Собственноручная подпись

Выясним, какие требования предъявляются к способам подписания документов, для чего вообще необходима личная собственноручная подпись. Также разберемся, есть ли альтернативные способы подписания документов и в каких случаях допустимо их применение.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Что такое собственноручная подпись
2. Назначение собственноручной подписи
3. Расшифровка подписи
4. Может ли контрагент отказать в приеме первички, ссылаясь на несоответствие подписи
5. Какая подпись является аналогом собственноручной

Что такое собственноручная подпись

Понятия собственноручной подписи законодательство не содержит. Из анализа норм, устанавливающих правила о подписании тех или иных документов, можно сделать вывод, что подпись представляет собой графическое начертание символов, выполненное человеком от руки и являющееся обязательным реквизитом документов.

Какие-либо требования к внешнему виду и содержанию подписи также не установлены, так как нет единых законодательных требований по данному вопросу. Поэтому каждый человек придумывает индивидуальную подпись на свое усмотрение.

Бытует мнение, что подпись гражданина в паспорте является неким образцом ее исполнения, на который нужно ориентироваться при определении подлинности подписи на иных документах впоследствии. То есть человек при подписании документов должен повторять ее в точности. Однако оно не основано на нормативно-правовых актах, так как подобное требование нигде не прописано. Кроме того, есть судебные решения, которые опровергают такое мнение. Суды указывают, что для установления факта подписания документа конкретным лицом недостаточно сравнить соответствие исполнения подписи на различных документах. Для этого необходимо проведение почерковедческой экспертизы, так как только специалист может установить, выполнена ли подпись конкретным лицом (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.11.2016 № Ф07-10344/2016 по делу № А21-11232/2014, Арбитражного суда Московского округа от 13.09.2021 № Ф05-19747/2020 по делу № А40-261084/2019, Апелляционное определение Стерлитамакского городского суда Республики Башкортостан от 12.04.2018 по делу № 11-254/2018). Но нужно заметить, что есть решения, где соответствие подписи устанавливается без проведения экспертизы, а путем сравнения образцов на различных документах (постановления Арбитражного суда Поволжского округа от 25.01.2024 № Ф06-12508/2023 по делу № А55-2704/2023, Арбитражного суда Уральского округа от 22.06.2022 N Ф09-2169/22 по делу № А60-23519/2021). Поэтому данный вопрос неоднозначен.

Некоторые нормативные акты регламентируют прядок сравнения собственноручной подписи с образцами. В частности, такая норма закреплена в пункте  5.1 инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И. Так, установлено, что клиенты банка должны представить карточку с образцами подписей лиц, уполномоченных на подписание бумажных документов о распоряжении денежными средствами на банковских счетах. В данном случае банк, получая такое распоряжение, проверяет, соответствует ли подпись на документе образцам, указанным в карточке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2025 № 09АП-6580/2025 по делу № А40-204737/2024).

Кроме того, нет общих требований, с помощью чего может быть исполнена подпись. Должна ли это быть ручка или нет, какие необходимо использовать чернила и прочее. Такие требования устанавливаются отдельными нормативными актами и только в отдельных сферах правоотношений. Например, статьей 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1, закреплено, что документы, представляемые лицом нотариусу, не могут быть заполнены карандашом или чернилами, которые легко стереть. Также правила выдачи внутренних паспортов гражданам РФ устанавливают, что подпись на заявлении о выдаче паспорта и в паспорте должна быть исполнена ручкой с черными или синими чернилами (пп. 205.1.2, 205.2 Административного регламента, утвержденного Приказом МВД России от 16.11.2020 № 773).

Назначение собственноручной подписи

Собственноручная подпись предназначена, чтобы удостоверить волю лица, его согласие на установление, изменение или прекращение каких-либо правоотношений, подтверждает подписание документа (пп. 69, 70 ГОСТ Р 7.0.8-2025, утвержденного Приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст). Помимо этого, она идентифицирует человека.

Гражданское законодательство устанавливает, что сделка будет считаться совершенной, в том числе при условии подписания договора лицами, его заключившими. То есть без подписи договор будет недействительным и не будет иметь никаких правовых последствий (ст. 160 ГК РФ).

В некоторых случаях требуется подтверждение факта подписания документа конкретным лицом. Так, нотариус заверяет подпись в следующих случаях (п. 3 ст. 160, абз. 2 п. 1 ст. 1153, п. 2 ст. 1159 ГК РФ; ч. 6 ст. 32 Закона от 28.04.2023 № 138-ФЗ; п. 2 ст. 26, п. 3 ст. 33, п. 5 ст. 50 Закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ; п. 6 ст. 21 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ):
• сделку подписывает иное лицо ввиду физического недостатка или неграмотности человека, совершающего ее;
• при передаче заявления наследника нотариусу другим лицом или в случае направления его по почте. В том числе и при направлении отказа от наследства;
• заявление лица, касающееся вопросов гражданства РФ, передается в ведомство другим лицом;
• лицо не может явиться в органы ЗАГС или МФЦ для подачи заявления о вступлении в брак, расторжении брака и об установлении отцовства;
• участник ООО или общество составляет заявление об отказе от преимущественного права на покупку доли.

Нотариус должен сделать удостоверительную надпись на документе, что будет свидетельствовать о том, что он подтверждает факт его подписания конкретным лицом. При этом важно, что нотариус удостоверяет только подпись, а не содержание документа (ст. 46, 80 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).

