Снятие наличных с бизнес-карты

Компании активно используют корпоративные банковские карты. Деньги, снятые с такой карты, считаются выданными сотруднику под отчет. Расходовать их можно исключительно для оплаты расходов, связанных с предпринимательской деятельностью компании. В статье расскажем, как составить авансовый отчет при снятии наличных с бизнес-карты и учесть произведенные траты в бухучете.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Как оформить авансовый отчет при снятии наличных с бизнес-карты
2. Пример оформления авансового отчета
3. Какими документами подтвердить наличные расходы с карты
4. Проводки по учету операций по корпоративным картам

Как оформить авансовый отчет при снятии наличных с бизнес-карты

Корпоративная карта – это банковская карта, эмитируемая кредитной организацией по договору банковского счета с клиентом — юридическим лицом или ИП для оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью такого клиента.

Бизнес-карты могут выдавать работникам для оплаты расходов, связанных с предпринимательской деятельностью, в частности, командировочных и представительских расходов (п. 2.5 Положения Банка России «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденного Банком России от 24.12.2004 № 266-П).

Расходование средств с корпоративной карты допускается, только если такие расходы непосредственно связаны с деятельностью юридического лица — собственника средств на специальном корпоративном карточном счете.

Банк устанавливает лимиты для снятия наличных денежных средств по корпоративной карте в течение одного операционного дня (абз. 9 п. 2.5 положения № 266-П, методические рекомендации, утвержденные Банком России 21.07.2017 № 19-МР).

Порядок осуществления операций, совершаемых работниками по банковским картам со счетом организации, определяется организацией самостоятельно (с учетом условий договора, заключенного с банком) и закрепляется локальным нормативным актом. Аналогичной позиции придерживается Минфин РФ в отношении перечисления подотчетных сумм на личные банковские карточки работников (письмо от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). По нашему мнению, данные разъяснения применимы и в случае выдачи денежных средств под отчет с использованием корпоративных карт.

Деньги считаются выданными под отчет, если они списаны со счета, например, картой оплачены расходы либо выданы наличные через банкомат. Сотрудник должен отчитаться о выданных денежных средствах. Для этого ему необходимо предъявить авансовый отчет в срок, установленный руководителем организации (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Для составления отчета можно использовать:

• унифицированную форму «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55;
• форму, разработанную самостоятельно.

Унифицированную форму «Авансовый отчет» (форма № АО-1) заполняют в одном экземпляре на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет»).
Подотчетное лицо заполняет графы 1—6 оборотной стороны авансового отчета по форме № АО-1:

• в графе 1 проставляют номера документов (расходов) по порядку;
• в графах 2—4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и так далее), либо наименование расхода (например, суточные);
• в графах 5—6 — суммы расходов, указанные в представленных первичных документах в рублях или иностранной валюте.

Если сотрудник снимал наличные с корпоративной карты, то на оборотной стороне формы № АО-1 реквизиты чека банкомата и снятая сумма не отражаются. Эта сумма не является расходом, она считается выданной под отчет.

Бухгалтер на лицевой стороне авансового отчета должен привести информацию о суммах, списанных со счета корпоративной карты. Эти суммы считаются выданными под отчет. Денежные средства могут быть списаны со счета карты:

• при оплате работником расходов в безналичной форме;
• снятии наличных через банкомат.

Если подотчетному лицу наличные деньги из кассы не выдавались, в строке «Получен аванс 1 из кассы» ставится прочерк.

Списания с корпоративной карты отражаются в строке 2, пустой строке, расположенной ниже, а также в строках, которые при необходимости можно добавить самостоятельно, расположив их над строкой «Итого получено».

В строке «Итого получено» указывается сумма, списанная со счета карты (при безналичных расчетах картой и снятии наличных).

В строке «Израсходовано» проставляют сумму из графы 7 (8) строки «Итого» оборотной стороны авансового отчета.

В строке «Остаток» ставится прочерк, если работнику не выдавались наличные из кассы и он не снимал деньги с корпоративной карты, а также отсутствовал остаток предыдущего аванса. В противном случае показатель строки «Остаток» определяется по формуле: строка «Предыдущий аванс остаток» — строка «Предыдущий аванс перерасход» + строка «Итого получено» — строка «Израсходовано»

Если результат вычисления отрицательный, его нужно указать в строке «Перерасход», а в строке «Остаток» поставить прочерк.

Пример оформления авансового отчета

По ссылке представлен пример оформления авансового отчета.

Какими документами подтвердить наличные расходы с карты

Для подтверждения расходов, оплаченных корпоративной банковской картой, к авансовому отчету прикладывают такие же документы, как и при оплате наличными, выданными из кассы под отчет.

К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:

• чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
• документ, полученный при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях.

В чеке должны быть все обязательные реквизиты, включая название и стоимость каждого товара, QR-код. Для вычета НДС, кроме чека, нужен счет-фактура (письма Минфина РФ от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 17.09.2008 № 03-03-07/22).

Если деньги были сняты с карты подотчетным лицом для внесения контрагенту организации (ИП) предоплату за товары (работы, услуги), достаточно предъявить только документ, подтверждающий оплату.

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты. Если деньги с карты были потрачены на приобретение товарно-материальных ценностей, нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, чеки и так далее). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы были переданы на склад организации.

Квитанции электронных терминалов (слипы) подтверждают совершение операции по счету, то есть оплату картой. При его отсутствии оплату картой может подтвердить кассовый чек (письма Минфина РФ от 21.05.2021 № 03-03-07/38967, от 24.03.2021 № 03-03-07/21069, от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253).

Что касается чеков банкомата на снятие наличных, то они не подтверждают расходование подотчетных средств. Сумма, указанная в чеке, считается выданной под отчет. Ее расходование следует подтвердить другими документами (чеком ККТ, бланком строгой отчетности). В графах 2—6 оборотной стороны авансового отчета реквизиты чеков банкоматов на снятие наличных не приводятся.

Проводки по учету операций по корпоративным картам

Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам рекомендуем отражать:

• на счете 51 «Расчетные счета», если корпоративная банковская карта привязана к расчетному счету организации;
• на счете 55 «Специальные счета в банках», к которому следует открыть субсчет 55-4 «Корпоративные карты», если карта привязана к специально открытому счету, который пополняется с расчетного счета компании. Аналитический учет по данному субсчету удобно вести по каждому счету и каждой карте.

В бухгалтерском учете делают следующие проводки.