителя компании и печатью (при наличии). Помимо директора расписаться может и главный бухгалтер.
Как направить сопроводительное письмо в ФНС?
Представить пояснения в налоговую можно как на бумаге, так в электронном виде.
Истребованные ИФНС документы могут быть поданы в ИФНС проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом, переданы по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК).
Документы на бумаге можно представить в ИФНС:
а) лично. При личном обращении в инспекцию сопроводительные письма оформляются в 2-х экземплярах. На одном из них инспектор сделает отметку о приеме и вернет его заявителю;
б) направив письмом. В этом случае дополнительно оформляется квитанция об отправке ценного письма, опись вложения (с отметкой почты) и уведомление о вручении.
Передачу документов в электронном виде по ТКС подтвердит квитанция об их приеме, которую налоговики направят через оператора ЭДО.
Если вместо нее налоговики пришлют уведомление об отказе в приеме сведений, то понадобится устранить перечисленные в нем ошибки и прислать документы повторно.
В случае, если квитанция о приеме отправителю не пришла, нужно представить комплект первички в бумажной форме (п. 19, п. 20 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 16.07.2020 г. № ЕД-7-2/448@).
Вы можете оставить первый комментарий