Расшифровка подписи

Технической документацией установлено, что расшифровка является частью подписи лица и должна содержать инициалы и фамилию подписанта (п. 4.22 методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, разработанных ВНИИДАД, п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Наличие расшифровки позволяет установить, кто именно подписал документ, так как подпись этого сделать не позволяет.

Некоторые нормативные акты прямо устанавливают необходимость указания расшифровки подписи. Так, обязательным реквизитом первичного учетного документа является фамилия и инициалы подписанта. Отсутствие таких реквизитов является нарушением требования законодательства и не позволяет установить, кто именно подписал документ (пп. 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 04.05.2023 № Ф01-1485/2023 по делу № А43-17218/2022, Арбитражного суда Дальневосточного округа от 14.07.2022 № Ф03-3256/2022 по делу № А73-10069/2021).

Какого-либо единого требования относительно расшифровки нет.

Судебная практика по указанному вопросу также складывается по-разному. Есть решения, где суд указывает на обязательное наличие расшифровки и в противном случае требования закона не будут считаться исполненными, так как судебный орган не может установить личность подписанта. Также суд может отказать в принятии документов в качестве доказательства, так как невозможно установить лицо, их подписавшее (определения Арбитражного суда Кемеровской области от 11.09.2024 по делу № А27-10248/2024, Арбитражного суда Нижегородской области от 20.08.2024 по делу № А43-25452/2024, постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 01.12.2022 № Ф07-17601/2022 по делу № А21-8851/2021, Арбитражного суда Поволжского округа от 13.06.2024 № Ф06-3597/2024 по делу № А55-5517/2023).

Вместе с тем есть решения с обратными выводами (определения Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 29.05.2024 № 88-9528/2024, Второго кассационного суда общей юрисдикции от 18.07.2024 № 88-11958/2024).

Поскольку единого мнения нет, считаем целесообразным указывать расшифровку подписи для того, чтобы избежать правовых последствий ввиду возможных споров относительно установления личности подписанта.

Может ли контрагент отказать в приеме первички, ссылаясь на несоответствие подписи

Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, а именно (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
• наименование документа,
• дату составления документа,
• наименование экономического субъекта, составившего документ,
• содержание факта хозяйственной жизни,
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения,
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события,
• подписи лиц, совершивших сделку, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Правом подписи первичных учетных документов обладают по умолчанию руководитель организации, главный бухгалтер, а также сотрудники, ответственные за конкретную хозяйственную операцию. Кроме того, иные сотрудники могут быть наделены этим правом приказом или доверенностью.

Из указанного выше перечня обязательных реквизитов мы видим, что организация не обязана указывать сведения о наличии внутреннего документа, которым установлено право сотрудника на подписание первички. Его полномочия могут явствовать из обстановки (п. 1 ст. 182 ГК РФ).

Кроме того, законодательством не установлена обязанность контрагента проверять правомочия подписанта. В связи с чем полагаем, что контрагент не может отказать в приеме первичных документов на основании того, что не были подтверждены правомочия лица, подписавшего документ, при условии, что все обязательные реквизиты в документе присутствуют.

Какая подпись является аналогом собственноручной

Использование аналогов собственноручной подписи предусмотрено п. 2 ст. 160 ГК РФ. Установлено, что допустимо факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, а также иного аналога собственноручной подписи. Так, допускается использование электронной подписи, различных кодов, паролей и прочее (п. 1 ст. 160, п. 4 ст. 847 ГК РФ).

Важно, что использование аналогов подписи допускается, только если стороны договорились об этом. Иначе подписанный таким образом документ не будет действительным (постановления Арбитражного суда Дальневосточного округа от 12.12.2019 № Ф03-5104/2019 по делу № А04-9436/2018, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16.04.2024 № Ф07-2984/2024 по делу № А56-18500/2022).

Кроме того, могут быть установлены отдельными правовыми актами иные условия правомерности применения таких способов подписания. Так, использовать электронную подпись возможно, только когда сделка совершается с помощью технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки. Требование о наличии подписи будет считаться выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю (п. 1 ст. 160 ГК РФ).
В некоторых случаях в силу закона стороны договора обязаны использовать электронную подпись. В частности, это касается заключения государственных контрактов (п. 1 ч. 3, п. 1 ч. 4, ч. 5 ст. 51, п. 3 ч. 1 ст. 4 закона № 44-ФЗ).

Напомним, что существуют следующие виды электронных подписей (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ):
• простая электронная подпись;
• усиленная электронная подпись. Она, в свою очередь, подразделяется на такие разновидности:
 усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП);
 усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Как правило, нормативные акты содержат требования о том, какой вид подписи может быть использован (например, п. 1 ст. 80 НК РФ содержит требование об использовании усиленной квалифицированной подписи при подаче налоговой декларации в электронном виде).

Также установлена возможность использования факсимиле для инвалидов по зрению. Такая подпись обязательно должна быть удостоверена нотариусом (ст. 14.1 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ, ст. 84.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).

Нужно учитывать, что с точки зрения ведения налогового и бухгалтерского учета возможность использования факсимиле при подписании первичных документов законодательством не предусмотрена. Об этом Минфин РФ неоднократно давал разъяснения в письмах от 10.06.2021 № 03-11-11/45946, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808.  По данному вопросу говорится в Постановлении Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.02.2025 № 11АП-430/2025 по делу № А55-25402/2023.